Agent-e d'accueil et de gestion administrative - Référent-e élections - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 9/21/2022

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre : Emploi Permanent

Délégation : Délégation Générale Proximité et Relations aux Habitants

Direction : Mairie du 3eme arrondissement

Référence : MA3-020681

Date de début : 01/12/2022

Date limite de dépôt de candidatures : 26/10/2022

Filière : Administrative 

Cadre d'emplois : Adjoints administratifs

Grade(s) : Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie : Catégorie C

Contexte :

Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants-es) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.

Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants-es.

Pour accompagner ce projet, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents-es présents-es au quotidien auprès des Lyonnaises et des Lyonnais.

La Délégation Générale Proximité et Relations aux Habitants est la porte d’entrée des habitants et usagers pour toutes leurs démarches (accueil physique et à distance). Elle participe avec les Mairies d’arrondissement à la définition des parcours usager et œuvre à plus de participation et de concertation du public. A ce titre, la Délégation pilote la plateforme de concertation citoyenne et le premier budget participatif de la Ville de Lyon.

Le 3ème arrondissement compte une population de plus de 103 000 habitants-es.
La mairie du 3ème est composée de 43 agents-es dont la mission première est de développer et faciliter les démarches de service aux habitants-es.

Un accueil physique personnalisé est ainsi proposé aux lyonnais-es 6 jours sur 7.

Les prestations proposées recouvrent 3 grands thèmes :
• l’identité et la citoyenneté (titres d’identité, élections, état civil, recensement, stationnement),
• la famille (petite enfance, scolaire, logement social, seniors),
• la vie locale (conseil de quartier, vie associative, espace public, urbanisme)

L’organisation est scindée en 4 pôles : affaires publiques, affaires sociales, gestion administrative et budgétaire, animation locale et logistique.

La Mairie est administrée par un Conseil d’Arrondissement de 36 membres présidé par la Maire d’arrondissement



Missions : Sous l’autorité du responsable du pôle affaires publiques, vous êtes chargé-e au sein de l’équipe affaires générales-scolaires- élections, d’assurer l’accueil et la gestion des dossiers des demandeurs de prestations.
Référent-e « élections », vous partagez la fonction en binôme, avec un-e collègue.

Dans le cadre de la polycompétence, vous êtes susceptible d’intervenir sur d’autres thématiques telles que le premier accueil, l’état civil, les cartes nationales d’identité-passeports.
Interlocuteur-trice des usagers, vous représentez l’image de la collectivité et répondez à l’attente des usagers dans le cadre règlementaire.

Activités principales :

1-Référent « élections »
• Apporter votre expertise, assurer le rôle d’appui, de conseil auprès de collègues sur le plan règlementaire et le logiciel métier

2- Traitement des dossiers administratifs concernant les élections
•Instruire en conformité avec la règlementation et les procédures internes
•Gérer les listes électorales (inscriptions, radiations)
•Préparer et suivre les réunions de la commission de contrôle des listes électorales en lien avec l’encadrement
•Participer aux réunions et tenir à jour le registre de la commission de contrôle
•Gérer l’affichage électoral
•Faire les propositions si besoin pour modifier les périmètres des bureaux de vote
•Assurer la préparation matérielle des élections et contrôler l’agencement matériel des 60 bureaux de vote
•Centraliser les résultats lors des scrutins

3- Accueil des usagers
•Assurer un accueil personnalisé et évolutif adapté à chaque situation en gérant l’aspect multicanal des demandes (présentiel, téléphonique, courrier, internet)
•Appréhender les limites de son domaine d’intervention
•Informer et expliquer aux usagers les modalités de prise en charge et les règles relatives à une prestation
•Recevoir, identifier, filtrer et orienter les demandes
•Rechercher et diffuser des informations auprès du public
•Repérer les comportements à risque, dialoguer et réguler les conflits et les situations de stress

4- Fonction de coordonateur-trice du recensement de la population (si besoin la fonction peut être partagée avec d’autres membres de l’équipe)
•Préparer, coordonner et contrôler les opérations de recensement de la population en lien avec l’encadrement et l’INSEE
•Assurer les travaux préparatoires dans le cadre du Répertoire des Immeubles Localisés (RIL)

