Assistant-e d'élu-e / Cabinet des Adjoints - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 4/30/2021

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre : Emploi Permanent

Délégation : Cabinet du Maire et services rattachés

Direction : Bureau du cabinet

Référence : BUCAB-017310

Date de début : 01/06/2021

Date limite de dépôt de candidatures : 30/05/2021

Filière : Administrative 

Cadre d'emplois : Rédacteurs

Grade(s) : Rédacteur, Rédacteur principal de 2ème classe, Rédacteur principal de 1ère classe

Catégorie : Catégorie B

Contexte :

Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.

Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants.

Pour accompagner ce projet, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents présents au quotidien auprès des lyonnaises et des lyonnais.

La délégation du Cabinet du Maire se compose du Bureau du Cabinet, de la Direction des Evénements et de l’Animation, du Service du Protocole, de la Direction de la Communication Externe, des Cabinets des Mairies d’Arrondissement, des services Courrier du Maire et Rédaction.

Le Cabinet des Adjoints est un service rattaché au Cabinet du Maire sous l’autorité du Directeur de Cabinet.
Il est composé de 42 agents qui sont répartis dans les 21 délégations de l’exécutif municipal.

Missions : Au sein du Cabinet des Adjoints, il/elle assiste l’Adjointe déléguée au tourisme responsable et aux grands événements.

Il/Elle exerce les missions suivantes :
- Apporter une aide permanente en termes d’organisation professionnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil;
- Assurer le traitement, le classement et le suivi des dossiers et projets.

Il/Elle est rattaché.e administrativement au Bureau du Cabinet.

Activités principales :

Organisation de la vie professionnelle du responsable hiérarchique :
- Etablir une relation de confiance avec l’élu.e ;
- Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités ;
- Mettre à jour les agendas de manière réactive ;
- Prioriser et rappeler des informations importantes ;
- Organiser les déplacements ;
- Gestion des astreintes de l’élu.e ;
- Gestion des représentations du Maire et des invitations ;
- Suivi des dossiers spécifiques de l’élu.e ;
- Appui en communication (lien avec la communication interne/externe et le service presse, gestion des réseaux sociaux) ;
- Veille documentaire et prospective.

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
- Trier, classer et archiver des documents papiers et numériques ;
- Gérer les courriers et courriels ;
- Anticipation de l’archivage et organisation de l’archivage de fin de mandat, en lien avec les services des Archives municipales .

Accueil physique et téléphonique :
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur ;
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent ;
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels.

Organisation et planification des réunions (et commissions spécialisées) :
- Appui sur les réunions (comptes-rendus, suivi des actions…) ;
- Rédiger les ordres du jour ;
- Respecter les délais de transmission des documents ;
- Organiser et préparer les réunions (logistique, …) ;
- Préparer et suivre les dossiers ;
- Participer aux réunions et prendre des notes.

Activités spécifiques :

Gestion comptable :
- Suivre les budgets (Direction des Assemblées)

Suivi des dossiers, en lien avec le chargé de mission de l’élue :
- Pilotage direct de certains dossiers ;
- Participation à la veille thématique .

Profil recherché :

CONNAISSANCES
- Maîtrise du fonctionnement des institutions publiques et de l’environnement territorial
- Connaissance du domaine/contexte de la délégation (dispositions réglementaires, partenaires, vision politique et stratégique des dossiers, etc…)
- Techniques d’expression orale et écrite et techniques de secrétariat
- Connaissance du fonctionnement, des compétences et du rôle des autres collectivités
- Notion d’organisation et de gestion du temps


SAVOIR-FAIRE
- Expérience sur un poste d’assistanat auprès d’un.e élu.e ou d’un.e directeur.trice appréciée
- Maitrise des outils bureautiques (pack office) et d’internet
- Rédiger des documents administratifs : courriers, ordres du jour, comptes rendus de réunions…


QUALITES
- Rigueur
- Sens de l’organisation
- Anticipation
- Réactivité (capacité à gérer l’imprévu)
- Discrétion professionnelle
- Sens de l’initiative
- Esprit d’équipe

Conditions spécifiques d'exercice :

Disponibilité : horaires adaptables en fonction des demandes et contraintes.

Lieu de travail : Mairie de Lyon – place de la Comédie – 69001 Lyon

Horaires : Base de 37h30 hebdomadaires et 15 jours de RTT par an

Niveau d'étude : Niveau 5 - BAC+2 - BTS DUT DEUG DEUST...

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 2-5 ans

Avantages liés au poste :

Niveau du poste : BG3