Agent-e d'Accueil et de Gestion Administrative / Officier d'Etat Civil - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 7/15/2021

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre : Emploi Permanent

Délégation : Délégation Générale Service aux publics et sécurité

Direction : Mairie du 4eme arrondissement

Référence : MA4-017840

Date de début : 01/09/2021

Date limite de dépôt de candidatures : 19/08/2021

Filière : Administrative 

Cadre d'emplois : Adjoints administratifs

Grade(s) : Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie : Catégorie C

Contexte :

Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.

Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants.

Pour accompagner ce projet, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents présents au quotidien auprès des lyonnaises et des lyonnais.

La proximité, dans la relation aux habitants-es comme dans la mise en œuvre des politiques publiques, est un élément central du mandat municipal 2020-2026.

Pour concrétiser cet engagement, la Délégation Générale Proximité et Relations aux Habitants, composée des neuf mairies d’arrondissements, du service des mairies d’arrondissement, de Lyon en Direct, de la Mission Démocratie Ouverte et de la Mission Gestion de la Relation Usagers, portera plusieurs projets stratégiques, notamment :
• La refondation du système de gouvernance Mairie Centrale – Mairies d’Arrondissement, dans une logique de prise en compte mieux articulée des lois PLM et MAPTAM
• L’articulation entre Mairie Centrale et Mairies d’Arrondissement, en faveur d’une plus grande proximité de l’action publique

Les Mairies d’Arrondissement sont, en effet, les premières portes d’entrée des services municipaux et jouent un rôle d’opérateur de proximité que la nouvelle municipalité souhaite investir et valoriser, par :
• La construction d’une logique de relation multicanale avec les lyonnais-es par un accueil physique et téléphonique, une gestion des courriers, le site internet et compte unique, …
• Le lancement et l’accompagnement de démarches de démocratie locale et d’implication citoyenne, favorisant l’expression des habitants-es dans l’élaboration et la mise en œuvre des politiques publiques. Cette ambition se concrétisera par la redynamisation des instances locales (conseils de quartier, conseils citoyens, conseils des enfants, des aînés…), et le développement plus large des démarches de consultations-concertations-coproductions avec les habitants-es.
• La mise en place d’un budget participatif avec 50 millions d’euros d’investissement réservés à la PPI, ce projet prioritaire sera un fort levier de mobilisation.

La délégation accompagnera, dans ce cadre, l’émergence et la mise en œuvre de projets de proximité co-construits avec les habitants-es.

Le 4ème Arrondissement compte une population de 36 600 habitants. La mairie du 4ème est composée de 31 agents-es dont la mission première est de développer et faciliter les démarches de service aux habitants.

Un accueil physique personnalisé est ainsi proposé aux lyonnais-es 6 jours sur 7.

Les prestations proposées recouvrent 3 grands thèmes.
• L’identité et la citoyenneté : titres d’identités, élections, état civil, recensement, stationnement.
• La famille : petite enfance, scolaire, logement social, seniors.
• La vie locale : conseil de quartier, vie associative, espace public, urbanisme.

L’organisation est scindée en 3 services : Affaires Décentralisées, Affaires Publiques, Proximité - Travaux.

Missions : Sous l'autorité du responsable du service des Affaires Publiques, vous exercez votre activité principalement au pôle Etat civil / naissance / décès / mariage.

Interlocuteur-trice de proximité des usagers, vous représentez l’image de la collectivité et répondez aux attentes des usagers conformément au cadre réglementaire.

Activités principales :

1. Organisation de l'information des usagers :
• recevoir, identifier, filtrer et orienter les demandes,
• enregistrer les naissances, établir et mettre à jour les registres d’état-civil,
• produire et mettre à jour les livrets de famille, les actes d’état-civil (naissances, mariages, décès),
• constituer les dossiers (mariages) et célébrer les mariages,
• organiser et mettre en œuvre des dispositifs d’accueil du public,
• concevoir des dispositifs de recueil des demandes des usagers et de régulation - médiation ,
• animer des réunions d’information ,
• évaluer et optimiser la qualité du service rendu à l’usager.

2. Assistance et appui technique :
• élaborer des préconisations,
• élaborer ou mettre à jour des supports de formation/guides/procédures,
• participer à des réunions.

3- Compte rendu d'activité :
• proposer des solutions et des adaptations,
• rendre-compte à la hiérarchie,
• élaborer et tenir à jour des tableaux et rapports de suivi d'activité.

4. Conduite et contrôle des procédures administratives :
• élaborer les circuits et les procédures administratives,
• mettre en place, sécuriser et contrôler l'application des procédures administratives.

5. Instructions des dossiers et application des procédures :
• transmettre des informations et documents administratifs,
• collecter, exploiter et organiser des données administratives et/ou financiéres,
• rédiger et renseigner des documents administratif,s
• recueillir, classer et archiver des documents,
• analyser quantitativement et qualitativement les dossiers.

6. Suivi juridique :
• rédiger les documents et les actes administratifs,
• suivre l’activité (statistiques, BMO,…),
• suivre les actes administratifs,
• suivre l'évolution de la réglementation.

Activités spécifiques :

Profil recherché :

Connaissances
• Textes et procédures régissant l’état-civil
• Techniques de base dans les différents domaines d’activité des mairies d’arrondissement, en vue de la polyvalence avec les autres guichets
• Méthodes et outils d'analyse et de diagnostic
• Organisation et gestion du temps
• Techniques rédactionnelles
• Procédures administratives
• Progiciels spécialisés (city, selligent,…)
• Organisation administrative de la collectivité
• Statut de la fonction publique
• Vocabulaire professionnel
• Techniques de classement et d'archivage
• Règlementaires et législatives selon son domaine de spécialité
- Techniques de médiation
• Outils de suivi d'activité
• Technique de gestion des conflits
• Gestion du temps de travail
• Logiciels bureautiques

Qualités :
• Goût du contact avec le public
• Vapacité à décoder et apprécier toute la demande de l'usager par des techniques d'écoute active, de questionnement, de reformulation
• communiquer des informations claires et compréhensibles
• Sens du travail en équipe
• Sens de l'organisation, rigueur, discrétion et diplomatie
• Garantir la confidentialité des informations

Conditions spécifiques d'exercice :

- Polyvalence de 1er niveau sur les autres postes
• Activité exercée sur 2 lieux : la mairie d'arrondissement et le guichet naissance de l'hôpital de la Croix Rousse
• Travail 1 samedi par roulement de 9h15 à 12h15

Lieu de travail : Mairie du 4ème - Hôpital de la Croix Rousse 69004 Lyon

Horaires : Du lundi au vendredi de 8h30 à 17h00 + 15 jours RTT

Niveau d'étude : Niveau 3 - CAP BEP...

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 0-2 ans

Avantages liés au poste :

Niveau du poste : CG2