Assistant-e de Gestion Administrative - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 7/16/2021

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre : Emploi Permanent

Délégation : Délégation Générale à l'Urbanisme, à l'Immobilier et aux Travaux

Direction : Logistique garage et festivités

Référence : DLGF-017787

Date de début : 01/07/2021

Date limite de dépôt de candidatures : 20/08/2021

Filière : Administrative 

Cadre d'emplois : Adjoints administratifs

Grade(s) : Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie : Catégorie C

Contexte :

Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.

Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants.

Pour accompagner ce projet, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents présents au quotidien auprès des lyonnaises et des lyonnais.

La Délégation Générale à l'Urbanisme à l'Immobilier et aux Travaux (DGUIT), coordonne les politiques urbaines déployées sur le territoire lyonnais, de l'aménagement urbain aux espaces publics.

Elle représente également l'ensemble de la fonction immobilière, par la construction, la gestion et l'entretien du patrimoine de la ville.

Enfin, elle gère le garage municipal et concentre le support technique de l'organisation logistique, des transports, des festivités et évènementiels.

Forte de près de 1 200 agents, elle est composée de 9 directions et d’un Secrétariat Général.

Rattaché à la Délégation Générale à l’Urbanisme, à l’Immobilier et aux Travaux (DGUIT), et sous l’autorité du directeur de la Direction Logistique Garage et festivités (DLGF), le Garage Municipal de la Ville de Lyon, est chargé de la gestion d’une flotte d’environ 800 véhicules, toutes catégories, utilisés par les agents pour l’exercice de leurs missions, ce qui comprend l’achat et l’affectation des véhicules, la gestion en pool sur divers sites, la gestion des péages, le suivi d’approvisionnement en carburant, l’entretien des véhicules.

Il gère également (révisions et réparations avec gestion du stock de pièces détachées) un parc de 320 matériels divers (chariots élévateurs, bennes, remorques, surfaceuse de patinoire...), et environ 170 vélos professionnels et 660 vélos pour le service de l’animation sportive.

Il assure enfin le prêt de véhicules en cas de réparation longue ou de mission longue distance.

Missions : Placé-e sous la responsabilité du responsable du service Logistique-Festivités, l’agent-e assurera les besoins de secrétariat du service, il/elle assurera le guichet unique pour les appels téléphoniques, collaborera aux dossiers du responsable planification, du responsable opérationnel et du responsable administratif.

Il/Elle effectuera les tâches de recueil, traitement et suivi d’informations relevant de son activité.
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La direction étant en phase d’évolution, les contours de la mission pourront être amenés à évoluer sur les prochains mois.

Activités principales :

- Accueil téléphonique et centralisation des appels
• Rédaction et frappe de courriers (environ 1 500 par an)
• Constitution et tenue de dossiers spécifiques, valorisation des interventions, tableaux de bord, bilans, gestion de calendriers et plannings
• En liaison avec la maîtrise et/ou le service administratif : gestion administrative et informatique des interventions techniques, gestion et suivi des absences, programmation des dates de formation en fonction des calendriers, gestion et saisies des variables de paye du service (Astreintes, HS)
• En lien avec le responsable planification et le chef de service : instruction et suivi des dossiers liés à l’activité

Activités spécifiques :

Profil recherché :

CONNAISSANCES
• Techniques de secrétariat, règles de syntaxe, grammaire et orthographe

SAVOIR FAIRE
• Capacité à rédiger
• Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel niveau 2, Outlook, Power Point – Utilisation logiciels Astre RH et Chronogestor)

QUALITES REQUISES
• Sens du contact, tact et diplomatie
• Très grande rigueur, discrétion et autonomie
• Adaptabilité, intérêt pour la gestion, l’informatique (logiciels métiers)
• Esprit d’équipe

Conditions spécifiques d'exercice :

- Centralisation des appels téléphoniques
• Périodes de forte activité (6 mois/an) nécessitant une forte disponibilité et réactivité
• Capacité à résister au stress et à la pression

Lieu de travail : 41 Rue Bataille 69008 Lyon

Horaires : 37h30/semaine - 15 jours de RTT et plages horaires impératives : 7h30 – 11h30

Niveau d'étude : Niveaux 1-2 - pas de diplôme - savoirs de base

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 2-5 ans

Avantages liés au poste :

Niveau du poste : CG3