CDD 6 mois - Agent-e de gestion administrative scolaire - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 3/18/2020

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Non Permanent

Délégation: Affaires sociales, aux sports à l'éducation et à l'enfance

Direction: Education

Nombre de poste(s): 1

Référence: EDUC-015071

Date de début: 23/03/2020

Date de fin:

Date limite de dépôt de candidatures: 18/04/2020

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Adjoints administratifs

Grade(s): Adjoint administratif

Catégorie: Catégorie C

 Contexte:

La Direction de l’Education met en œuvre la politique éducative et médico-sociale scolaire de la Ville de Lyon définie par les élus et assure le bon fonctionnement des écoles. Elle accueille 38 000 enfants lyonnais scolarisés dans les 200 écoles maternelles et élémentaires.

Le service aux publics de la Direction de l’Education est chargé de la communication externe aux publics et du Guichet Unique, de la fourniture des repas, de l’application du Service Minimum d’Accueil (SMA), de la régie de la restauration scolaire, des périmètres scolaires et des inscriptions. Il gère également la mise à disposition des locaux pour les associations locales et coordonne les « Mercredis de Lyon » et les activités extra et périscolaires en ayant également en charge le fonctionnement des régies correspondantes.
Le service aux publics est composé d’une quinzaine d’agents, pour l’essentiel localisés dans les services centraux.

 Missions:

Sous l’autorité du Responsable du Pôle Inscriptions, Périmètre scolaire et associations, vous contribuez à la gestion des occupations des locaux scolaires, à la gestion des inscriptions et dérogations scolaires

 Activités principales:

1. Accueil et accompagnement dans le fonctionnement d’Educalyon
- Accueillir physiquement et téléphoniquement
- Assister, former et accompagner les mairies d’arrondissement et les Directeurs d’écoles sur Educalyon
- Adapter son mode relationnel au public concerné et à la situation
- Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
- Elaborer, mettre à jour les guides de procédure et d’utilisation du logiciel Educalyon
- Traitement des dossiers administratifs

2. Programmation et gestion des mises à disposition de locaux
- Instruire et suivre les demandes de mise à disposition de locaux scolaires aux associations et aux services de la Ville de Lyon
- Effectuer les conventions d’occupation et les notifications aux associations
- Participer à la mise en place d’un outil de planification des occupations sur l’ensemble des locaux scolaires

3. Gestion des préinscriptions, inscriptions, des dérogations et radiations scolaires
- Paramétrer Educalyon
- Effectuer les inscriptions directes ou automatiques
- Gérer le traitement, l’enregistrement et le suivi des dossiers de demande de dérogation en lien avec les mairies d’arrondissement, les communes extérieures et les équipes médico-sociales

4. Gestion des écoles privées
- Enregistrer et suivre les déclarations d’instructions dans la famille, d’enseignement à distance et d’inscription en école privée hors contrat en lien avec les équipes médico-sociales et l’Inspection Académique
- Réaliser l’actualisation des effectifs des écoles privées
- Mandater sur Astre les subventions des écoles privées

5. Participation à la réalisation d’état statistique
- Réaliser l’état statistique des conventions d’occupations des locaux scolaires
- Réaliser l’état statistique de la carte scolaire
- Réaliser l’état statistique des effectifs scolaires et de leurs évolutions

6. Tri, classement et archivage de documents
- Réceptionner, trier et traiter le courrier
- Trier, classer et archiver des documents

 Activités spécifiques:

 Profil recherché:

Connaissances :
- organisation administrative de la collectivité
- vocabulaire professionnel du service
- logiciels bureautiques (Excel)
- progiciels spécialisés (Educalyon, Business Object, Web)

Savoir-faire :
- techniques d’expression orale et écrite
- techniques de classement et d’archivage


Qualités:
- qualités relationnelles
- sens de l'organisation
- rigueur et méthode

 Conditions spécifiques d'exercice:

 Lieu de travail:

198 avenue Jean Jaurès 69007 LYON

 Horaires:

37h30 hebdomadaires + 15 jours de RTT

Informations complémentaires :

Niveau d'étude :

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 

Avantages liés au poste : 

Niveau du poste : CG2