Agent-e d'accueil et de gestion administrative - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 9/21/2022

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre : Emploi Permanent

Délégation : Délégation Générale aux Ressources Humaines et au Dialogue Social

Direction : Relations Sociales et Vie au Travail

Référence : DRSVT-020670

Date de début : 01/10/2022

Date limite de dépôt de candidatures : 26/10/2022

Filière : Administrative 

Cadre d'emplois : Adjoints administratifs

Grade(s) : Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie : Catégorie C

Contexte :

Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants-es) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.

Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants-es.

Pour accompagner ces projets, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale présente au quotidien auprès des Lyonnaises et des Lyonnais.

La Délégation générale Ressources humaines et dialogue social accompagne la transformation de notre organisation en assurant un cadre de travail clair, équitable et partagé à 8 500 agents-es qui s'engagent quotidiennement au service des Lyonnais-es à travers 250 métiers.

Notre rôle ? Offrir les meilleures conditions de travail et des perspectives professionnelles à des femmes et des hommes qui font la richesse de notre service public.

Vous êtes mis à disposition auprès du Comité des Œuvres Sociales, association loi 1901 ayant pour but d’apporter toute contribution économiques, financière et matérielle et envers les adhérents et adhérentes, qui sont agents/salariés/retraités de la Ville de Lyon, CCAS de Lyon, Conservatoire à Rayonnement Régional, Ecole Nationale des Beaux-Arts, les Pompes funèbres Intercommunales de l’agglomération lyonnaise, Caisse des Ecoles. Les activités du COS se traduisent notamment par des remboursements de prestations (culturelles, sportives), de participation financière (chèques vacances…) et à la vente au guichet d’accueil de billetterie (cinéma, Calicéo…)
Le Rattachement fonctionnel : auprès de la Direction des Relations Sociales et Vie au Travail –DRSVT) ; Elle est l’une des directions de la DGRH, apportant son expertise en matière de prévention des risques professionnels et d’ergonomie, d’accompagnement social lié aux problématiques travail/familial/etc, de médecine et du handicap au travail.

L’équipe du COS est actuellement composée d’un cadre A et de 4 collaborateurs-trices en charge de l’accueil et de la gestion administrative et financière.

Missions : Sous l’autorité du directeur-trice du COS, vous assurez la gestion des prestations sociales en polyvalence avec les autres collaborateurs-trices, l’accueil des adhérents-es et assistez le directeur-trice dans la gestion administrative et comptable de l’association.

Activités principales :

1. Accueil des adhérents-es :
• Accueillir les publics hétérogènes (présence aux guichets, accueil téléphonique, gestion des courriels,
• Renseigner, demander et recueillir les besoins des adhérents-es,
• Adapter son mode relationnel au public concerné,
• Assurer des permanences en dehors des ouvertures de guichet du site principal du COS,

2. Traitement des prestations sociales destinées aux adhérents-es de l’association :
• Recueillir et gérer les dossiers de prestations : identifier la demande, contrôle le dossier, calculer les sommes pouvant être versées, et refuser le dossier si non conforme ou non complet,
• Saisir les demandes de prestations dans le logiciel ProwebCE (formations sur le poste) et contrôle la saisie (requêtes),
• Gérer et contrôler les recettes et stockes (virement, encaissements…) sur ProwebCE car responsabilité de caisse,
• Assurer le reporting auprès du directeur-trice du COS.

3. Traitement administratif et comptable :
• Gérer et suivre les caisses journalières,
• Suivre les fournisseurs des prestations : établissement du besoin, suivis des bons et des commandes, suivi des livraisons et des stocks, suivis des paiements et enregistrements dans ProwebCE,
• Suivre de manière journalière et régulière les virements auprès des adhérents-es,
• Recueillir et contrôler les données des adhérents-es pour le versement de certaines prestations : éditions de fichier,
• Créer, gérer et suivre les états, requêtes et fichiers (mensuels, annuels).

Activités spécifiques :

1. Communication et évènements organisés par le COS :
• Participer à la gestion des évènements organisés par le COS.

2. Participation à la gestion interne du COS :
• Participer aux réunions (équipe, thématiques…),
• Participer aux actions collectives et d’information auprès des adhérents-es (forums…),
• Assurer le reporting auprès du directeur-trice, si incidents avec adhérents-es (registre de sécurité…),
• Participer l’élaboration du Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels.

Profil recherché :

Connaissances :
• Comptabilité (flux financiers, calculs de stocks…),
• Gestion d’accueil des publics hétérogènes (présentiel, téléphone, courriel),
• Gestion des dossiers des prestations déposés par les adhérents-es,
• Utilisation d’outils bureautiques (Pack Office) et du progiciel ProwebCE,
• Travaux de secrétariat : classement, archivage.

Savoir-faire :
• Techniques d’expression orale et écrite : adaptation de son mode relationnel au public concerné et à la situation,
• Gestion du temps et de son activité professionnelle.

Qualités requises :
• Rigueur et Méthode (tenue de caisse),
• Aisance orale et relationnelle (sens de l’accueil),
• Ecoute et prise de recul (gestion du stress),
• Neutralité, impartialité et confidentialité (liées au travail social),
• Travail en Equipe : polyvalence, échanges, écoute,
• Réactivité, curiosité et force de proposition,
• Reporting ascendant, descendant et collatéral,
• Capacité à maintenir des rythmes d’activités intenses (pics d’activités saisonnières).

Le niveau des candidats sera évalué notamment lors d’un test, qui se tiendra le 28/10, dans le 1er arrondissement .



Conditions spécifiques d'exercice :

Expérience dans la sphère associative à caractère social sera un atout supplémentaire sur ce poste.
Accueil et contact avec un public hétérogène, plusieurs jours par mois, en polyvalence avec les autres membres du COS.
Etre titulaire de la fonction publique, car mise à disposition auprès de l’association.

Lieu de travail : Hôtel de Ville Annexe - 1 place Louis Pradel 69001 LYON (métros, transports en commun tels que bus et train)

Horaires : 38h45 par semaine - 22 jours de RTT par an

Niveau d'étude : Niveaux 1-2 - pas de diplôme - savoirs de base

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 2-5 ans

Avantages liés au poste :

Niveau du poste : CG2