Agent d'Accueil et de Gestion Administrative / Officier Etat Civil - F/H - Lyon - VILLE DE LYON

Description de l'offre

Type d'offre : Emploi Permanent

Délégation : Délégation Générale Proximité et Relations aux Habitants

Direction : Mairie du 1er arrondissement

Référence : MA1-023224

Date de début : 01/02/2024

Date limite de dépôt de candidatures : 15/12/2023

Filière : Administrative 

Cadre d'emplois : Adjoints administratifs

Grade(s) : Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie : Catégorie C

Contexte :

Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants-es) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.

Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants-es.

Pour accompagner ce projet, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents-es présents-es au quotidien auprès des Lyonnaises et des Lyonnais.

La Délégation Générale Proximité et Relations aux Habitants (DGPRH) a été créée en 2021 et porte deux axes forts du plan de mandat 2020-2026: développer plus de proximité dans le service public municipal en s’appuyant sur les mairies d’arrondissement (projet « Lyon puissance 9 »), et renforcer la qualité du dialogue avec les usagers et citoyens, notamment par le biais de démarches participatives. La DGPRH est composée à la fois de services opérationnels accueillant le public comme les 9 mairies d’arrondissement et « Lyon en Direct », et de missions transverses ou support comme le Service des Mairies d’arrondissement, la Mission Démocratie Ouverte et la Mission Gestion de la relation à l’Usager.

Le 1er Arrondissement compte une population d’environ 30 000 habitants-es.
La mairie du 1er est composée de 24 agents-es dont la mission première est de développer et faciliter les démarches de service aux habitants-es.

Un accueil physique personnalisé est ainsi proposé aux lyonnais-es 6 jours sur 7.

Les prestations proposées recouvrent 3 grands thèmes :
• l’identité et la citoyenneté (titres d’identités, élections, état civil, recensement, stationnement),
• la famille (petite enfance, scolaire, logement social, seniors),
• la vie locale (conseil de quartier, vie associative, espace public, urbanisme).

L’organisation est scindée en 3 unités : démarches administratives, accueil et services aux habitants-es, unité urbaine.

Missions : Interlocuteur-trice de proximité des usagers, vous représentez l’image de la collectivité et répondez aux sollicitations des usagers, conformément au cadre réglementaire des mairies d’arrondissement.

A ce titre, sous la responsabilité du/de la responsable « démarches administratives », vous travaillez en polyvalence au sein de l’équipe.

L’accueil du public, la délivrance et la gestion de prestations diverses font partie de vos missions.

Activités principales :

1 – Au sein de l’unité « démarches administratives », vous assurez l’accueil de l’usager et le traitement des dossiers administratifs pour toutes demandes liées à l’état civil (mariage, PACS, changement de nom ou de prénom, naissances, délivrance d’actes, mentions et tenue des registres etc.) à titre principal, ainsi que selon les besoins du service, pour les demandes liées aux
• titres d’identité,
• inscriptions électorales et gestion des procurations
• recensement
• inscriptions scolaires et calcul de quotient familial
• affaires diverses
A ce titre, vous devrez adapter votre mode relationnel au public concerné et appréhender les limites de votre domaine d’intervention. Vous devrez informer les usagers et être capable de repérer les points de fragilité des dossiers.

2. Instructions des dossiers et application des procédures :
• Analyser et instruire les dossiers individuels dans le cadre des procédures
• vérifier la validité des informations traitées
• assurer l’envoi de courriers
• recueillir, classer et archiver des documents
• transmettre des informations et documents administratifs

3. Participation à des réunions
• apporter une expertise sur son domaine d'activité
• élaborer des préconisations/solutions/réponses
• participer à un réseau d'échange professionnel

4. Suivi d'activité
• rendre-compte à la hiérarchie
• interpeler en cas de difficulté sur des situations complexes
• tenir à jour des documents de suivi d'activité

Activités spécifiques et/ou secondaires :

Fonction de référent thématique
• conseiller techniquement les interlocuteurs et ses collègues de travail
• archiver et classer les documents du service
• recueillir et analyser des informations et documents techniques et juridique

Profil recherché :

Connaissances - Maitrise - et Savoir-Faire :
• Aspects réglementaires principaux dans les différents domaines d’activité
• Fonctionnement des outils de communication
• Maitrise des outils bureautiques et de l'écrit
• Capacité à utiliser les logiciels spécifiques (Educalyon, CityWeb, e-Sirius, Select)
• Compréhension et bonne appréhension des procédures
• Facilité d'adaptation de son mode relationnel au public concerné, à la situation, et aux nouvelles relations avec les usagers

Qualités :
• Appétence pour le domaine juridique
• Sens du travail en équipe et qualités relationnelles
• Aptitude à la polyvalence
• Organisation et rigueur
• Discrétion et diplomatie

Conditions spécifiques d'exercice et / ou avantages du poste :

- Permanence en mairie le samedi matin de 9h15 à 12h un samedi sur trois par roulement
• Participation ponctuelle aux célébrations de mariage le samedi après-midi par roulement
• Présence le dimanche les jours de scrutin

Lieu de travail : Mairie du 1er arrondissement – 2, place Sathonay 69001 LYON

Horaires : 38 heures hebdomadaires + 18 jours de RTT

Niveau d'étude : Niveau 3 - CAP BEP...

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 0-2 ans

Avantages liés au poste :

Niveau du poste : CG2