Assistant-e de Direction - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 6/8/2021

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre : Emploi Permanent

Délégation : Secrétariat Général de la Ville

Direction : Commande publique

Référence : DCP-017504

Date de début : 01/07/2021

Date limite de dépôt de candidatures : 11/07/2021

Filière : Administrative 

Cadre d'emplois : Adjoints administratifs

Grade(s) : Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie : Catégorie C

Contexte :

Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.

Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants.

Pour accompagner ce projet, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents présents au quotidien auprès des lyonnaises et des lyonnais.

La Ville de Lyon lance environ 450 procédures par an pour environ 700 marchés.

Au sein de la Délégation Générale aux Ressources de la Ville de Lyon, la Direction de la Commande Publique (DCP - 38 personnes), a en charge la définition des règles générales de la commande publique, le conseil aux services et la mise en œuvre de procédures de passation des marchés (230 procédures / 300 marchés).

Elle a une vision globale de l’ensemble des achats (200 M€), afin d’optimiser les familles d’achat, et elle pilote la démarche achat des dossiers stratégiques.

Missions : Sous l’autorité du/de la responsable du pôle Ressources, il/elle est chargé-e des missions du secrétariat de direction et gère les moyens généraux indispensables au bon fonctionnement de la direction.

Il/Elle assure les actions RH de proximité pour sa direction.

Activités principales :

Assurer le secrétariat de direction :
• saisie informatique et dématérialisation des actes juridiques et suivi de leur notification ;
• être le/la correspondant-e « courrier » de la direction (gestion des courriers signalés, participation au réseau correspondant courrier etc.) dans le respect du système de management de la qualité de la direction ;
• prise de rendez-vous et organisation des réunions ;
• préparation de documents supports ;
• organisation de déplacements ;
• suivi d’activité (tenir à jour des tableaux et rapports de suivi d'activité, rendre-compte de son activité).

Gérer les moyens généraux de la direction :
• suivi du stock des fournitures de bureau nécessaires à l’activité de la direction et commande à l’UGAP si nécessaire ;
• gestion du bâtiment (relais avec la DGTB sur les problématiques liées au bâtiment, gestion des cartes de contrôle d’accès au bâtiment, ...) ;
• gestion des abonnements presse en lien avec les ressources documentaires ;
• référent-e sur les opérations d’archivage en lien avec les archives municipales et les agents-es de la DCP qui archivent eux-mêmes leurs propres dossiers. Il/elle assure la gestion les espaces de stockage de proximité.

Gérer les missions RH de proximité de la direction :
• gestion des absences (coder, contrôler, régulariser les absences ;
• gestion des abonnements transport, des dotations de tickets parking et TCL ;
• gestion des prestations sociales (distribuer les titres restaurants, les chèques cadeaux et rendre compte des valeurs non distribuées) ;
• gestion des ordres de missions et suivi des remboursements des frais de formation) ;
• prise en charge des nouveaux arrivants et des sortants (mettre à jour les annuaires, etc....)
• organisation matérielle des formations ou des séminaires ;
• suivi du plan de formation validé.

Activités spécifiques :

- Suppléer les chargés-ées d’accueil pour assurer l’accueil physique et téléphonique de la direction en cas de nécessité.

• Apporter sa connaissance métier pour contribuer à l’élaboration et à la mise à jour des fiches pratiques de procédures.

En tant que de besoin, participer à d’autres missions de la direction en appui des personnes les ayant en charge.

Profil recherché :

SAVOIR FAIRE
• Techniques de communication et de l’accueil
• Maîtrise des tableaux de bord

CONNAISSANCES
• Notions sur le fonctionnement des collectivités territoriales
• Connaissances informatiques, applications bureautiques (Word, Excel, Outlook), et applications métiers : idéalement Gédélib, Fast_ACTE, Astre RH

QUALITES
• Qualités relationnelles et rédactionnelles
• Réactivité et rapidité de traitement
• Sens du service
• Sens du travail en équipe
• Organisation, méthode et rigueur
• Discrétion et intégrité

Conditions spécifiques d'exercice :

poste télétravaillable dans le respect des règles internes et de la nécessité de continuité de service.

Lieu de travail : 10 quai Jean Moulin 69001 Lyon

Horaires : 37h30/semaine et 15 j RTT/an

Niveau d'étude : Niveau 3 - CAP BEP...

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 2-5 ans

Avantages liés au poste :

Niveau du poste : CG2