Agent-e d'Accueil Officier d'Etat Civil "Volant-e" - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 11/25/2021

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre : Emploi Permanent

Délégation : Délégation Générale Proximité et Relations aux Habitants

Direction : Service des mairies d'arrondissement

Référence : SMA-018692

Date de début : 01/02/2022

Date limite de dépôt de candidatures : 30/12/2021

Filière : Administrative 

Cadre d'emplois : Adjoints administratifs

Grade(s) : Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie : Catégorie C

Contexte :

Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants-es) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.

Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants-es.

Pour accompagner ce projet, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents-es présents-es au quotidien auprès des Lyonnaises et des Lyonnais.

La Délégation Générale Proximité et Relation aux Habitants (DGPRH) est composée des 9 mairies d’arrondissements, du service des mairies d’arrondissement, de la direction Lyon en Direct, et des missions Démocratie Ouverte et Gestion de la Relation à l’Usager pour un effectif total de 400 agents-es.

La proximité, dans la relation aux habitants comme dans la mise en œuvre des politiques publiques, est un élément central du mandat municipal 2020-2026.

Pour concrétiser cet engagement, la Délégation Générale Proximité et Relations aux Habitants, créée en septembre 2021, portera plusieurs projets stratégiques, notamment :

- La refondation du système de gouvernance Mairie Centrale – Mairies d’arrondissement, dans une logique de prise en compte mieux articulée des lois PLM et MAPTAM.

- L’articulation entre Mairie Centrale et Mairies d’Arrondissement, en faveur d’une plus grande proximité de l’action publique.

Les Mairies d’Arrondissement sont, en effet, les premières portes d’entrée des services municipaux et jouent un rôle d’opérateur de proximité que la nouvelle municipalité souhaite investir et valoriser.

- La construction d’une logique de relation multicanale avec les Lyonnais par un accueil physique et téléphonique, une gestion des courriers, le site internet et compte unique, … .

- Le lancement et l’accompagnement de démarches de démocratie locale et d’implication citoyenne, favorisant l’expression des habitants dans l’élaboration et la mise en œuvre des politiques publiques.

Cette ambition se concrétisera par la redynamisation des instances locales (conseils de quartier, conseils citoyens, conseils des enfants, des aînés…), et le développement plus large des démarches de consultations-concertations-coproductions avec les habitants-es.

La Délégation Générale Proximité et Relations aux Habitants (DGPRH), est composée des neuf Mairies d’Arrondissement, du service des Mairies d’Arrondissement, de Lyon en Direct, de la Mission Démocratie Ouverte et de la Mission Gestion de la Relation Usagers.

Le service des Mairies d’Arrondissement comprend 17 agents-es, et a un rôle de soutien, de ressource, de conseil et d’expertise auprès des Mairies d’Arrondissement, ainsi qu’une mission de centralisation de l’organisation des élections.

Missions : Sous la double autorité du/de la responsable de l’équipe des volants du service des mairies d’arrondissement et d’un/une responsable sur site d'affectation, vous exercez vos missions au sein d'une mairie.

Activités principales :

1. Accueil des usagers :
• assurer un accueil personnalisé et évolutif adapté à chaque situation en gérant l’aspect multi-canal des demandes (guichet, téléphone, courriel …),
• informer et expliquer aux usagers les règles relatives à une prestation ou à un équipement,
• repérer les comportements à risque et savoir réguler les conflits et les situations de stress,
• délivrer des renseignements, des formulaires, des documents administratifs.

2. Traitement de dossiers et délivrance de prestations au guichet en application des procédures réglementaires strictes, actualisées régulièrement.

3. Suivi de procédures et traitement de prestations dématérialisées ou en back office :
• suivre des procédures complexes, juridiques et sur la durée (dossier de mariage, élections, logement, comptabilité …),
• effectuer le suivi statistique, l’enregistrement, l’archivage des documents administratifs,
• répondre de manière autonome à l’usager par courrier ou courriel.

4. Participation à la veille informationnelle :
• recueillir et vérifier la validité des informations,
• élaborer des préconisations/solutions/réponses techniques et réglementaires,
• participer à un réseau d’échange professionnel.

Activités spécifiques :

- Référent-e thématique
• Réalisation d’opérations financières (régie, mandat, titre …)
• Renfort de courte durée possible dans une mairie ou pour une activité précise (tests informatiques, soutien lors des scrutins électoraux…)
• Apposition des mentions aux archives municipales

Profil recherché :

- Expérience appréciée sur un poste d’agent d’accueil idéalement au sein d’un établissement public

Connaissances - Maitrise et Savoir-Faire
• Règles d’accueil des publics
• Langue française, écrite comme orale (orthographe, syntaxe, grammaire)
• Aspects réglementaires dans les domaines de l’Etat Civil, titres d’identité
• Pack Office et internet
• Aptitude à utiliser des outils informatiques métiers (cityweb, esirius, selligent…)
• Adaptabilité à des procédures répétitives, réglementaires avec des volumes importants
• Techniques d'accueil et règles de communication

Qualités requises
• Polyvalence
• Organisation, rigueur et méthode
• Discrétion et sens de la confidentialité
• Maitrise de soi et résistance au stress

Conditions spécifiques d'exercice :

- Affectation dans l'une des 9 mairies d’arrondissement. Une rotation des agents-es volants-es est prévue au moins 2 fois par an.

• Horaires modulables selon la mairie d’affectation
• Assurer un samedi matin sur 2 ou sur 3
• Permanence possible un soir par semaine

Lieu de travail : Lyon (les 9 mairies d'arrondissement)

Horaires : 37h30 hebdomadaires + 15 jours RTT

Niveau d'étude : Niveaux 1-2 - pas de diplôme - savoirs de base

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 0-2 ans

Avantages liés au poste :

Niveau du poste : CG2