Agent-e d'accueil officier d'état civil volant - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 7/9/2020

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Permanent

Délégation: Service aux publics et sécurité

Direction: Mairies d'arrondissement

Nombre de poste(s): 1

Référence: SMA-015500

Date de début: 01/09/2020

Date de fin: 09/08/2020

Date limite de dépôt de candidatures: 

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Adjoints administratifs

Grade(s): Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie: Catégorie C

 Contexte:

Métropole européenne au cœur d'une agglomération de plus d'un million d'habitants la Ville de Lyon emploie 7500 agents au service d'un territoire en pleine expansion (800 millions d'euros de budget annuel).

La Délégation Générale au Service au Public et à la Sécurité (DGSPS), composée de 1 200 agents, comprend 8 directions - la Police Municipale, la Régulation Urbaine, la Sécurité Prévention, les Cimetières, l’Écologie Urbaine, le Cadre de Vie, Lyon en Direct, le Secrétariat Général - et 9 mairies d’arrondissement.

Rattaché au Secrétariat Général, qui pilote un certain nombre de fonctions support pour les directions de la délégation, le service des mairies d’arrondissement comprend 21 agents. Il a un rôle de soutien, de ressource, de conseil et d’expertise, ainsi qu’une mission de centralisation de l’organisation des élections.

 Missions:

Sous l’autorité du/de la responsable de l’équipe des volants/es du service des mairies d’arrondissement et d’un/une responsable en mairie, vous êtes affecté-e à une mairie ayant besoin d’un renfort.

Une rotation des agents-es volants-es est prévue au moins 2 fois par an.

Vous avez pour mission d’assurer un service public de proximité et d’apporter une réponse aux sollicitations des habitants dans les domaines de compétences de la Ville de Lyon (services centraux comme mairies d’arrondissement).

 Activités principales:

1. Accueil des usagers :
- assurer un accueil personnalisé et évolutif adapté à chaque situation en gérant l’aspect multi-canal des demandes (guichet, téléphone, courriel …) ;
- informer et expliquer aux usagers les règles relatives à une prestation ou à un équipement ;
- repérer les comportements à risque et savoir réguler les conflits et les situations de stress ;
- délivrer des renseignements, des formulaires, des documents administratifs.

2. Traitement de dossiers et délivrance de prestations au guichet :
- appliquer des procédures réglementaires strictes à actualiser régulièrement ;
- assurer une prestation face au public (recueil, délivrance, classement…) ;
- gérer son temps, son mode relationnel pour une prestation de qualité face à l’usager.

3. Suivi de procédures et traitement de prestations dématérialisées ou en back office :
- suivre des procédures complexes, juridiques et sur la durée (dossier de mariage, élections, logement, comptabilité …) ;
- s’adapter à des procédures répétitives, réglementaires avec des volumes importants ;
- effectuer le suivi statistique, l’enregistrement, l’archivage des documents administratifs ;
- répondre de manière autonome à l’usager par courrier ou courriel.

4. Participation à la veille informationnelle :
- recueillir et vérifier la validité des informations ;
- élaborer des préconisations/solutions/réponses techniques et réglementaires ;
- participer à un réseau d’échange professionnel.

 Activités spécifiques:

- fonction de référent-e thématique ;
- réalisation d’opérations financières (régie, mandat, titre …) ;
- renfort de courte durée possible dans une mairie ou pour une activité précise (tests informatiques, soutien lors des scrutins électoraux…) ;
- apposition des mentions aux archives municipales.

 Profil recherché:

Connaissances
- Maîtrise des règles d’accueil des publics
- Maîtrise de la langue française, écrite comme orale (orthographe, syntaxe, grammaire)
- Connaissance des principaux aspects réglementaires dans les domaines de l’état civil, titres d’identité

Savoir-faire
- Expérience appréciée sur un poste d’agent-e d’accueil idéalement au sein d’un établissement public
- Techniques d'accueil et règles de communication
- Capacité d’organisation et de gestion du temps
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et internet
- Aptitude à utiliser des outils informatiques métiers (cityweb, esirius, selligent…)

Qualités requises
- Polyvalence
- Capacité d’adaptation
- Rigueur et méthode
- Sens de la confidentialité,
- Sensibilité à la qualité de l’accueil des usagers

 Conditions spécifiques d'exercice:

- Lieu de travail selon affectation : une des 9 mairies d’arrondissement et leurs annexes, le service des mairies d’arrondissement
- Horaires modulables selon la mairie d’affectation
- Assurer un samedi matin sur 2 ou sur 3
- Permanence possible un soir par semaine

 Lieu de travail:

Lyon (les 9 mairies d'arrondissement)

 Horaires:

37h30 hebdomadaires + 15 jours RTT

Informations complémentaires :

Niveau d'étude :Niveaux 1-2 - pas de diplôme - savoirs de base

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 0-2 ans

Avantages liés au poste : 

Niveau du poste : CG2