CDD - Un-e assistant-e de direction/Assemblées - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 9/4/2020

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre : Emploi Non Permanent

Délégation : Service aux publics et sécurité

Direction : Mairie du 4eme arrondissement

Nombre de poste(s) : 1

Référence :MA4-015800

Date de début de vacance: 03/10/2020

Date limite de dépôt des candidatures : 30/09/2020

Filière : Administrative

Cadre d'emplois : Adjoints administratifs

Grade(s) :Adjoint administratif

Catégorie : Catégorie C

Contexte :

Capitale de la Région Rhône-Alpes, Lyon est l'une des villes les plus attractives d'Europe pour sa qualité de vie et son dynamisme économique exceptionnel.

Au cœur de la métropole lyonnaise opérationnelle, la Ville de Lyon (468 300 habitants) est dotée d’un budget global de 780 millions d’euros et d’un effectif de 7 200 agents permanents lui permettant d'offrir un service public de proximité à la population dans un souci constant de qualité.

La Mairie du 4ème Arrondissement, rattachée à la Délégation Générale au Service au Public et à la Sécurité (DGSPS), qui compte 31 agents pour une population de 36 600 habitants, se compose de 3 services :
- Affaires Décentralisées
- Affaires Publiques
- service Proximité et Travaux.

Missions :

Sous l’autorité du/de Directeur-trice Général-e des Services (DGS), vous apportez un appui au-à la directeur-trice dans l’organisation de sa vie professionnelle : secrétariat, gestion d’un fonds documentaire, appui à la conduite de projets.

En lien avec la Direction des Assemblées, vous êtes le-la garant-e de l’organisation administrative des conseils d’arrondissement et de certaines commissions, la gestion des autorisations d’urbanisme dans la limite des compétences de la mairie, la mise en place de la réglementation « chien dangereux », la gestion de la proximité.

Activités principales :

Organisation de la vie professionnelle du/de la responsable hiérarchique :
- organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités ;
- organiser les déplacements ;
- prioriser et rappeler les informations importantes ;
- instruire les courriers et sollicitations du/de la DGS ;
- assurer le lien avec les élus-es et les services ;
- rédiger les arrêtés de la mairie du 4ème ;
- apporter un appui sur les procédures de marchés publics.

Organisation des assemblées :
- établir l’ordre du jour et les dossiers de séance, en relation avec le cabinet du maire ;
- convier les participants, envoyer les rapports ;
- organiser les séances du conseil d’arrondissement et des CICA ;
- rédiger les procès-verbaux ;
- procéder à l’affichage légal relatif aux conseils d’arrondissement et aux CICA ;
- assurer le suivi des délibérations, en lien avec la Direction des Assemblées ;
- rédiger et suivre les arrêtés du maire ;
- assurer la reliure des décisions.

Instruction de dossiers et application des procédures :
- préparer des documents de suivi des décisions administratives ;
- rédiger et saisir des documents administratifs ;
- rechercher et diffuser des informations et des documents ;
- recevoir, filtrer et réorienter les courriers et les courriels ;
- veiller à la conformité des procédures administratives (spécifiques) ;
- consulter les services internes et externes à la Ville de Lyon ;
- relancer les demandeurs afin d’obtenir les pièces manquantes ;
- informer les demandeurs de la complétude du dossier (par écrit).

Urbanisme et proximité :
- réceptionner et afficher des permis et autorisations ;
- mettre à disposition le Plan Local d’Urbanisme (PLU) ;
- suivre les plaintes et réclamations.

Gestion de la réglementation « chiens dangereux » :
- établir les passeports en lien avec la Direction de l’Écologie Urbaine et la Préfecture.

Appui à la conduite de projets en lien avec le/la DGS :
- suivre les réunions ;
- rédiger et établir des comptes rendus de réunions ;
- rédiger les cahiers des charges pour le développement de projets locaux ;
- rechercher des informations (cadre réglementaire, analyse comparative avec d’autres collectivités…).

Participation à la gestion comptable :
- gérer les approvisionnements et stocks (fournitures, réceptions…) ;
- gérer les régies d’arrondissement en qualité de régisseur-euse suppléant-e (dons et secours, mariages, menues dépenses) ;
- apporter son appui à la préparation budgétaire (budget primitif, décisions modificatives, compte administratif…).

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
- prendre des notes et mettre en forme tous types de documents ou courriers ;
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- réceptionner, trier et traiter le courrier ;
- recueillir, classer et archiver des documents.

Activités spécifiques :

Accueil des usagers :
- recevoir, identifier, filtrer et orienter les demandes ;
- adapter son mode relationnel au public concerné et à la situation ;
- anticiper et gérer les conflits ;
- informer et expliquer à vos interlocuteurs les modalités de prise en charge et les règle.

Suivi d’activité :
- tenir à jour et suivre les tableaux de bord ;
- rendre compte à la hiérarchie.




Profil recherché :

CONNAISSANCE - SAVOIRS FAIRE ET ETRE
- Organisation administrative de la collectivité
- Missions et compétences des partenaires
- Techniques de secrétariat
- Techniques de classement et d'archivage
- Technique d’expression orale et écrite
- Gestion du temps et des priorités
- Comptabilité publique
- Logiciels bureautiques (pack office)
- Logiciels spécialisés : Selligent, Cartads, Gedelib

- Organisation
- Réactivité
- Sens de l’initiative
- Capacités à rendre compte et à alerter
- Écoute
- Qualités relationnelles
- Discrétion professionnelle


Conditions spécifiques d’exercice :

Lieu de travail :

Mairie du 4e – 133 bd de la Croix Rousse 69004 Lyon

Horaires :

37H/30 hebdomadaires soit 8h30-12h30/13h30-17h

Informations complémentaires :

Niveau d'étude : Niveau 3 - CAP BEP...

Diplôme profession réglementée :

NBI :

Niveau d'expérience : Niveau 3 - CAP BEP...

Avantages liés au poste :