Assistant-e de direction - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 2/13/2020

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Permanent

Délégation: Culture

Direction: Musées d'histoire de la ville de Lyon

Nombre de poste(s): 1

Référence: MHVDL-014924

Date de début: 01/04/2020

Date de fin:

Date limite de dépôt de candidatures: 13/03/2020

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Adjoints administratifs

Grade(s): Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie: Catégorie C

 Contexte:

Le Musée Gadagne abrite le Musée d’Histoire de la Ville de Lyon et le Musée des Marionnettes du Monde. Implanté dans le Vieux Lyon, il est situé dans l’un des plus beaux ensembles architecturaux de la Renaissance à Lyon.

 Missions:

Rattaché-e au directeur des Musées Gadagne, l’assistant-e de direction apporte une aide permanente au directeur en termes d’organisation personnelle, de secrétariat, d’information, d’accueil, de classement.

 Activités principales:

1. Accueil des usagers
- adapter son mode relationnel au public concerné et à la situation

2. Assistance et appui technique
- apporter une expertise sur son domaine
- rechercher et transmettre des informations

3. Organisation de la vie professionnelle du responsable hiérarchique
- établir une relation de confiance avec le cadre
- organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
- organiser les déplacements
- prioriser et rappeler les informations importantes

4. Organisation et planification des réunions
- convier les participants
- gérer les réservations de salles de réunion
- organiser, préparer et participer à des réunions
- prendre des notes et établir des comptes-rendus
- rédiger les ordres du jour

5. Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- prendre des notes et mettre en forme tous types de documents
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- réceptionner, trier et traiter le courrier
- recueillir, classer et archiver des documents

6. Traitement administratif des dossiers
- recevoir, filtrer et réorienter les courriers
- respecter les délais de transmission de documents
- transmettre des informations et documents administratifs

 Activités spécifiques:

 Profil recherché:

CONNAISSANCES
- logiciels bureautiques
- connaissance de la commande publique
- environnement institutionnel
- méthodologie de projet
- missions et compétences des partenaires
- notions d'organisation et de gestion du temps
- organisation administrative de la collectivité
- organisation et gestion du temps
- progiciels spécialisés
- règle d’orthographe, syntaxe et grammaire
- représenter la collectivité auprès des partenaires
- techniques d'animation
- techniques de classement et d'archivage
- techniques de gestion des conflits
- techniques de recherche documentaire
- techniques de secrétariat
- techniques d'expression orale et écrite
- travail en mode projet
- vocabulaire professionnel

QUALITES
- sens de l'organisation
- rigueur et méthode
- réactivité
- qualités relationnelles
- discrétion professionnelle

 Conditions spécifiques d'exercice:

 Lieu de travail:

Musée Gadagne

 Horaires:

37h30 hebdomadaire - 15 jours de RTT

Informations complémentaires :

Niveau d'étude :Niveau 3 - CAP BEP...

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 2-5 ans

Avantages liés au poste : 

Niveau du poste : CG2