Assistant-e du Maire / Cabinet de la mairie du 8ème arrdt - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 7/28/2020

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Permanent

Délégation: Cabinet du Maire et services rattachés

Direction: Cabinets des maires d'arrondissement

Nombre de poste(s): 1

Référence: CABMA-015672

Date de début: 01/09/2020

Date de fin:

Date limite de dépôt de candidatures: 28/08/2020

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Rédacteurs

Grade(s): Rédacteur, Rédacteur principal de 2ème classe, Rédacteur principal de 1ère classe

Catégorie: Catégorie B

 Contexte:

Le Cabinet de la Mairie du 8ème arrondissement (arrdt), est un service rattaché à la Délégation du Cabinet du Maire.

Il est composé de 5 agents-es placés-es sous l’autorité du/de la Directeur-trice du cabinet de l’arrondissement.

 Missions:

Au sein du cabinet, il/elle assiste le Maire.

Il/elle apporte une aide permanente en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil ; ainsi que le traitement, le classement et le suivi des dossiers et projets.

 Activités principales:

Organisation de la vie professionnelle du responsable hiérarchique :
- établir une relation de confiance avec son/sa responsable ;
- organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités ;
- mettre à jour les agendas de manière réactive ;
- prioriser et rappeler des informations importantes ;
- organiser les déplacements.

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
- trier, classer et archiver des documents papiers et numériques ;
- gérer les courriers et courriels.

Accueil physique et téléphonique :
- adapter son discours en fonction de l’interlocuteur-trice ;
- renseigner les interlocuteurs-trices et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur-trice compétent-e ;
- recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels.

Organisation et planification des réunions (et commissions spécialisées) :
- rédiger les ordres du jour en concertation avec le/la manager ;
- respecter les délais de transmission des documents ;
- organiser et préparer les réunions (logistique, …) ;
- préparer et suivre les dossiers ;
- participer aux réunions et prendre des notes ;
- rédiger des comptes-rendus.

Assistance et appui technique :
- apporter assistance et conseil ;
- anticiper et communiquer ;
- rechercher des informations ;
- constituer un fond documentaire (veille réglementaire).

 Activités spécifiques:

 Profil recherché:

CONNAISSANCES
- Maîtrise du fonctionnement des institutions publiques et de l’environnement territorial ainsi que du rôle des autres collectivités territoriales
- Maitrise des outils bureautiques (pack office) et d’internet
- Techniques d’expression orale et écrite et techniques de secrétariat
- Organiser et prioriser son travail
- Rédiger des documents administratifs : courriers, rédaction des ordres du jour des réunions
- Rédiger des comptes-rendus de réunion

QUALITES
- Rigueur
- Sens de l’organisation
- Anticipation
- Réactivité (capacité à gérer l’imprévu)
- Discrétion professionnelle

 Conditions spécifiques d'exercice:

Disponibilité : horaires adaptables en fonction des demandes et contraintes

 Lieu de travail:

Mairie du 8ème arrondissement – 12 avenue Jean Mermoz – Lyon 8

 Horaires:

base de 37h30 hebdomadaires et 15 jours de RTT

Informations complémentaires :

Niveau d'étude :Niveau 4 - BACCALAUREAT

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 0-2 ans

Avantages liés au poste : 

Niveau du poste : BG2