Agent-e d'Accueil et de Gestion Administrative - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 10/23/2021

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre : Emploi Permanent

Délégation : Délégation Générale Proximité et Relations aux Habitants

Direction : Mairie du 9eme arrondissement

Référence : MA9-018314

Date de début : 01/01/2022

Date limite de dépôt de candidatures : 28/10/2021

Filière : Administrative 

Cadre d'emplois : Adjoints administratifs

Grade(s) : Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie : Catégorie C

Contexte :

Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants-es) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.

Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants-es.

Pour accompagner ce projet, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents-es présents-es au quotidien auprès des Lyonnaises et des Lyonnais.

La Délégation Générale Proximité et Relation aux Habitants (DGPRH) est composée des 9 Mairies d’Arrondissements, du service des Mairies d’Arrondissement, de la Direction Lyon en Direct, et des Missions Démocratie Ouverte et Gestion de la Relation à l’Usager pour un effectif total de 400 agents-es.

La proximité, dans la relation aux habitants-es comme dans la mise en œuvre des politiques publiques, est un élément central du mandat municipal 2020-2026.

Pour concrétiser cet engagement, la DGPRH, créée en septembre 2021, portera plusieurs projets stratégiques, notamment :
• la refondation du système de gouvernance Mairie Centrale – Mairies d’Arrondissement, dans une logique de prise en compte mieux articulée des lois PLM et MAPTAM,
• l’articulation entre Mairie Centrale et Mairies d’Arrondissement, en faveur d’une plus grande proximité de l’action publique.

Les Mairies d’Arrondissement sont, en effet, les premières portes d’entrée des services municipaux et jouent un rôle d’opérateur de proximité que la nouvelle municipalité souhaite investir et valoriser, par :
• la construction d’une logique de relation multicanale avec les Lyonnais-ses par un accueil physique et téléphonique, une gestion des courriers, le site internet et compte unique, … .,
• le lancement et l’accompagnement de démarches de démocratie locale et d’implication citoyenne, favorisant l’expression des habitants-es dans l’élaboration et la mise en œuvre des politiques publiques.

Le 9ème arrondissement compte une population de plus de 51 300 habitants-es.

La mairie du 9ème est composée de 34 agents-es dont la mission première est de développer et faciliter les démarches de service aux habitants-es.

Un accueil physique personnalisé est ainsi proposé aux Lyonnais-es 6 jours sur 7.

Les prestations proposées recouvrent 3 grands thèmes :
• l’identité et la citoyenneté (titres d’identités, élections, état civil, recensement, stationnement),
• la famille (petite enfance, scolaire, logement social, seniors),
• la vie locale (conseil de quartier, vie associative, espace public, urbanisme)

L’organisation est scindée en un service (Population) et 2 pôles (Missions décentralisées et Vie locale, Sports, et Logistique).

La Mairie est administrée par un Conseil d’Arondissement de 27 membres présidé par la Maire d’arrondissement. Elle gère une annexe située au sein de la MDMS Duchère, 3 salles polyvalentes transférées de grande capacité ainsi que 2 petites maisons associatives, 5 gymnases, 3 stades et 6 crèches.

Missions : Sous l'autorité du responsable de service «Population», vous travaillez au sein de deux pôles : le pôle Affaires Publiques et le pôle Etat civil.

Votre mission principale est l’accueil du public, la délivrance et la gestion de prestations diverses.

Interlocuteur-trice de proximité des usagers, vous représentez l’image de la collectivité et répondez à l’attente des usagers conformément au cadre réglementaire.

Activités principales :

1-. Accueil des usagers :
• Assurer l’accueil et le traitement des demandes multicanales
• Adapter son mode relationnel au public concerné et à la situation
• Appréhender les limites de son domaine d’intervention
• Informer et expliquer aux usagers les modalités de prise en charge et les règles relatives à un service ou à un équipement
• Repérer les comportements à risque, dialoguer et réguler les conflits et les situations de stress
• S’adapter aux nouvelles relations avec les usagers avec un développement de l’écrit et de l’immédiateté

2. Traitement administratif des dossiers rattachés au service Affaires Publiques :
• Prendre des rendez-vous sur le module "eplanning"
• Réaliser l’enregistrement et le suivi des dossiers de demandes diverses telles que carte nationale d’identité, passeport biométriques...
• Délivrer des attestations, légalisations de signature, et certifications de copie conforme
• Assurer la gestion des courriers du service
• Appliquer les procédures administratives et vérifier leur conformité
3. Traitement administratif des dossiers rattachés au service État civil :
• Réceptionner, instruire, constituer les dossiers et dresser les actes d’état civil sur le logiciel dédié
• Délivrer des copies intégrales et extraits d’actes
• Apposer des mentions en marge des actes
• Délivrer ou compléter les livrets de famille
• Assister les élus-es pour la célébration des mariages
• Assurer la gestion de courriers du service
• Vérifier et transmettre des informations et documents administratifs
• Assurer le contrôle et la préparation des feuillets pour la reliure des registres

4. Suivi d’activité :
• Mettre à jour et tenir de tableaux de bord et suivi d’activités

5. Tri, classement et archivage :
• Organiser le classement et l’archivage des dossiers et documents selon les procédures d'usage
• Mettre à jour les tableaux d’archivage

Activités spécifiques :

- Assurer la fonction de référent sur une thématique
• Participer aux réunions dans son domaine d’activité
• Recueillir et analyser des informations et documents techniques et juridiques
• Assurer sous la responsabilité du régisseur de la régie d’avances et de recettes (quêtes, dons et secours) la fonction de mandataire agent de guichet dans le cadre de l’assistance à la célébration des mariages

Profil recherché :

CONNAISSANCES - MAITRISE et SAVOIR-FAIRE
• Connaissance de l’arrondissement, de l’institution Ville de Lyon et des partenaires institutionnels
• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement des services
• Connaissances réglementaires et législatives selon son domaine de spécialité
• Connaissances juridiques : état civil, droit des étrangers
• Techniques d’écoute active et d’accueil du public
• Techniques d’expression écrite et orale
• Maîtrise ou acquisition de la maîtrise des outils bureautiques et logiciels spécifiques ESIRIUS, CITYWEB, CITYREM, Select
• Connaissances des différents canaux d’entrée (dont Selligent)
• Techniques de gestion des conflits
• Techniques d’archivage

SAVOIR-ETRE
• Qualités relationnelles
• Diplomatie et empathie
• Capacités à travailler en équipe
• Qualités d’adaptation
• Discrétion professionnelle, confidentialité
• Réactivité et sens de l’initiative
• Autonomie et polyvalence
• Rigueur et méthode
• Sens de l'organisation
• Respect des contraintes horaires

Conditions spécifiques d'exercice :

- travail un samedi matin sur 2
• travail le samedi après-midi pour l’assistance à l’élu-e lors des célébrations de mariages par rotation (environ 3 par an).

Lieu de travail : Mairie du 9ème arrondissement - 6 place du marché 69009 LYON / Ponctuellement Mairie Annexe de la Duchère

Horaires : 37h30 hebdomadaires + 15 jours de RTT

Niveau d'étude : Niveau 3 - CAP BEP...

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 0-2 ans

Avantages liés au poste :

Niveau du poste : CG2