Agent de gestion administrative (F/H) - Lyon - VILLE DE LYON

Description de l'offre

Type d'offre : Emploi Permanent

Délégation : Délégation Générale Culture Patrimoine et Evènements

Direction : Musée d'Art Contemporain

Référence : MAC-023227

Date de début : 01/01/2024

Date limite de dépôt de candidatures : 15/12/2023

Filière : Administrative 

Cadre d'emplois : Adjoints administratifs

Grade(s) : Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie : Catégorie C

Contexte :

Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants-es) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.

Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants-es.

Pour accompagner ce projet, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents-es présents-es au quotidien auprès des lyonnaises et des lyonnais.

La Délégation générale Culture, patrimoine et événements contribue à faire de Lyon une ville créative et vivante par l’action d’institutions culturelles d’excellence, le soutien à toutes les formes de création artistique et l’organisation de nombreux événements.

Elle favorise la transmission des savoirs et des cultures au plus près des habitants-es.

Elle œuvre enfin à préserver et valoriser notre patrimoine dans toutes ses dimensions (archéologique, documentaire…).

Établissement phare au niveau national et international, le macLYON propose au public, autour des expositions, une programmation culturelle innovante et variée. Il dispose d’un budget annuel de 1,2 M€ (hors masse salariale), et accueille en moyenne 100 000 visiteurs par an.

Dans le cadre de la reconfiguration de sa politique culturelle, la Ville de Lyon souhaite instaurer une nouvelle dynamique au macLYON, en mettant en place un rapprochement de ses deux Musées (MBA/MAC) pour la création d’un pôle muséal. Ce pôle, placé sous la responsabilité de sa Directrice générale, conserve l’autonomie des 2 établissements, assure une continuité dans la gestion et la valorisation des collections, offre une nouvelle lecture de l’art moderne et contemporain et impulse un projet et un établissement de dimension nationale et internationale.

Le macLYON privilégie l’actualité artistique nationale et internationale, sous toutes ses formes, avec des expositions mais aussi un large programme d’événements transdisciplinaires. Le macLYON propose des expositions temporaires qui peuvent être collectives, monographiques, constituées d'œuvres de la collection ou de prêts.

Le macLYON accueille également une année sur deux la Biennale d’art contemporain de Lyon.

#LI-DNI

Missions : Placé.e sous la responsabilité de la Responsable ressources, et en lien fonctionnel avec la Directrice de l'établissement pour une partie de son activité, vous assurez l'accueil administratif du musée, le secrétariat de direction et réalisez diverses tâches administratives liées à l'activité du pôle ressources.

Activités principales :

- Accueil physique et téléphonique des visiteurs et des
publics, tenue des registres des visiteurs, renseignement et orientation
• Secrétariat de direction et organisation de la vie
professionnelle de la Directrice : agenda, ordres de
mission, etc...
• Assurer le suivi et la transmission des courriers
• Classement et archivage des documents administratifs dans le respect des règles et nomenclatures (application du RGPD...)
• Gestion de tâches administratives diverses

Activités spécifiques et/ou secondaires :

- Gestion des stocks et fournitures administratives
• Gestion des équipements administratifs (copieurs,
distributeurs de boissons, etc.)
• Appui au Secrétaire général dans l’organisation de
réunions
• Participation à des groupes de travail interne

Profil recherché :

Connaissances techniques
• Techniques de secrétariat et de classement
• Techniques d’expression orale et écrite
• Excellente maitrise des logiciels bureautiques indispensable
• Anglais niveau B1

Savoir-faire
• Adaptation aux interlocuteurs
• Sens de l’organisation et de gestion du temps
• Polyvalence
• Maitriser et promouvoir les offres proposées au public

Qualités requises
• Aisance relationnelle
• Capacité d’écoute et discrétion
• Sens du service client
• Ouverture d’esprit

Formation initiale et expérience professionnelle souhaitées
• Diplôme de niveau 4
• Expérience en assistanat de direction de plus de 2 ans

Conditions spécifiques d'exercice :

Lieu de travail : Musée d’art contemporain, 81 quai Charles de Gaule, 69006 Lyon

Horaires : 38h00 (RTT)

Niveau d'étude :

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 2-5 ans

Avantages liés au poste :

Niveau du poste : CG2