Assistant.e administrative - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 1/23/2023

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre : Emploi Permanent


Délégation : Délégation Générale Jeunesse Education Enfance Sports et Inclusion


Direction : Enfance


Référence : DENF-021325


Date de début : 01/03/2023


Date limite de dépôt de candidatures : 25/02/2023


Filière : Administrative 


Cadre d'emplois : Adjoints administratifs


Grade(s) : Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe


Catégorie : Catégorie C


Contexte :


Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants-es) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.


Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants-es.


Pour accompagner ce projet, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents-es présents-es au quotidien auprès des Lyonnaises et des Lyonnais.


La Délégation Générale Jeunesse à l'Education à l'Enfance aux Sports et à l'Inclusion (DGJEESI) est composée de 4 directions, d’un secrétariat général, de deux missions transversales et est chargée du suivi du CCAS, totalisant environ 4 200 agents-es exerçant des missions de services aux publics, au plus près des enfants, des familles et des plus vulnérables de nos concitoyens.


Deuxième plus grande direction de la Ville de Lyon, la Direction de l'Enfance met en œuvre la politique Petite Enfance « la ville à hauteur d’enfants » à travers la gestion des dispositifs petite enfance, et participe activement à l'animation du territoire.


Elle gère notamment en direct 53 établissements municipaux, et assure le suivi de 124 équipements associatifs subventionnés, dans le cadre d’une offre d’accueil collectif et familial de près de 5 000 places.


Avec plus de 900 agents-es en son sein, elle est organisée autour de 2 pôles, chacun s’attachant à répondre, sur son champ d’action, aux attentes sociétales, à l’amélioration continue de la qualité d’accueil, mais aussi aux enjeux socio-économiques et à la valorisation des professionnels engagés sur ces actions.


C’est au sein du Pôle Ressources de la DPE que le Service au Public s’attache à assurer le suivi administratif et financier des structures associatives et municipales. Il accompagne les projets associatifs dans le cadre de la Convention Territoriale Globale conclue avec la Caisse d’Allocations Familiales pour s’inscrire dans la politique Petite Enfance portée par la Ville de Lyon.

Il est composé de 2 unités que sont l’« Unité Municipale », et l’« Unité Partenariat/Associatif ».


Missions : Placé.e sous la responsabilité directe de la Responsable de l’Unité Municipale vous l’assistez au quotidien, afin de faciliter le secrétariat du service et le suivi administratif des dossiers d’admission des enfants, des facturations et du processus d’encaissement et de recouvrement des recettes.


Vous contrôlez et suivez l’activité des équipements et vous assurez le reporting pour le compte de la Caisse d’Allocations Familiales et de la Direction Petite Enfance.


En lien avec les trois agentes administratives de l’équipe vous assurez le suivi administratif des établissements municipaux par territoires et la facturation aux familles. Vous formez à cet effet un binôme pour pouvoir assurer la continuité de service.


Vous êtes également amené.e à accompagner les directeurs.trices des établissements municipaux d’accueil de jeunes enfants dans leurs missions de gestion administrative en distanciel ou sur site.


Sous l’autorité de la responsable de l’Unité Municipale, vous accompagnez les projets de la politique Petite Enfance en assurant le suivi des dossiers administratifs et financiers conclus avec la CAF (notamment les dossiers d’investissement) en lien avec les services de la Direction.


Enfin, vous assistez les coordinatrices territoriales pour la gestion de dossiers, le suivi des taux d’occupation et de facturation et statistiques sociologiques




Activités principales :


Assistance administrative auprès de la Responsable de l’Unité Municipale

• Assurer le secrétariat transversal du service

• Suivi des dossiers d’investissement en lien avec les services partenaires

• Travaux de reporting et d’extraction de données


Interlocuteur.e directe des directeurs.trices des structures et des familles :

• Bien connaitre les équipements municipaux de Petite Enfance et leur fonctionnement.

• Soutenir et accompagner les directeurs.trices dans leurs missions administratives : renseignements sur les procédures, sur l’outil métier Axelnet…aide ponctuelle à différentes tâches administratives sur sites ou à distance

• Accueillir des familles, répondre aux usagers…

• Mandataire agent de guichet, vous pouvez être amené ponctuellement à procéder à la réception des participations parentales contre reçu.


Suivi administratif des dossiers des enfants admis en établissement municipal en lien avec les directrices et le régisseur de recettes

• Réceptionner et vérifier les fiches d’admission, calendriers de réservation et pièces afférentes

• Vérifier dans le logiciel métier Axelnet la bonne saisie des informations

• Facturer aux familles et opérations associées et suivre les impayés

• S’assurer du respect des délais pour la facturation des familles et la remontée des informations

• Mettre à jour les données personnelles et financières des familles

• Contacts avec les usagers des crèches municipales : contestations de factures, réclamations…

• Classer et archiver des dossiers.


Suivi administratif des équipements municipaux de petite Enfance sur son secteur

• Tenir à jour l’information générale et les dossiers administratifs des familles dans le respect du RGPD.

• Rédiger des courriers aux familles et concevoir des affiches d’information à destination de parents.

• Concevoir et alimenter des outils de suivi sur tableur Excel pour mesurer l’activité et suivre les taux d’occupation des crèches

• Suivre les commissions d’admission : en lien avec les Point d’Accueil et d’Informations Petite Enfance de la Ville vous établissez les statistiques des résultats de Commissions

• Vous gérer en autonomie la commission d’admission des places du mois d’aout (des pré-inscriptions jusqu’au bilan qualitatif et quantitatif de l’accueil)

• Vous gérez les délégations de signatures des directeurs.trices de crèche

• Vous gérez les admissions sur des places d’urgence

• Traiter les déclarations d’accidents

• Réaliser les états récapitulatifs de présence des enfants accueillis en structures municipales à adresser à la CAF.


Activités spécifiques :


Missions transversales :

Au sein de l’unité de gestion municipale et en lien avec l’unité associative :

• Participer à une coordination régulière sur les outils et méthodes de travail

• Participer à des tâches ponctuelles mutualisées en cas de pic d’activité.

• Intérim

Au sein de la direction vous êtes le référent des archives en lien avec le service central.




Profil recherché :


SAVOIR-FAIRE

• Capacité à organiser son travail et à anticiper.

• Rigueur

• Aptitude à tenir des délais.

• Capacité à renseigner les interlocuteurs du service ou usagers de façon précise.


CONNAISSANCES :

• Très bonne maîtrise des logiciels de bureautique (Excel, Power Point, Word essentiellement)

• Savoir faire des extractions statistiques

• Connaissance des logiciels métiers appréciée (Axelnet, Sphinx, Webi…)

• Intérêt pour le secteur de la petite enfance (activités, objectifs, …).


QUALITES :

• Qualités relationnelles et aptitude au travail en équipe

• Force de proposition et prise d’initiatives

• Adaptabilité, rapidité d’exécution

• Discrétion, polyvalence


Conditions spécifiques d'exercice :


Poste ouvert à partir du niveau V (CAP, BEP) et/ou expérience de 6 mois à 2 ans


Lieu de travail : Direction de l'Enfance, 198 avenue Jean Jaures, 69007 Lyon


Horaires : 38h semaine + 18 jours RTT ou 38H45 / semaine (22jours RTT)


Niveau d'étude :


Diplôme profession réglementée : 


Niveau d'expérience : 2-5 ans


Avantages liés au poste :


Niveau du poste : CG2