Agent-e de gestion administrative – Assemblées - Commissions - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 5/11/2022

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre : Emploi Permanent

Délégation : Secrétariat Général de la Ville

Direction : Assemblées

Référence : ASS-019813

Date de début : 01/06/2022

Date limite de dépôt de candidatures : 16/06/2022

Filière : Administrative 

Cadre d'emplois : Adjoints administratifs

Grade(s) : Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie : Catégorie C

Contexte :

Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels. Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’Equipe municipale veut faire de Lyon une Ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants.

Pour accompagner ce projet, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une Administration municipale forte de près de 8 500 agents présents au quotidien auprès des Lyonnaises et des Lyonnais.

Au sein de la 3e Ville de France, le Secrétariat Général, délégation transversale attentive à la réalisation des priorités du plan de mandat, répond à deux grandes missions :

  • Veiller à la coordination des sphères politiques et techniques et faciliter les coopérations avec la Métropole de Lyon ;
  • Accompagner la transformation des modes de faire l’action publique, en visant toujours plus loin pour adapter les politiques municipales aux défis de demain. 

La Direction des Assemblées est rattachée au Secrétariat Général.
En lien étroit avec la Direction Générale et le Cabinet du Maire, elle coordonne et sécurise la préparation et le déroulement des Conseils Municipaux, commissions municipales et Conseils d’arrondissement.
Elle établit les arrêtés de délégations du Maire, et les désignations des élus dans les organismes internes et externes.
Elle assure la télétransmission des actes en préfecture, leur affichage et leur publication. Elle met en œuvre le statut de l’élu (déplacements, formations, moyens des groupes politiques, indemnités).
Le Pôle Assemblées comprend l’unité Processus Délibératif et l’unité Commissions.
Au sein de l’unité Commissions, et sous l’autorité du responsable du Pôle Assemblées, l’agent de gestion administrative assure les missions suivantes :
Le Pôle Assemblées comprend l’unité Processus Délibératif et l’unité Commissions.


Missions : Au sein de l’unité Commissions, et sous l’autorité du responsable du Pôle Assemblées, l’agent de gestion administrative assure les missions suivantes :

• Assurer la coordination et l’animation du réseau des référents des commissions.
• Harmoniser les processus de déroulement des commissions et les outils afférents.
• Contrôler et assurer la publication des actes émis par les directions de la Ville de Lyon
• Contrôler et mettre en forme les publications officielles.
• Apporter un appui administratif au service en charge du Conseil Municipal et du processus délibératif.
• Gérer les désignations d’élus dans les organismes internes et externes.
• Assurer le secrétariat du Comité de déontologie.

Entre mai et décembre 2022, jusqu’au déploiement du nouvel outil Airdélib qui permettra l’automatisation de l’activité, les missions de ce poste seront prioritairement consacrées à la publication des actes émis par les directions de la Ville.

Activités principales :

- Convocation des commissions permanentes précédant le Conseil municipal, vérification des pièces et mise en ligne sur l’espace dédié aux élus.
• Validation des ordres du jour des commissions en binôme avec l’équipe chargée du processus délibératif.
• Participation aux commissions, conseil aux référents et relevé des données significatives (votes, prises de positions, …).
• Participation aux réunions du réseau des référents de commissions animé par le-la Responsable du pôle Assemblées.
• Contribution à la diffusion de la doctrine de fonctionnement et de déroulement des commissions et veille à la bonne utilisation des modèles communs.
• Publication, sur l’espace grand public du site internet de la Ville, des arrêtés et décisions produits par les services, dans un document unique appelé recueil des actes administratifs. Vérification de la complétude des documents et alerte en cas de soupçon d’erreur ou en cas d’incompréhension.
• Participation aux travaux d’harmonisation et de modélisation des actes.
• Secrétariat du nouveau Comité de déontologie dans le respect du règlement intérieur de cette instance.
• Contribution à l’activité de saisine des désignations d’élus dans les organismes, en lien avec le-la chargé-e de mission dédiée à cette mission : rédaction d’arrêté / de délibération de désignation et saisie des données dans le logiciel de gestion du statut et des délégations des élus (Eudonet).
Cette activité deviendra prioritaire à chaque campagne de renouvellement des élus dans les organismes (renouvellement de mandat, changement de maire et d’adjoints, …).
Le développement d’une aptitude à la compréhension des statuts régissant ces organismes est attendu.
• Participation aux travaux menés par la direction dans le cadre de la désignation des élus, de l’utilisation de l’outil Eudonet.

Activités spécifiques :

- Garantie d’une continuité avec le Service en charge du Conseil municipal et du processus délibératif sur l’ensemble de ses missions : entretien d’une bonne connaissance des missions et d’une capacité à prendre le relais en cas de besoin.
• Contribution à la relecture des délibérations et à la vérification des pièces dans les périodes d’activité intense.
• Participation aux projets menés par la direction.
• Tenue à jour des données statistiques.
• Organisation, le cas échéant, de commissions générales, de missions information évaluation ou de toute autre instance ponctuellement créée sur la base du règlement intérieur du Conseil municipal ou du Comité de déontologie.

Profil recherché :

Connaissances techniques :
• Techniques de rédaction des délibérations, arrêtés, décisions
• Aptitude à l’utilisation d’applications métier : Air délib et Eudonet notamment
• Maîtrise des outils bureautiques word, excel, power-point
• Connaissance du phasage du processus délibératif
• Notions sur le statut de Paris-Lyon-Marseille

Savoir-faire :
• Bonne qualité d’orthographe / grammaire indispensable
• Reporting avec la hiérarchie, partage d’informations avec le collectif de travail

Savoir-être :
• Neutralité, respect de la confidentialité
• Disponibilité, réactivité,
• Discernement, diplomatie
• Aptitude à gérer les urgences et les situations stressantes


Conditions spécifiques d'exercice :

- Attribution d'une prime "Conseil Municipal"

Lieu de travail : Hôtel de Ville – 69001 LYON

Horaires : 38h45 hebdomadaires + 22 RTT

Niveau d'étude :

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 2-5 ans

Avantages liés au poste :

Niveau du poste : CG2