Assistant-e du Maire du 4ème arrondissement - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 6/10/2021

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre : Emploi Permanent

Délégation : Cabinet du Maire et services rattachés

Direction : Cabinets des maires d'arrondissement

Référence : CABMA-017621

Date de début : 01/07/2021

Date limite de dépôt de candidatures : 13/07/2021

Filière : Administrative 

Cadre d'emplois : Rédacteurs

Grade(s) : Rédacteur, Rédacteur principal de 2ème classe, Rédacteur principal de 1ère classe

Catégorie : Catégorie B

Contexte :

Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.

Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants.

Pour accompagner ce projet, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents présents au quotidien auprès des lyonnaises et des lyonnais.

Le Cabinet de la Mairie du 4ème arrondissement est un service rattaché à la Délégation du Cabinet du Maire.

Il est composé de 5 agents-es dont le directeur de Cabinet, deux assistantes d’élus-es et une chargée de communication.

Les agents-es sont sous l’autorité du directeur de Cabinet de l’arrondissement.

Missions : Au sein du Cabinet, vous assisterez le Maire et le directeur de Cabinet dans la mise en œuvre du plan de mandat, en accompagnant les élus-es , en coopération avec les habitants-es.

Globalement, vous accompagnerez le Maire en terme d’organisation personnelle et vous assisterez le directeur de Cabinet en apportant une aide à la prise de décisions, par la recherche et le partage d’informations d’actualité, d’avis d’experts, de rapports, d’initiatives innovantes, etc…

Vous serez force de proposition.

En transversalité et en lien avec les assistantes d’élus-es, vous entretenez un lien étroit avec les adjoints-es et conseillers-ères délégués-es afin de veiller à la cohérence et à la coordination de l’action de l’exécutif du 4ème arrondissement.

Précisément, vous serez référent-e sur les thématiques suivantes :
• Suivi et accompagnement des instances de démocratie locale (conseils de quartier, CIL, CICA)
• Mise en place, suivi et accompagnement de nouvelles instances de participation et de concertation : conseil des enfants, conseil territorial, conseil économique consultatif d’arrondissement
• Organisation et suivi des concertations sur les projets de l’arrondissement
• Organisation, suivi et accompagnement des événements de l’arrondissement
• Gestion de l’agenda, du protocole, du courrier et des représentations du Maire du 4ème

Activités principales :

Organisation de la vie professionnelle du responsable hiérarchique :
• Etablir une relation de confiance avec son responsable
• Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
• Mettre à jour les agendas de manière réactive
• Prioriser et rappeler des informations importantes
• Organiser les déplacements

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
• Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
• Trier, classer et archiver des documents papiers et numériques
• Gérer les courriers et courriels
• Rédiger des courriers et relayer les demandes des habitants-es

Accueil physique et téléphonique :
• Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur-trice
• Renseigner les interlocuteurs-trices et relayer si nécessaire
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels
• Organiser des visites de terrain

Organisation et planification des réunions (et commissions spécialisées) :
• Rédiger les ordres du jour en concertation avec le/la manager-e
• Respecter les délais de transmission des documents
• Organiser, suivre ou animer des réunions ou des ateliers en interne et en externe
• Organiser des événements, concertations ou autres projets avec les habitants-es
• Organiser et préparer les réunions (logistique, …)
• Préparer et suivre les dossiers
• Participer aux réunions et prendre des notes
• Rédiger des compte-rendu

Assistance et appui technique :
• Apporter assistance et conseil
• Anticiper et communiquer
• Rechercher des informations
• Constituer un fond documentaire (veille réglementaire)

Activités spécifiques :

Profil recherché :

SAVOIR-FAIRE
• Expérience sur un poste d’assistanat auprès d’un-e élu-e ou d’un-e directeur-trice appréciée
• Maîtrise des outils bureautiques (pack office) , d’internet, des outils collaboratifs et de visioconférence
• Rédiger des documents administratifs : courriers, ordres du jour, compte-rendu de réunions…
• Travail en équipe et intérêt fort pour l’action publique locale

CONNAISSANCES
• Maîtrise du fonctionnement des institutions publiques et de l’environnement territorial
• Techniques d’expression orale et écrite et techniques de secrétariat
• Connaissance du fonctionnement, des compétences et du rôle des autres collectivités
• Notions d’organisation et de gestion du temps
• Gestion de projet

QUALITES
• Capacité de synthèse
• Réactivité
• Qualités relationnelles
• Discrétion professionnelle
• Relation de confiance avec les élu-es
• Bonne capacité d’adaptation

Conditions spécifiques d'exercice :

disponibilité en raison des horaires adaptables en fonction des demandes et contraintes.

Lieu de travail : Mairie du 4ème arrondissement – 133 Boulevard de la Croix Rousse – 69004 Lyon

Horaires : Base de 37h30 hebdomadaires et 15 jours de RTT

Niveau d'étude : Niveau 4 - BACCALAUREAT

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 2-5 ans

Avantages liés au poste :

Niveau du poste : BG2