CDD 4 mois - Agent-e d'Accueil et de Gestion Administrative - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 6/23/2022

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre : Emploi Non Permanent

Délégation : Délégation Générale Proximité et Relations aux Habitants

Direction : Mairie du 9eme arrondissement

Référence : MA9-020106

Date de début : 18/07/2022

Date limite de dépôt de candidatures : 08/07/2022

Filière : Administrative 

Cadre d'emplois : Adjoints administratifs

Grade(s) : Adjoint administratif

Catégorie : Catégorie C

Contexte :

Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants-es) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.

Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants-es.

Pour accompagner ce projet, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents-es présents-es au quotidien auprès des Lyonnaises et des Lyonnais.

La Délégation Générale Proximité et Relations aux Habitants est la porte d’entrée des habitants et usagers pour toutes leurs démarches (accueil physique et à distance). Elle participe avec les Mairies d’arrondissement à la définition des parcours usager et œuvre à plus de participation et de concertation du public. A ce titre, la Délégation pilote la plateforme de concertation citoyenne et le premier budget participatif de la Ville de Lyon.

La Délégation Générale Proximité et Relation aux Habitants (DGPRH) est composée des 9 mairies d’arrondissements, du service des mairies d’arrondissement, de la direction Lyon en Direct, et des missions Démocratie Ouverte et Gestion de la Relation à l’Usager pour un effectif total de 400 agents-es.
La proximité, dans la relation aux habitants comme dans la mise en œuvre des politiques publiques, est un élément central du mandat municipal 2020-2026.
Pour concrétiser cet engagement, la Délégation Générale Proximité et Relations aux Habitants, créée en septembre 2021, portera plusieurs projets stratégiques, notamment :
• La refondation du système de gouvernance Mairie Centrale – Mairies d’arrondissement, dans une logique de prise en compte mieux articulée des lois PLM et MAPTAM.
• L’articulation entre Mairie Centrale et Mairies d’Arrondissement, en faveur d’une plus grande proximité de l’action publique.
Les Mairies d’Arrondissement sont, en effet, les premières portes d’entrée des services municipaux et jouent un rôle d’opérateur de proximité que la nouvelle municipalité souhaite investir et valoriser.
• La construction d’une logique de relation multicanale avec les Lyonnais par un accueil physique et téléphonique, une gestion des courriers, le site internet et compte unique, … .
• Le lancement et l’accompagnement de démarches de démocratie locale et d’implication citoyenne, favorisant l’expression des habitants dans l’élaboration et la mise en œuvre des politiques publiques.
Cette ambition se concrétisera par la redynamisation des instances locales (conseils de quartier, conseils citoyens, conseils des enfants, des aînés…), et le développement plus large des démarches de consultations-concertations-coproductions avec les habitants-es.
Le 9ème arrondissement compte une population de plus de 51 300 habitants-es.

La mairie du 9ème est composée de 34 agents-es dont la mission première est de développer et faciliter les démarches de service aux habitants-es.

Un accueil physique personnalisé est ainsi proposé aux lyonnais-es 6 jours sur 7.

Les prestations proposées recouvrent 3 grands thèmes.
• L’identité et la citoyenneté : titres d’identités, élections, état civil, recensement, stationnement.
• La famille : petite enfance, scolaire, logement social, seniors.
• La vie locale : conseil de quartier, vie associative, espace public, urbanisme.

L’organisation est scindée en un service (Population) et 2 pôles (Missions décentralisées et Vie locale, Sports, et Logistique).

La Mairie administrée par un conseil d’arrondissement de 27 membres, et présidé par la maire d’arrondissement, gère une annexe située au sein de la MDMS Duchère, 3 salles polyvalentes transférées de grande capacité ainsi que 2 petites maisons associatives, 5 gymnases, 3 stades et 6 crèches.

Missions : Sous l'autorité du responsable de service «Population», vous travaillez au sein du pôle Affaires Publiques. Votre mission principale est l’accueil du public, la délivrance et la gestion de prestations diverses.
Interlocuteur-trice de proximité des usagers, vous représentez l’image de la collectivité et répondez à l’attente des usagers conformément au cadre réglementaire.

