Agent-e d'Accueil et de Gestion Administrative / Officier Etat Civil - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 7/15/2021

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre : Emploi Permanent

Délégation : Délégation Générale Service aux publics et sécurité

Direction : Mairie du 1er arrondissement

Référence : MA1-017857

Date de début : 01/09/2021

Date limite de dépôt de candidatures : 19/08/2021

Filière : Administrative 

Cadre d'emplois : Adjoints administratifs

Grade(s) : Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie : Catégorie C

Contexte :

Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.

Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants.

Pour accompagner ce projet, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents présents au quotidien auprès des lyonnaises et des lyonnais.

La proximité, dans la relation aux habitants-es comme dans la mise en œuvre des politiques publiques, est un élément central du mandat municipal 2020-2026.

Pour concrétiser cet engagement, la Délégation Générale Proximité et Relations aux Habitants, composée des neuf mairies d’arrondissements, du service des mairies d’arrondissement, de Lyon en Direct, de la Mission Démocratie Ouverte et de la Mission Gestion de la Relation Usagers, portera plusieurs projets stratégiques, notamment :
• La refondation du système de gouvernance Mairie Centrale – Mairies d’Arrondissement, dans une logique de prise en compte mieux articulée des lois PLM et MAPTAM
• L’articulation entre Mairie Centrale et Mairies d’Arrondissement, en faveur d’une plus grande proximité de l’action publique

Les Mairies d’Arrondissement sont, en effet, les premières portes d’entrée des services municipaux et jouent un rôle d’opérateur de proximité que la nouvelle municipalité souhaite investir et valoriser, par :
• La construction d’une logique de relation multicanale avec les lyonnais-es par un accueil physique et téléphonique, une gestion des courriers, le site internet et compte unique, …
• Le lancement et l’accompagnement de démarches de démocratie locale et d’implication citoyenne, favorisant l’expression des habitants-es dans l’élaboration et la mise en œuvre des politiques publiques. Cette ambition se concrétisera par la redynamisation des instances locales (conseils de quartier, conseils citoyens, conseils des enfants, des aînés-es…), et le développement plus large des démarches de consultations-concertations-coproductions avec les habitants-es.
• La mise en place d’un budget participatif avec 50 millions d’euros d’investissement réservés à la PPI, ce projet prioritaire sera un fort levier de mobilisation.

La délégation accompagnera, dans ce cadre, l’émergence et la mise en œuvre de projets de proximité co-construits avec les habitants-es.

Le 1er Arrondissement compte une population d’environ 30 000 habitants-es. La mairie du 1er est composée de 24 agents-es dont la mission première est de développer et faciliter les démarches de service aux habitants-es.

Un accueil physique personnalisé est ainsi proposé aux lyonnais-es 6 jours sur 7.

Les prestations proposées recouvrent 3 grands thèmes.
• L’identité et la citoyenneté : titres d’identités, élections, état civil, recensement, stationnement
• La famille : petite enfance, scolaire, logement social, seniors
• La vie locale : conseil de quartier, vie associative, espace public, urbanisme.

L’organisation est scindée en 3 unités : démarches administratives, accueil et services aux habitants-es, unité urbaine.

Missions : Interlocuteur-trice de proximité des usagers, vous représentez l’image de la collectivité et répondez aux sollicitations des usagers-ères, conformément au cadre réglementaire des mairies d’arrondissement.

A ce titre, sous la responsabilité du/de la responsable « accueil et démarches administratives », vous travaillez en polyvalence au sein de l’équipe des démarches administratives. L’accueil du public, la délivrance et la gestion de prestations diverses font partie de vos missions.

En fonction du savoir-faire acquis vous assurez :
• l’accueil des usagers-ères sur le pôle des démarches administratives,
• les démarches administratives (titres d’identité, état-civil, élections, affaires scolaires, recensement de la population, affaires diverses… ),
• la fonction de référent-e/expert-e sur des démarches spécifiques (CNI, passeports, affaires scolaires, affaires diverses, élections, état-civil, recensement ou informatique),
• ponctuellement, la fonction d’assistance à l’Officier d’Etat-civil lors de célébration de mariages,
• ponctuellement, en renfort sur le pôle accueil, les fonctions d’accueil de 1er niveau, et la continuité de service de l’équipe « accueil ».

Activités principales :

1. Accueil des usagers :
• Identifier la demande de l’usager-ère, l’orienter et l’accompagner dans ses démarches
• Savoir adapter son mode relationnel au public concerné et à la situation
• Identifier le caractère d’urgence des informations à transmettre s’adapter aux nouvelles relations avec les usagers avec un développement de l’écrit et de l’immédiateté
• Informer et expliquer aux usagers-ères les modalités de prise en charge et les règles relatives à un service ou à un équipement
• Consulter les services internes et externes à la Ville de Lyon
• Effectuer le suivi des demandes réceptionnés et des réponses apportées

2. Traitement des dossiers administratifs :
• Instruire les dossiers immédiatement ou en différé en fonction de la complexité
• Veiller à la conformité des procédures administratives
• Informer les usagers-ères des évolutions réglementaires
• Consulter les services internes et externes à la Ville de Lyon
• Réaliser une analyse de 1er niveau de dossiers complexes (documents juridiques…)

3. Suivi d'activité :
• Tenir à jour des documents de suivi d’activité
• Participer à des réunions et à des réseaux d’échanges professionnels
• Rendre-compte à la hiérarchie et alerter sur les évènements récurrents ou sur des situations
anormales

4. Tri, classement et archivage des documents :
• Mettre à jour les tableaux d’archivage
• Classer et archiver des documents

Activités spécifiques :

Sous l’autorité du/de la responsable de service, vous êtes référent-e pour les élections. Vous assurez la gestion de la liste électorale, l'affichage électoral, la préparation matérielle des scrutins, le contrôle de l’agencement des bureaux de vote, l'enregistrement et le suivi des procurations, les centralisation des résultats lors du scrutin.

Profil recherché :

Connaissances
• Aspects réglementaires principaux dans les différents domaines d’activité
• Fonctionnement des outils de communication
• Maitrise des outils bureautiques et être en capacité à utiliser les logiciels spécifiques (Selligent, Educalyon, CityWeb, e-Sirius, Select)

Qualités
• Sens du travail en équipe et qualités relationnelles
• Capacité d’adaptation et aptitude à la polyvalence
• Sens de l’organisation, rigueur, discrétion et diplomatie

Conditions spécifiques d'exercice :

- Permanence en mairie le samedi matin de 9h15 à 12h un samedi sur deux par roulement
• Participation ponctuelle aux célébrations de mariage le samedi après-midi par roulement
• Présence le dimanche les jours de scrutin

Lieu de travail : Mairie du 1er arrondissement – 2, place Sathonay 69001 LYON

Horaires : 37H30 + 15 jours RTT

Niveau d'étude : Niveau 3 - CAP BEP...

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 0-2 ans

Avantages liés au poste :

Niveau du poste : CG2