Agent-e de Gestion Administrative - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 7/15/2021

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre : Emploi Permanent

Délégation : Délégation Générale Service aux publics et sécurité

Direction : Ecologie urbaine

Référence : DEU-017866

Date de début : 01/08/2021

Date limite de dépôt de candidatures : 19/08/2021

Filière : Administrative 

Cadre d'emplois : Adjoints administratifs

Grade(s) : Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie : Catégorie C

Contexte :

Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.

Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants.

Pour accompagner ce projet, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents présents au quotidien auprès des lyonnaises et des lyonnais.

La Délégation Générale au Service au Public et à la Sécurité (DGSPS), assure des missions de relations avec les citoyens, de proximité avec le public, de protections sanitaire, environnementale, civile, de tranquillité publique et d’assistance à la population.

La DGSPS est composée de 6 directions (Police Municipale, Régulation Urbaine, Sécurité et Prévention, Santé, Cimetières, Cadre de Vie) et d’un Secrétariat Général.
Ce dernier gère un budget de 14 millions d’euros de fonctionnement et exerce des fonctions ressources pour l’ensemble de ces entités.

La Direction de la Santé est une structure opérationnelle qui exerce les activités du Service Communal d’Hygiène et de Santé (SCHS) en application des codes de la santé publique et de l’environnement notamment, tout en veillant à la sécurité sanitaire des habitants-es en promouvant la santé et en mettant en place des outils innovants de suivi de la qualité de l’environnement.

Les champs d’action et les techniques mises en œuvre sont nombreux et variés et concernent la lutte contre l’habitat indigne et insalubre, la prévention du saturnisme infantile, la prévention des intoxications oxycarbonées et les nuisances sonores, la gestion des animaux urbains, la lutte anti-vectorielle, la sécurité sanitaire de l’alimentation, les xylophages, l’assainissement, le contrôle des eaux, les avis sanitaires sur les autorisations d’urbanisme, le contrôle environnemental des rayonnements ionisants et non ionisants, les nuisances industrielles, la qualité de l’air, les sites et sols pollués, l’épidémiologie et la prévention des maladies transmissibles, les maladies à déclaration obligatoire, la promotion de la santé , les ateliers Santé –Ville, la gestion du parc des défibrillateurs.

Elle exerce ses prérogatives dans le cadre de la police sanitaire spéciale et du contrôle administratif et technique des règles d’hygiène pour le compte de l’État et de la Police Administrative Générale du Maire.

Cette direction est amenée à piloter des projets transversaux en lien avec les directions de la Ville de Lyon et des partenaires extérieurs.

Missions : Sous l’autorité du/de la responsable du service Ressources et Actions de Santé et du gestionnaire administratif, vous êtes chargé-e de l’accueil et du secrétariat de l’ensemble des services de la direction.

Vous assurez également les missions d’antenne de gestion, de gestion des fournitures et du contrôle d’accès.

Activités principales :

1. Accueil des usagers :
• Identifier la demande de l’usager, l’orienter et l’accompagner dans ses démarches
• Recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques
• Identifier le caractère d’urgence des informations à transmettre
• Donner une information de deuxième niveau aux usagers en lien avec les services
• Gérer les saisines et formulaires en lignes (kiosque)
• Gérer le planning de réservation de la Salle Gailleton
• Secrétariat et accueil des commissions techniques portées par la direction (téléphonie mobile)
• Gestion des demandes Selligent

2. Instruction des dossiers et application des procédures :
• Préparer des documents de suivi des décisions administratives (garde sociale, permis chiens dangereux et facturation)
• Rédiger et saisir des documents administratifs
• Rechercher et diffuser des informations et des documents
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers et courriels
• Veiller à la conformité des procédures administratives

3. Enregistrement et suivi des demandes dans le logiciel métier :
• Créer et analyser les demandes entrantes
• Participer au processus de réponse (délais, envois etc...)
• Elaboration de statistiques de suivi d’activité

4. Réception, tri, classement et archivage de documents

Activités spécifiques :

5. Antenne de gestion Ressources Humaines (RH) :
• Déclaration accident de travail/trajets
• Distribution bons de valeur
• Gestion des transports
• Réponses aux sollicitations de 1er niveau

6. Gestion des approvisionnements et des stocks (gestion des stocks, réception et contrôle des commandes, anticipation des besoins, suivi de la commande)

7. Gestion et affichage d’informations

8. Soutien informatique :
• Mettre à disposition les outils bureautiques et audiovisuels en état de fonctionnement pour la Salle Gailleton
• Etre référent-e applicatif afin de générer les évolutions nécessaires au logiciel

Profil recherché :

Connaissances
• Logiciels bureautiques
• Connaissance de l’organisation administrative de la collectivité
• Vocabulaire professionnel du service
• Techniques de secrétariat
• Techniques de gestion des stocks et d’inventaire
• Connaissance des produits et matériels stockés
• Connaissance du service
• Techniques d’expression orale et écrite

Qualités
• Disponibilité, réactivité, polyvalence
• Écoute, diplomatie
• Capacité d’initiative et d’autonomie
• Rigueur et méthode dans le travail
• Adaptation à des problématiques variées

Conditions spécifiques d'exercice :

Lieu de travail : 60 rue de Sèze 69006 Lyon

Horaires : 37h30 hebdomadaires + 15 jours RTT

Niveau d'étude : Niveaux 1-2 - pas de diplôme - savoirs de base

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 2-5 ans

Avantages liés au poste :

Niveau du poste : CG2