Activités principales :

1. Accueil des usagers
• Assurer l’accueil et le traitement des demandes multicanales (présentiel, téléphone, courriers, courriels, SELLIGENT)
• Adapter son mode relationnel au public concerné et à la situation
• Appréhender les limites de son domaine d’intervention
• Informer et expliquer aux usagers les modalités de prise en charge et les règles relatives à un service ou à un équipement
• Recevoir, identifier filtrer et orienter les demandes
• Rechercher et diffuser une information auprès du public ou d’une catégorie d’usagers
• Repérer les comportements à risque, dialoguer et réguler les conflits et les situations de stress
• S’adapter aux nouvelles relations avec les usagers avec un développement de l’écrit et de l’immédiateté


2. Traitement administratif des dossiers
• Prendre des rendez-vous sur le module e-planning pour le dépôt des dossiers
• Réaliser l’enregistrement et le suivi des dossiers de demandes de carte nationale d’identité et de passeport biométriques, d’attestation d’accueil, de recensement citoyen, d’inscription électorale,
• Délivrer des attestations diverses, légalisations de signature et certifications de copie conforme,
• Assurer la gestion des courriers du service, réception de courriers simples, rédaction et envoi
• Appliquer les procédures administratives et vérifier leur conformité
• Vérifier la validité des informations traitées
• Savoir travailler en équipe et en réseau avec les partenaires internes et externes
• Savoir communiquer des informations claires et faire appel à un relais si besoin
• Appréhender le caractère d’urgence des informations à traiter et à transmettre
• Appliquer les procédures de sécurité documentaire


3. Traitement administratif des dossiers Missions décentralisées / Etat civil en mairie annexe
• Enregistrer les pré-inscriptions scolaires
• Réceptionner les dérogations scolaires et les transmettre au service Missions décentralisées
• Assurer le traitement du calcul des quotients familiaux pour les facturations de la restauration scolaire et des activités périscolaires
• Délivrer des copies intégrales et des extraits d’actes
• Réceptionner les demandes de livrets de famille
• Assister les élus dans la célébration des mariages


4. Traitement des dossiers administratifs
• appliquer des procédures administratives
• assurer l’envoi de courriers
• recueillir, classer et archiver des documents
• transmettre des informations et documents administratifs
• vérifier la validité des informations traitées
• rendre-compte à la hiérarchie
• tenir à jour des documents de suivi d'activité

5. Suivi d’activité
• Savoir solliciter sa hiérarchie quand nécessaire
• Mettre à jour et tenir de tableaux de bord et suivi d’activités
• Rendre compte du travail effectué et des conditions de son intervention
• Proposer des solutions et des adaptations afin d’apporter un meilleur service rendu
• Prioriser le travail en fonction du plan de charge.

6. Tri, classement et archivage
• Organiser le classement et l’archivage des dossiers et documents
• Mettre à jour les tableaux d’archivage
• Suivre les procédures d’archivage

Activités spécifiques :

- Assurer la fonction de référent sur une thématique
• Participer aux réunions dans son domaine d’activité
• Recueillir et analyser des informations et documents techniques et juridiques
• Intervenir en renfort occasionnel en continuité de service sur d’autres pôles d’activité du service population
• Assurer sous la responsabilité du régisseur de la régie d’avances et de recettes (quêtes, dons et secours) la fonction de mandataire agent de guichet dans le cadre de l’assistance à la célébration des mariages

Profil recherché :

CONNAISSANCES
• Connaissance de l’arrondissement, de l’institution ville de Lyon et des partenaires institutionnels
• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement des services
• Connaissances réglementaires et législatives selon son domaine de spécialité
• Techniques d’écoute active et d’accueil du public
• Techniques d’expression écrite et orale
• Maîtrise ou acquisition de la maîtrise des outils bureautiques et logiciels spécifiques : E-Sirius, CITYWEB, CITYREM, Select…
• Connaissance des différents canaux d’entrée (dont SELLIGENT)
• Techniques de gestion des conflits
• Techniques d’archivage

QUALITES
• Qualités relationnelles
• Diplomatie et empathie
• Discrétion professionnelle, confidentialité des informations relatives aux personnes
• Réactivité et sens de l’initiative
• Autonomie et polyvalence
• Rigueur et méthode
• Sens de l'organisation et de l’esprit d'équipe
• Respect des contraintes horaires

Conditions spécifiques d'exercice :

Travail un samedi matin sur 2
Travail possible le samedi après-midi pour l’assistance à l’élu lors des célébrations de mariages

Lieu de travail : par rotation à la Mairie du 9ème arrondissement de Lyon 6, place du marché - 69009 Lyon et à la Mairie Annexe de la Duchère 8, place Abbé Pierre – 69009 Lyon

Horaires : 38 h hebdomadaires

Niveau d'étude :

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 0-2 ans

Avantages liés au poste :

Niveau du poste : CG3