Assistant-e de direction - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 8/18/2019

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Permanent

Délégation: Culture

Direction: Théâtre des Célestins

Nombre de poste(s): 1

Référence: TCEL-013796

Date de début: 01/12/2019

Date de fin:

Date limite de dépôt de candidatures: 02/09/2019

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Adjoints administratifs

Grade(s): Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie: Catégorie C

 Contexte:

Le Théâtre des Célestins est une maison de création, de production et de diffusion de dimension nationale et internationale. Avec en moyenne par saison 100 000 spectateurs, 250 levers de rideau et près de 50 représentations en tournée en France et à l’étranger, les Célestins sont positionnés comme l’un des tout premiers théâtres de France. Désireuse de toujours diversifier les publics sans jamais renoncer à l’exigence artistique, l’équipe des Célestins, pilotée par une codirection, mène sans relâche un travail de démocratisation et de recherche de nouveaux publics.
Le Théâtre des Célestins, régie directe municipale de la Ville de Lyon, compte 3 services opérationnels : Le secrétariat général, la production, la technique et un service ressource : l’administration.

 Missions:

Rattaché(e) aux deux co-directeurs du théâtre, l’assistant(e) de direction leur apporte un soutien permanent en termes d’organisation personnelle, de secrétariat, d’information, d’accueil et de classement.
Il/elle assure un rôle central de recueil et de transmission des informations et de la vie au sein du théâtre.
Il/elle travaille en lien avec l’administrateur du théâtre au titre de ses mission ‘d’antenne de gestion’.

 Activités principales:

1.Organisation de la vie professionnelle des deux co directeurs du théâtre
- établir une relation de confiance avec ses responsables hiérarchiques
- organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
- organiser les déplacements
- prioriser et rappeler les informations importantes

2. Accueil des usagers, des personnels du théâtre, des professionnels du secteur
- adapter son mode relationnel au public concerné et à la situation
- informer et expliquer aux usagers les modalités de prise en charge et les règles relatives à un service ou à un équipement


3. Antenne de gestion (rattachement fonctionnel avec l’administrateur du théâtre)
- suivre les absences et reprises des agents (maladie, accident du travail, autorisations exceptionnelles, grève…)
- saisir en paie des éléments variables de rémunération
- suivi des contrats des vacataires et personnels horaires
- préparation des documents de liaison avec la DAC pour le recrutement des contractuels
- suivre le circuit des ordres de mission
- suivre l’exécution du plan de formation (inscriptions, attestations de stage)
- distribuer les chèques restaurant, titres de transport

4. Organisation et planification des réunions
- convier les participants
- gérer les réservations de salles de réunion
- organiser, préparer et participer à des réunions
- prendre des notes et établir des comptes-rendus
- rédiger les ordres du jour

5. Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- prendre des notes et mettre en forme tous types de documents
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- réceptionner, trier et traiter le courrier
- recueillir, classer et archiver des documents

6. Traitement administratif des dossiers
- recevoir, filtrer et réorienter les appels et les courriers des professionnels et de la Ville de Lyon
- respecter les délais de transmission de documents
- transmettre des informations et documents administratifs

7. Elaboration et transmission des plannings de permanence du théâtre

 Activités spécifiques:

 Profil recherché:

- connaissance de l’administration publique et de l’organisation administrative de la collectivité
- connaissance de l’environnement institutionnel culturel et des réseaux théâtraux
- notions essentielles sur le statut de la fonction publique territoriale et connaissances des procédures internes en matière de gestion RH
- logiciels bureautiques et logiciel RH de la ville de Lyon
- organisation et gestion du temps
- progiciels spécialisés (Office, logiciel RH)
- Bonnes capacités rédactionnelles : règles d’orthographe, syntaxe et grammaire
- représenter la collectivité auprès des partenaires
- maîtrise de l’anglais et d’une deuxième langue étrangère

Savoir-faire :
- Prioriser et organiser son travail pour répondre à la polyvalence du poste
- S’adapter aux différents interlocuteurs
- Savoir rendre compte oraux et écrits


Qualités requises :
- sens de l'organisation
- rigueur et méthode
- réactivité
- qualités relationnelles
- Confidentialité et discrétion professionnelle
- Bonne présentation

 Conditions spécifiques d'exercice:

 Lieu de travail:

Théatre des Célestins

 Horaires:

37h30

Informations complémentaires :

Niveau d'étude :

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 2-5 ans

Avantages liés au poste : 

Niveau du poste : CG2