Agent-e d'Accueil et de Gestion Administrative / CNI Passeport - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 7/15/2021

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre : Emploi Permanent

Délégation : Délégation Générale Service aux publics et sécurité

Direction : Mairie du 4eme arrondissement

Référence : MA4-017842

Date de début : 04/11/2021

Date limite de dépôt de candidatures : 19/08/2021

Filière : Administrative 

Cadre d'emplois : Adjoints administratifs

Grade(s) : Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie : Catégorie C

Contexte :

Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.

Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants.

Pour accompagner ce projet, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents présents au quotidien auprès des lyonnaises et des lyonnais.

La proximité, dans la relation aux habitants-es comme dans la mise en œuvre des politiques publiques, est un élément central du mandat municipal 2020-2026.

Pour concrétiser cet engagement, la Délégation Générale Proximité et Relations aux Habitants, composée des neuf mairies d’arrondissements, du service des mairies d’arrondissement, de Lyon en Direct, de la Mission Démocratie Ouverte et de la Mission Gestion de la Relation Usagers, portera plusieurs projets stratégiques, notamment :
• La refondation du système de gouvernance Mairie Centrale – Mairies d’Arrondissement, dans une logique de prise en compte mieux articulée des lois PLM et MAPTAM
• L’articulation entre Mairie Centrale et Mairies d’Arrondissement, en faveur d’une plus grande proximité de l’action publique

Les Mairies d’Arrondissement sont, en effet, les premières portes d’entrée des services municipaux et jouent un rôle d’opérateur de proximité que la nouvelle municipalité souhaite investir et valoriser, par :
• La construction d’une logique de relation multicanale avec les lyonnais-es par un accueil physique et téléphonique, une gestion des courriers, le site internet et compte unique, …
• Le lancement et l’accompagnement de démarches de démocratie locale et d’implication citoyenne, favorisant l’expression des habitants-es dans l’élaboration et la mise en œuvre des politiques publiques. Cette ambition se concrétisera par la redynamisation des instances locales (conseils de quartier, conseils citoyens, conseils des enfants, des aînés…), et le développement plus large des démarches de consultations-concertations-coproductions avec les habitants-es.
• La mise en place d’un budget participatif avec 50 millions d’euros d’investissement réservés à la PPI, ce projet prioritaire sera un fort levier de mobilisation.

La délégation accompagnera, dans ce cadre, l’émergence et la mise en œuvre de projets de proximité co-construits avec les habitants-es.

Le 4ème Arrondissement compte une population de 36 600 habitants. La mairie du 4ème est composée de 31 agents-es dont la mission première est de développer et faciliter les démarches de service aux habitants.

Un accueil physique personnalisé est ainsi proposé aux lyonnais-es 6 jours sur 7.

Les prestations proposées recouvrent 3 grands thèmes.
• L’identité et la citoyenneté : titres d’identités, élections, état civil, recensement, stationnement.
• La famille : petite enfance, scolaire, logement social, seniors.
• La vie locale : conseil de quartier, vie associative, espace public, urbanisme.

L’organisation est scindée en 3 services : Affaires Décentralisées, Affaires Publiques, Proximité - Travaux.

Missions : Sous l'autorité du responsable du service des Affaires Publiques, vous exercez votre activité principalement au pôle CNI / passeports / Affaires diverses.

Interlocuteur-trice de proximité des usagers, vous représentez l’image de la collectivité et répondez à l’attente des usagers conformément au cadre réglementaire.

Activités principales :

1. Accueil des usagers :
- constituer les dossiers de cartes nationales d'identité et de passeports, attestations d'accueil, vignettes de stationnement,
• assurez le traitement de certaines activités du service en lien avec les collègues des autres pôles : demandes d'actes, accueil, scolaire, élections,
• appréhender les limites de son domaine d’intervention,
• informer et expliquer aux usagers les modalités de prise en charge et les règles relatives à un service ou à un équipement,
• recevoir, identifier, filtrer et orienter les demandes,
• rechercher et diffuser une information auprès du public ou d’une catégorie d’usagers,
• repérer les comportements à risque, dialoguer et réguler les conflits et les situations de stress,
• s’adapter aux nouvelles relations avec les usagers avec un développement de l’écrit et de l’immédiateté.

2. Participation à des réunions :
- adapter son mode de travail au contexte,
• apporter une expertise sur son domaine d'activité,
• participer à un réseau d'échange professionnel,
• recueillir des informations,
• transmettre des informations et documents administratifs.

3. Suivi d'activité :
• rendre-compte à la hiérarchie,
• tenir à jour des documents de suivi d'activité.

4. Traitement des dossiers administratifs :
• appliquer des procédures administratives,
• assurer l’envoi de courriers,
• recueillir, classer et archiver des documents,
• transmettre des informations et documents administratifs aux partenaires extérieurs ( Préfecture),
• vérifier la validité des informations traitées,
• traiter les demandes via le dispositif COMEDEC pour le scolaire, élections et les demandes et rectifications des actes civils.

Activités spécifiques :

Profil recherché :

Connaissances
• Cadre légal et réglementaire relatif au titres d'identité.
• Organisation administrative de la collectivité.
• Progiciels type city, stations cni-passeports.
• Protocole d'accueil.
• Connaissance des besoins.
• Logiciels bureautiques.
• Organisation et gestion du temps.
• Missions et compétences des partenaires.
• Techniques de gestion des conflits.
• Techniques d'écoute active.
• Techniques d'expression orale et écrite.
• Techniques de classement et d'archivage.

Qualités
• Goût du contact avec le public
• Capacité à décoder et apprécier toute la demande de l'usager par des techniques d'écoute active, de questionnement, de reformulation
• Communiquer des informations claires et compréhensibles
• Sens du travail en équipe
• Sens de l'organisation, rigueur, discrétion et diplomatie
• Garantir la confidentialité des informations




Conditions spécifiques d'exercice :

- Travail en polyvalence 1 samedi matin sur 3
• Disponibilité lors de l'organisation des scrutins

Lieu de travail : Mairie du 4ème - 69004 Lyon

Horaires : Du lundi au vendredi de 8h30 à 17h00 + 15 jours RTT

Niveau d'étude : Niveau 3 - CAP BEP...

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 0-2 ans

Avantages liés au poste :

Niveau du poste : CG2