Responsable unité secrétariat - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 10/15/2019

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Permanent

Délégation: Délégation Générale à l'Urbanisme, à l'Immobilier et aux Travaux

Direction: Espaces verts

Nombre de poste(s): 1

Référence: DEV-009260

 

Date limite de dépôt de candidatures: 15/11/2019

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Rédacteurs

Grade(s): Rédacteur, Rédacteur principal de 2ème classe, Rédacteur principal de 1ère classe

Catégorie: Catégorie B

 Contexte:

Métropole européenne au coeur d’une agglomération de plus d’un million d’habitants, la Ville de Lyon emploie 7 500 agents au service d'un territoire en pleine expansion (800 millions d’euros de budget annuel).

La Direction des Espaces Verts, qui dépend de la Délégation Générale à l'Urbanisme, à l'Immobilier et aux Travaux (DGUIT) et forte d'environ 400 agents, comprend différents pôles nécessaires pour assurer ses missions : le jardin botanique, le Jardin Zoologique, le pôle Aménagement des Paysages Urbains, le pôle Gestion du Patrimoine Paysager, le pôle Administratif et Financier et le pôle Développement Durable.

Elle assure le réaménagement ou la création de nouveaux espaces paysagers et publics, et la gestion de 437 hectares répartis sur les 9 arrondissements de la Ville de Lyon.

 Missions:

Placé(e) sous la responsabilité du Directeur des Espaces Verts, vous serez chargé(e) d’assister à la fois le directeur dans ses missions quotidiennes mais aussi d’apporter votre aide au fonctionnement quotidien de la direction, ceci en menant notamment diverses missions transversales.
Vous encadrerez une chargée d’accueil et une assistante administrative.

 Activités principales:

1. Missions pour le compte du directeur :
- gestion agenda (organisation de réunions),
- préparation de dossiers thématiques,
- organisation des réunions de direction (diffusion des CR, diffusion des Ordres du jour, réservation et préparation de salle…),
- recevoir, filtrer et transmettre les appels téléphoniques et les mails,

2. Missions pour le compte de la Direction :
- réception gestion et répartition du courrier de la direction en lien avec l’agent d’accueil de la direction,
- gestion et suivi des parapheurs,
- réception des livraisons et répartition dans les pôles de la direction,
- accueil téléphonique de la Direction en lien avec l’agent d’accueil,
- suivi des réclamations riverains attribués aux différents pôles – s’assurer du respect des délais de réponses et relances éventuelles auprès des responsables de pôle.
- suivi des réservations du stationnement au sein du parc de la tête d’Or (réservations, annulations, facturation)
- suivi de l’activité de la direction :
o élaboration de documents de synthèse sur les participations aux congrès, formations, journées d’études de l’équipe de direction,
o recensement des différents indicateurs de performances de la direction et s’assurer du maintien à jour,
o participation à l’élaboration de rapports d’activité en lien avec les responsables de pôles et la référente communication,

- suivi des tableaux prévisionnels des congés de la direction
- gestion du petit matériel (bureautique, y compris commandes) – de la bibliothèque PAPU, des catalogues fournisseurs et des abonnements magazines (enregistrement, diffusion et archivage)

3. Missions pour le compte du cadre RH de proximité :
- suivi des missions de l’antenne de gestion RH de la Direction – encadrement fonctionnel,
- contrôle des codifications de paie,
- s’assurer de la bonne transmission des différents documents au Service RH de délégation (évaluation annuelle, tableaux d’avancement, ordres de mission…) et aux équipes de terrain.

4. Encadrement hiérarchique :
- coordonner l’activité de l’agent chargé d’accueil et de l’assistant (e) du Pôle Aménagement des paysages urbains Papu,
- expliquer les consignes et organiser leurs activités,
- suivre et contrôler l'activité des agents,
- organiser et animer des réunions d'équipe,
- favoriser la participation et l'expression des agents,
- diffuser l’information auprès des agents

 

 Profil recherché:

Connaissances :
- maitrise de l’outil informatique et bureautique (Word, Excel, Power Point…), prise de note, rédaction de compte-rendu et courriers « formels »
- intérêt pour l’aménagement urbain et connaissance de l’environnement d’un service opérationnel en charge de la conduite d’opérations d’aménagement.
- circuits des procédures administratives de la Ville de Lyon
- expérience souhaitée dans un poste similaire

Qualités requises :
- qualités relationnelles et travail en équipe
- rigueur et organisation
- discrétion, autonomie et esprit d’initiative
- identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
- estimer les limites de son intervention

 

 Lieu de travail:

Direction des Espaces Verts - entrée de la voûte Parc de la Tête d’Or 69006 Lyon

 Horaires:

37h30 hebdomadaires + 15 jours RTT

Informations complémentaires :

Niveau d'étude :Niveau 4 - BACCALAUREAT

Niveau d'expérience : 2-5 ans

Niveau du poste : BG3