Agent-e d'Accueil et de Gestion Administrative - Commerce Enseigne - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 7/16/2021

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre : Emploi Permanent

Délégation : Délégation Générale à l'Urbanisme, à l'Immobilier et aux Travaux

Direction : Economie commerce artisanat

Référence : DECA-017757

Date de début : 01/09/2021

Date limite de dépôt de candidatures : 20/08/2021

Filière : Administrative 

Cadre d'emplois : Adjoints administratifs

Grade(s) : Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie : Catégorie C

Contexte :

Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.

Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants.

Pour accompagner ce projet, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents présents au quotidien auprès des lyonnaises et des lyonnais.

La Direction de l’Economie, du Commerce et de l’Artisanat (DECA), rattachée à la Délégation Générale à l'Urbanisme, à l'Immobilier et aux Travaux (DGUIT), a en charge à la fois la gestion de l’occupation commerciale du domaine public et le développement commercial de la Ville de Lyon.

En son sein, le service Commerce Non Sédentaire gère les occupations privatives du domaine public à caractère commercial et non sédentaire.

Missions : Sous l’autorité du/de la responsable du pôle Administratif l’agent-e d’accueil accueille, oriente et renseigne le public et assure des travaux de gestion administrative de dossiers de commerçants.

Activités principales :

Instruction des dossiers et application des procédures :
• Saisir des données dans l’outil-métier
• Rédiger et saisir des documents administratifs
• Rechercher et diffuser des informations et des documents
• Recevoir et traiter les courriers et les courriels
• Veiller à la conformité des procédures administratives
• Consulter les services internes et externes à la ville de Lyon
• Relancer les demandeurs afin d’obtenir les pièces manquantes
• Contrôler les documents
• Rédiger des courriers

Accueil des usagers :
• Identifier la demande de l’usager, l’orienter et l’accompagner dans ses démarches
• Recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques
• Identifier le caractère d’urgence des informations à transmettre
• Apporter assistance et conseil.

Suivi et mise en forme des documents administratifs et /ou documents divers :
• Mettre en forme et présenter des dossiers
• Mettre en forme tous types de courriers
• Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers

Tri, classement et archivages de documents :
• Mettre à jour les tableaux d’archivage
• Recueillir, classer et archiver des documents
• Suivre les procédures d’archivage

Compte-rendu d’activité :
• Tenir à jour et proposer des documents de suivi d’activité
• Participer à des réunions
• Prendre des notes
• Rendre-compte à la hiérarchie

Traitement du courrier :
• Gérer et suivre les courriers
• Réceptionner, distribuer et expédier le courrier et les livraisons (en l’absence de l’assistante du service)

Activités spécifiques :

Profil recherché :

Connaissances
• Logiciels bureautiques
• Progiciel spécialisé (GeoDP,)
• Notions d’occupation du domaine public
• Réglementations des occupations commerciales non sédentaires (marchés, ambulants, cirques, vogues)
• Principales règles juridiques et administratives s’appliquant aux usagers du service
• Public commerçant
• Organisation des services de la collectivité
• Notions d’organisation et de gestion du temps

Savoir-faire:
• Techniques de recherches documentaires
• Techniques de classement et d’archivage
• Techniques d’expression orale et écrite
• Techniques de régulation
• Techniques de gestion des conflits

Qualités requises
• Rigueur et méthode
• Réactivité
• Sens de l’organisation
• Qualités relationnelles
• Sens de la pédagogie
• Maîtrise de soi

Conditions spécifiques d'exercice :

Lieu de travail : 198 Avenue Jean-Jaurès 69007 Lyon

Horaires : 37h30 hebdomadaires + 15 jours RTT

Niveau d'étude : Niveau 4 - BACCALAUREAT

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 0-2 ans

Avantages liés au poste :

Niveau du poste : CG2