Agent-e d'Accueil et de Gestion Administrative / Officier Etat Civil - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 11/25/2021

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre : Emploi Permanent

Délégation : Délégation Générale Proximité et Relations aux Habitants

Direction : Mairie du 1er arrondissement

Référence : MA1-018732

Date de début : 01/02/2022

Date limite de dépôt de candidatures : 30/12/2021

Filière : Administrative 

Cadre d'emplois : Adjoints administratifs

Grade(s) : Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie : Catégorie C

Contexte :

Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants-es) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.

Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants-es.

Pour accompagner ce projet, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents-es présents-es au quotidien auprès des Lyonnaises et des Lyonnais.

La Délégation Générale Proximité et Relation aux Habitants (DGPRH) est composée des 9 mairies d’arrondissements, du service des mairies d’arrondissement, de la direction Lyon en Direct, et des missions Démocratie Ouverte et Gestion de la Relation à l’Usager pour un effectif total de 400 agents-es.

La proximité, dans la relation aux habitants comme dans la mise en œuvre des politiques publiques, est un élément central du mandat municipal 2020-2026.

Pour concrétiser cet engagement, la Délégation Générale Proximité et Relations aux Habitants, créée en septembre 2021, portera plusieurs projets stratégiques, notamment :

- La refondation du système de gouvernance Mairie Centrale – Mairies d’arrondissement, dans une logique de prise en compte mieux articulée des lois PLM et MAPTAM.

- L’articulation entre Mairie Centrale et Mairies d’Arrondissement, en faveur d’une plus grande proximité de l’action publique.

Les Mairies d’Arrondissement sont, en effet, les premières portes d’entrée des services municipaux et jouent un rôle d’opérateur de proximité que la nouvelle municipalité souhaite investir et valoriser.

- La construction d’une logique de relation multicanale avec les Lyonnais par un accueil physique et téléphonique, une gestion des courriers, le site internet et compte unique, … .

- Le lancement et l’accompagnement de démarches de démocratie locale et d’implication citoyenne, favorisant l’expression des habitants dans l’élaboration et la mise en œuvre des politiques publiques.

Cette ambition se concrétisera par la redynamisation des instances locales (conseils de quartier, conseils citoyens, conseils des enfants, des aînés…), et le développement plus large des démarches de consultations-concertations-coproductions avec les habitants-es.

La Délégation Générale Proximité et Relation aux Habitants (DGPRH) est composée des 9 mairies d’arrondissements, du service des mairies d’arrondissement, de la direction Lyon en Direct, et des missions Démocratie Ouverte et Gestion de la Relation à l’Usager pour un effectif total de 400 agents-es.

La proximité, dans la relation aux habitants-es comme dans la mise en œuvre des politiques publiques, est un élément central du mandat municipal 2020-2026.

Pour concrétiser cet engagement, la DGPRH, créée en septembre 2021, portera plusieurs projets stratégiques, notamment :
• la refondation du système de gouvernance Mairie Centrale – Mairies d’arrondissement, dans une logique de prise en compte mieux articulée des lois PLM et MAPTAM ;
• l’articulation entre Mairie Centrale et Mairies d’Arrondissement, en faveur d’une plus grande proximité de l’action publique.

Les Mairies d’Arrondissement sont, en effet, les premières portes d’entrée des services municipaux et jouent un rôle d’opérateur de proximité que la nouvelle municipalité souhaite investir et valoriser par :
• la construction d’une logique de relation multicanale avec les Lyonnais-ese par un accueil physique et téléphonique, une gestion des courriers, le site internet et compte unique, … . ;
• le lancement et l’accompagnement de démarches de démocratie locale et d’implication citoyenne, favorisant l’expression des habitants-es dans l’élaboration et la mise en œuvre des politiques publiques.

Cette ambition se concrétisera par la redynamisation des instances locales (conseils de quartier, conseils citoyens, conseils des enfants, des aînés…), et le développement plus large des démarches de consultations-concertations-coproductions avec les habitants-es.

Le 1er Arrondissement compte une population d’environ 30 000 habitants-es.
La mairie du 1er est composée de 24 agents-es dont la mission première est de développer et faciliter les démarches de service aux habitants-es.

