Assistant-e de direction - Lyon - VILLE DE LYON

Description de l'offre

Type d'offre : Emploi Permanent

Délégation : Délégation Générale Proximité et Relations aux Habitants

Direction : Mairie du 1er arrondissement

Référence : MA1-023223

Date de début : 01/01/2024

Date limite de dépôt de candidatures : 15/12/2023

Filière : Administrative 

Cadre d'emplois : Adjoints administratifs

Grade(s) : Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie : Catégorie C

Contexte :

Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants-es) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.

Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants-es.

Pour accompagner ce projet, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents-es présents-es au quotidien auprès des Lyonnaises et des Lyonnais.

La Délégation Générale Proximité et Relations aux Habitants (DGPRH) a été créée en 2021 et porte deux axes forts du plan de mandat 2020-2026: développer plus de proximité dans le service public municipal en s’appuyant sur les mairies d’arrondissement (projet « Lyon puissance 9 »), et renforcer la qualité du dialogue avec les usagers et citoyens, notamment par le biais de démarches participatives. La DGPRH est composée à la fois de services opérationnels accueillant le public comme les 9 mairies d’arrondissement et « Lyon en Direct », et de missions transverses ou support comme le Service des Mairies d’arrondissement, la Mission Démocratie Ouverte et la Mission Gestion de la relation à l’Usager.

Le 1er Arrondissement compte une population d’environ 30 000 habitants-es.
La mairie du 1er est composée de 24 agents-es dont la mission première est de développer et faciliter les démarches de service aux habitants-es.

Un accueil physique personnalisé est ainsi proposé aux lyonnais-es 6 jours sur 7.

Les prestations proposées recouvrent 3 grands thèmes :
• l’identité et la citoyenneté (titres d’identités, élections, état civil, recensement, stationnement),
• la famille (petite enfance, scolaire, logement social, seniors),
• la vie locale (conseil de quartier, vie associative, espace public, urbanisme).

L’organisation est scindée en 3 unités : démarches administratives, accueil et services aux habitants-es, unité urbaine.

Missions : Sous l’autorité du Directeur-trice Général-e des Services (DGS), vous apportez un appui au directeur-trice dans l’organisation de sa vie professionnelle : secrétariat, gestion d’un fonds documentaire, appui à la conduite de projets.

En lien avec la direction des assemblées, vous êtes le-la garant-e de l’organisation et du bon déroulement des assemblées locales : Conseils d’Arrondissement et Commissions d’Initiative et de Consultation d’Arrondissement (CICA) et Commission Mixte.

En l’absence du titulaire du poste, vous assurez une continuité de service sur la comptabilité et êtes régisseur-sseuse à titre principale d’une régie de dépenses et de recettes. De manière annexe vous êtes identifié-e comme l’Assistant-e Informatique de Proximité de la Mairie et la référente en matière d’archivage.

Activités principales :

1. Organisation de la vie professionnelle du responsable hiérarchique:
• Accueillir les usagers et acteurs locaux
•Gestion des rendez-vous
• Instruire les courriers et sollicitations du DGS
• Assurer le lien avec les élus et les services
• Rédiger les arrêtés de la mairie du 1er
• Apporter un appui sur les procédures de marchés publics
• Mettre en forme divers documents dont les délibérations du Conseil d’arrondissement
• Archiver les dossiers : courriers, délibérations, marchés publics, arrêtés

2. Appui à la conduite de projets en lien avec le-la DGS
• Suivre les réunions
• Rédiger et établir des comptes rendus de réunions
• Rédiger les cahiers des charges pour le développement de projets locaux
• Rechercher des informations (cadre réglementaire, analyse comparative avec d’autres collectivités…)

3.Organisation des assemblées
• Préparer le conseil d’arrondissement : convocation, logistique, saisie informatique, etc.
• Etre présent au conseil d’arrondissement : suivi des votes, accueil public et médias, etc.
• Gérer l’après-conseil : rédaction des procès-verbaux in-extenso, transmission à la direction des assemblées, etc.
• Organiser et suivre les CICA et la Commission Mixte : convocation, logistique, comptes-rendus, etc.

Activités spécifiques et/ou secondaires :

1. Participation à la gestion comptable
• Exécuter les opérations comptables : bons de commande, factures, mandats…
• Gérer les approvisionnements et stocks : fournitures, réceptions…
• Suivre la fonction achat : relations fournisseurs, devis, cahier des charges, marchés publics…
• Gérer les régies d’arrondissement en qualité de régisseur-euse suppléant-e : dons et secours, mariages, menues dépenses
• Apporter son appui à la préparation budgétaire : budget primitif, décisions modificatives, compte administratif…

2. Gestion comptable des régies d’arrondissement
• Assurer la gestion des régies d’arrondissement : dons et secours, mariages, menues dépenses…
• Effectuer le suivi en lien avec la trésorerie municipale
• Traiter et suivre les arrêtés de régie

3. Coordination des activités de la mairie
• Vous êtes support des services de la mairie en matière d’accueil du personnel, de communication interne, de lien avec les élu.es…
• Vous êtes force de proposition et travaillez en lien avec le service chargé d’évènementiel

Profil recherché :

CONNAISSANCES
Organisation administrative de la collectivité
Logiciels bureautiques (pack office) et professionnels (Gédélib, Astre Finances, Fast…)
Techniques de classement et d’archivage
Technique d’expression orale et écrite
Gestion du temps

QUALITES
Organisation
Réactivité
Écoute
Qualités relationnelles
Discrétion professionnelle

Conditions spécifiques d'exercice et / ou avantages du poste :

Permanence en mairie le samedi matin (environ un samedi sur cinq),
Réunions ponctuelles en soirée (conseils d’arrondissement, CICA…)

Lieu de travail : Mairie du 1er arrondissement – 2, place Sathonay 69001 LYON

Horaires : 38 hebdomadaire + 18 jours de RTT

Niveau d'étude : Niveau 3 - CAP BEP...

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 2-5 ans

Avantages liés au poste :

Niveau du poste : CG2