5 - Participation à des réunions et des groupes de travail
Travailler en équipe et en réseau avec les partenaires internes (service des mairies d’arrondissement, autres mairies d’arrondissement) et les partenaires externes (INSEE)

6-Gestion des approvisionnements et les stocks :
•Recenser les besoins en fournitures, matériel pour l’organisation des élections et le recensement de la population
•Faire l’inventaire du matériel électoral
•Organiser le rangement du local « élections»

7 - Traitement des dossiers relatifs aux affaires générales et scolaires
•Gérer l’accueil multicanal (présentiel, internet, courrier, téléphonique)
•Vérifier la conformité des procédures administratives et la validité des informations traitées
•Copies conformes, légalisations de signature, paraphe de registres, attestations d’accueil, recensement citoyen, certificats de vie, de vie maritale, de changement de résidence, vignettes de stationnement résidentiel
•Préinscriptions scolaires, calcul du quotient familial

8 -Suivi des archives conformément au tableau de gestion

9- Suivi d’activités
•Solliciter sa hiérarchie si nécessaire, voire l’alerter
•Rendre compte du travail effectué et des conditions de son intervention
•Mettre à jour des tableaux de bord

Activités spécifiques :

Polycompétence avec les autres activités de la mairie, principalement :

1- Premier accueil
•Gérer les files d’attente
•Orienter les usagers, délivrer divers renseignements
•Prendre des rendez-vous
•Délivrer des imprimés pour les pièces à fournir pour les démarches

2- Etat civil
•Délivrer des copies intégrales d’actes, des extraits
•Vérifier les données d’état civil via le dispositif COMEDEC (COMmunication Electronique des Données d’état civil)
•Apposer des mentions en marge des actes
•Délivrer, mettre à jour des livrets de famille
• Assister les élu-es pour la célébration des mariages

3- Cartes nationales d’identité - passeports
•Traitement des demandes de cartes nationales d’identité et des passeports
• Remise des titres

4- Eventuellement exercer la fonction d’assistant informatique de proximité
•Faire les demandes de création de compte utilisateur
•Etablir le plan d’’équipement en lien avec la direction et le correspondant informatique de la délégation
•Effectuer des dépannages de premier niveau auprès des collègues

Profil recherché :

Connaissances:
•Cadre légal et règlementaire des activités exercées
•Maîtrise des logiciels bureautiques (outlook, word, excel) et des logiciels métiers dont S’elect (élections)
•Maîtrise de l’expression écrite et orale
•Organisation administrative de la collectivité

Savoir-faire :
•Techniques d’accueil et de communication
•Techniques de gestion des conflits
•Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, outlook) et internet ainsi que des logiciels métier dont S’elect (élections)

Qualités :
•Rigueur et méthode
•Sens de l’organisation
•Qualités relationnelles
•Esprit d’équipe
•Discrétion professionnelle

Conditions spécifiques d'exercice :

-Travail un samedi matin sur 2 donnant droit à récupération
•Travail un samedi après-midi par roulement pour la célébration des mariages
•Présence obligatoire la veille et le jour du scrutin
•Présence obligatoire les 15 jours précédant les élections
•Présence obligatoire lors des clôtures de demandes d’inscription sur les listes électorales
•Dépassements horaires en période de préparation des élections
•Présence aux réunions de la commission de contrôle (élections) nécessitant parfois des dépassements horaires
•Pendant le recensement de la population : tenue de permanences en dehors des heures de travail par roulement avec d’autres collègues
•Déplacements ponctuels sur le terrain (pour les élections, dans les sites de vote, pour le recensement de la population et dans le cadre du RIL).

Lieu de travail : Mairie du 3ème arrondissement - 215, rue Duguesclin 69003 Lyon

Horaires : 38h45 hebdomadaires + 22 jours RTT

Niveau d'étude : Niveaux 1-2 - pas de diplôme - savoirs de base

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 2-5 ans

Avantages liés au poste :

Niveau du poste : CG2