Un accueil physique personnalisé est ainsi proposé aux lyonnais-es 6 jours sur 7.

Les prestations proposées recouvrent 3 grands thèmes :
• l’identité et la citoyenneté (titres d’identités, élections, état civil, recensement, stationnement),
• la famille (petite enfance, scolaire, logement social, seniors),
• la vie locale (conseil de quartier, vie associative, espace public, urbanisme).

L’organisation est scindée en 3 unités : démarches administratives, accueil et services aux habitants-es, unité urbaine.

Missions : Interlocuteur-trice de proximité des usagers, vous représentez l’image de la collectivité et répondez aux sollicitations des usagers, conformément au cadre réglementaire des mairies d’arrondissement.

A ce titre, sous la responsabilité du/de la responsable « accueil et démarches administratives », vous travaillez en polyvalence au sein de l’équipe.

L’accueil du public, la délivrance et la gestion de prestations diverses font partie de vos missions.

En fonction du savoir-faire acquis vous assurez :
• l’accueil des usagers sur le pôle des démarches administratives,
• les démarches administratives et la fonction de référent/expert pour tout ce qui concerne les titres d’identité, l'état-civil, les élections, les affaires scolaires, le recensement de la population, les affaires diverses… ,
et ponctuellement
• la fonction d’assistance à l’Officier d’Etat-Civil lors de célébration de mariages.
• un renfort sur le pôle accueil dans un souci de continuité du service public.

Activités principales :

Officier d'état-civil :
• produire et mettre à jour les actes d’état civil, tenir à jour les registres,
• constituer les dossiers (mariages, PACS, parrainage etc …), célébrer les cérémonies.

Accueil des usagers :
• identifier la demande de l’usager, l’orienter et l’accompagner dans ses démarches,
• identifier le caractère d’urgence des informations à transmettre,
• informer et expliquer aux usagers-ères les modalités de prise en charge et les règles relatives à un service ou à un équipement,
• rechercher les informations auprès des services internes et externes à la ville,
• suivre les demandes et les réponses apportées.

Traitement des dossiers administratifs :
• instruire les dossiers en priorisant en fonction de la complexité, réaliser une analyse de 1er niveau des dossiers (documents juridiques…),
• veiller à la conformité des procédures administratives,
• informer les usagers des évolutions réglementaires.-

Suivi d'activité :
• tenir à jour des documents de suivi d’activité,
• participer à des réunions et à des réseaux d’échanges professionnels,
• rendre-compte à la hiérarchie et alerter sur les évènements récurrents ou sur les situations
"anormales".

Tri, classement et archivage des documents :
• classer et archiver des documents,
• mettre à jour les tableaux d’archivage.

Activités spécifiques :

Participation à l’organisation des élections en lien avec le référent :
• gérer les listes électorales,
• réaliser les affichages,
• préparer les matériels pour les scrutins et les bureaux de vote,
• enregistrer et suivre les procurations,
• centraliser les résultats lors des scrutins.

Profil recherché :

Connaissances - Maitrise - et Savoir-Faire
• Aspects réglementaires principaux dans les différents domaines d’activité
• Fonctionnement des outils de communication
• Maitrise des outils bureautiques et de l'écrit
• Capacité à utiliser les logiciels spécifiques (Selligent, Educalyon, CityWeb, e-Sirius, Select)
• Facilité d'adaptation de son mode relationnel au public concerné, à la situation, et aux nouvelles relations avec les usagers

Qualités
• Sens du travail en équipe et qualités relationnelles
• Aptitude à la polyvalence
• Organisation et rigueur
• Discrétion et diplomatie

Conditions spécifiques d'exercice :

- Permanence en mairie le samedi matin de 9h15 à 12h un samedi sur deux par roulement
• Participation ponctuelle aux célébrations de mariage le samedi après-midi par roulement
• Présence le dimanche les jours de scrutin

Lieu de travail : Mairie du 1er arrondissement – 2, place Sathonay 69001 LYON

Horaires : 38h45+ 22 jours RTT

Niveau d'étude : Niveau 3 - CAP BEP...

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 0-2 ans

Avantages liés au poste :

Niveau du poste : CG2