Agent-e de Gestion Administrative Volant-e - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 6/10/2021

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre : Emploi Permanent

Délégation : Délégation Générale aux Ressources Humaines et au Dialogue Social

Direction : Emploi et compétences

Référence : DEC-017126

Date de début : 01/06/2021

Date limite de dépôt de candidatures : 13/07/2021

Filière : Administrative 

Cadre d'emplois : Adjoints administratifs

Grade(s) : Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie : Catégorie C

Contexte :

Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.

Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants.

Pour accompagner ce projet, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents présents au quotidien auprès des lyonnaises et des lyonnais.

La Direction Emploi et Compétences (DEC), est l’une des 5 directions du Secrétariat Général aux Ressources Humaines (SGRH).
Elle construit et met en œuvre les politiques recrutement, mobilité, insertion et formation de la collectivité.

Elle accompagne les directions dans la définition de leurs besoins en compétences à court et moyen termes en veillant à l’application des politiques de lutte contre les discriminations, d’égalité femmes/hommes, de maintien dans l’emploi et de l’employabilité.

Elle propose des parcours professionnels adaptés aux besoins de la collectivité et aux capacités des agents.

Elle compte 48 postes répartis au sein des services : gestion prospective des effectifs et des emplois, emploi et parcours professionnels et mission management.

L’équipe volante est rattachée au Service Emploi et Parcours Professionnels (SEEP).

Missions : Sous l'autorité de la responsable de l'équipe volante administrative, votre mission est d'intervenir dans les différents services de la Ville de Lyon, ou auprès des élu-es, afin de remplacer les agents permanents absents et/ou de renforcer les Services. Vous êtes amené-e à assurer des missions dans le domaine des ressources humaines, des finances, des marchés publics, de secrétariat de direction ou des fonctions d’accueil ou travaux de guichet.

Ces missions diverses et multiples seront précisées en fonction du lieu d’affectation.

Activités principales :

1. Gestion d’un secrétariat :
• prendre des rendez-vous en fonction des priorités et échéances,
• préparer les documents supports ou ordres du jour,
• prendre des notes et établir des comptes-rendus,
• gérer les réservations de salle de réunions,
• commander et gérer des stocks de fournitures.

2. Participation à la gestion des ressources humaines :
• suivre les plannings, congés et absences du personnel,
• codage et contrôle des données sous le logiciel Astre RH (gestion du personnel),
• produire des actes administratifs et en assurer le suivi.

3. Exécution des opérations comptables :
• assurer le suivi des différentes opérations comptables, de l’engagement au mandatement ou au titrement,
• établir et traiter les différentes écritures (factures, bons de commandes, devis…),
• réaliser les opérations comptables de fin d’exercice (rattachement, clôture de comptes),
• vérifier les opérations effectuées.

4. Accueil des usagers :
• recevoir, identifier, filtrer et orienter les demandes,
• adapter son mode relationnel au public concerné et à la situation,
• informer et expliquer aux usagers les modalités de prise en charge et les règles relatives à la gestion de leur demande.

5. Traitement des dossiers et application des procédures :
• appliquer des procédures administratives ,
• rechercher, diffuser et transmettre des informations et documents administratifs,
• vérifier la validité des informations traitées ou la conformité des procédures administratives.

6. Suivi et mise en forme des dossiers administratifs :
• réaliser le suivi des dossiers,
• réaliser la saisie de documents,
• mettre en forme des dossiers ou courriers et les présenter.

7. Tri, classement et archivage de documents :
• réceptionner, trier et traiter le courrier,
• trier, classer et archiver des documents.

8. Suivi d'activité :
• tenir à jour des tableaux et rapports de suivi d'activité,
• rendre-compte à la hiérarchie.

Activités spécifiques :

Profil recherché :

Connaissances
• Logiciels bureautiques
• Techniques de recherches documentaires
• Connaissance de l'organisation administrative de la collectivité
• Connaissance des procédures administratives
• Notions d'organisation et de gestion du temps
• Connaissance des procédures administratives et de la règlementation statutaire
• Connaissance des bases de la comptabilité publique

Savoir-faire
• Progiciels spécialisés – Astre GF- Astre RH - Webi
• Techniques d'expression orale et écrite
• Techniques de secrétariat

Qualités requises
• Capacité d’adaptation
• Organisation et polyvalence
• Rigueur et méthode
• Sens du travail en équipe
• Discrétion professionnelle
• Qualités relationnelles

Conditions spécifiques d'exercice :

Lieu de travail : En fonction du/des services d'affectation

Horaires : 37h30 hebdomadaires + 15 jours RTT

Niveau d'étude : Niveaux 1-2 - pas de diplôme - savoirs de base

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 

Avantages liés au poste : Prime de sujétion

Niveau du poste : CG2