Assistant de direction F/H - Direction de la Coordination institutionnelle - Lyon - VILLE DE LYON

Description de l'offre

Type d'offre : Emploi Permanent

Délégation : Secrétariat Général de la Ville

Direction : Coordination Institutionnelle

Référence : COOINST-022831

Date de début : 01/05/2024

Date limite de dépôt de candidatures : 14/12/2023

Filière : Administrative 

Cadre d'emplois : Rédacteurs

Grade(s) : Rédacteur, Rédacteur principal de 2ème classe, Rédacteur principal de 1ère classe

Catégorie : Catégorie B

Contexte :

Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants-es) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.

Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants-es.

Pour accompagner ce projet, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents-es présents-es au quotidien auprès des Lyonnaises et des Lyonnais.

La Direction de la Coordination Institutionnelle pilote, de manière directe ou de manière fonctionnelle, les ressources qui interviennent en soutien de l’activité de l’Exécutif municipal et du Cabinet du Maire.

#LI-DNI

Missions : L’assistant.e de direction apporte une aide en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information et d’accueil auprès de :
• L’adjoint délégué à l’urbanisme et de l’aménagement
• La conseillère municipale déléguée en charge de l’habitat et du logement

Il/elle assure le traitement, le classement et le suivi des dossiers et projets.

Activités principales :

Organisation de la vie professionnelle du responsable hiérarchique :
• Etablir une relation de confiance avec les élus
• Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
• Mettre à jour l’agenda de manière réactive
• Prioriser et rappeler des informations importantes
• Organiser les déplacements
• Gérer administrativement la mise en place des astreintes des 2 élus
• Gérer les représentations du Maire et des invitations
• Suivre des dossiers spécifiques des élus
• Appui en communication (lien avec la communication interne/externe et le service presse, gestion des réseaux sociaux)
• Veille documentaire et prospective

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
• Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
• Trier, classer et archiver des documents papiers et numériques
• Gérer les courriers et courriels
• Anticipation de l’archivage et organisation de l’archivage de fin de mandat, en lien avec les services des Archives municipales

Accueil physique et téléphonique :
• Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels

Organisation et planification des réunions (et commissions spécialisées) :
• Appui sur les réunions (compte-rendu, suivi des actions…)
• Rédiger les ordres du jour
• Respecter les délais de transmission des documents
• Organiser et préparer les réunions (logistique, …)
• Préparer et suivre les dossiers
• Participer aux réunions et prendre des notes

Activités spécifiques et/ou secondaires :

Gestion comptable :
• Suivre les budgets (Direction des Assemblées)

Suivi des dossiers, en lien avec les chargés de mission thématiques :
• pilotage direct de certains dossiers
• participation à la veille thématique

Profil recherché :

Connaissances techniques
• Maîtrise du fonctionnement des institutions publiques et de l’environnement territorial
• Connaissance du domaine/contexte de la délégation (dispositions réglementaires, partenaires, vision politique et stratégique des dossiers, etc…)
• Techniques d’expression orale et écrite et techniques de secrétariat
• Connaissance du fonctionnement, des compétences et du rôle des autres collectivités
• Notion d’organisation et de gestion du temps

Savoir-faire
• Expérience sur un poste d’assistanat auprès d’un.e élu.e ou d’un.e directeur.trice appréciée
• Maitrise des outils bureautiques (pack office) et d’internet
• Rédiger des documents administratifs : courriers, ordres du jour, comptes rendus de réunions…

Qualités
• Rigueur
• Sens de l’organisation
• Anticipation
• Réactivité (capacité à gérer l’imprévu)
• Discrétion professionnelle

Une bonne connaissance des sujets se rapportant aux délégations des élus serait un plus.

Informations complémentaires : 

- Disponibilité : horaires adaptables en fonction des demandes et contraintes
• Télétravail possible selon les règles en vigueur et les nécessités de service

Poste ouvert aux fonctionnaires ou non fonctionnaires en référence à l’article L332-8 2° du Code Général de la Fonction Publique (CDD de 3 ans renouvelable 1 fois avec possibilité de CDI à l’issue des 6 ans).

Lieu de travail : Mairie de Lyon - 1 place de la Comédie - 69001 Lyon

Horaires : Base de 38h ou 38h45 hebdomadaires

Niveau d'étude : Niveau 4 - BACCALAUREAT

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 2-5 ans

Avantages liés au poste :

Niveau du poste : BG3