Un-e Agent-e d'Accueil et de Gestion Administrative - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 12/27/2020

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Permanent

Délégation: Service aux publics et sécurité

Direction: Mairie du 8eme arrondissement

Nombre de poste(s): 1

Référence: MA8-016186

Date de début: 01/12/2020

Date de fin:

Date limite de dépôt de candidatures: 27/12/2020

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Adjoints administratifs

Grade(s): Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie: Catégorie C

 Contexte:

Au sein de la métropole lyonnaise de plus d’un million d’habitants, la Ville de Lyon emploie 7 500 agents au service d’un territoire en pleine expansion.

Le 8e arrondissement est le 2ème plus important par sa population qui compte 82 667 habitants.

La Mairie du 8e arrondissement, rattachée à la Délégation Générale au Service au Public et à la Sécurité (DGSPS), comprend 39 agents répartis dans 3 services :
- Affaires publiques
- Proximité
- Ressources

 Missions:

Sous l'autorité directe du/de la responsable du service proximité dans le cadre de la polycompétence, vous êtes chargé-e d'assurer l'accueil des demandeurs de prestations proposées au service proximité, ainsi que la gestion de leur dossier.

Interlocuteur-trice de proximité des usagers, vous représentez l’image de la collectivité et répondez aux attentes des usagers conformément au cadre réglementaire.

 Activités principales:

1. Accueil des usagers :
- accueil physique et téléphonique des usagers ;
- adapter son mode relationnel au public concerné et à la situation ;
- appréhender les limites de son domaine d’intervention ;
- informer et expliquer aux usagers les modalités de prise en charge et les règles relatives à un service ou un équipement ;
- recevoir, filtrer et transmettre les demandes ;
- rechercher et diffuser des informations ;
- s’adapter aux nouvelles relations avec les usagers (internet) avec un développement de l’écrit et de l’immédiateté.

2. Traitement administratifs des dossiers et application des procédures :
- vérifier la conformité des procédures administratives et la validité des informations traitées ;
- renseigner les usagers dans le cadre du logement, de la vie associative, des personnes âgées, de la petite enfance et des affaires scolaires ;
- archiver les documents conformément au tableau de gestion des archives.

* Vie associative :
- instruire les demandes de conventions d’occupation temporaires des salles (planning, réservation matériel…) ;
- préparer les comptes rendus et suivre la commission Vie Associative ;
- diffuser l’offre culturelle proposée par la Ville de Lyon et informer sur l’offre associative ;
- participer à la mise en œuvre des manifestations tous publics (jeunes, personnes âgées…).

* Logement :
- suivre les demandes de logements et saisir les dossiers informatiquement ;
- participer à un réseau d’échanges avec les partenaires et acteurs du réseau social ;
- préparer les dossiers pour les commissions prioritaires, les Commissions Locales d'Orientation et d'Attribution(CLOA), et les inter bailleurs ;
- tenir à jour, afficher et mettre à disposition les documents relatifs à l’urbanisme.

* Petite Enfance :
- assurer le 1er accueil du Point Accueil Petite Enfance ;
- préinscrire les enfants dans les écoles, calculer le quotient familial, y compris par un logiciel spécifique ;
- gérer les dérogations au périmètre scolaire ;
- préparer, participer et suivre les commissions d’admission aux crèches.

3. Cadre de vie :
- réceptionner les doléances des habitants ;
- classer et prioriser les demandes ;
- identifier le service compétent et transmettre les demandes d’intervention ;
- suivre les interventions et tenir informés les demandeurs ;
- participer à un réseau d’utilisateurs de l’application Selligent.

4. Suivi d’activité :
- solliciter sa hiérarchie si nécessaire ;
- rendre compte du travail effectué et des conditions de son intervention ;
- mettre à jour des tableaux de bord ;
- participer à des réunions, groupes de travail ;
- recueillir des informations, les adapter à son mode de travail et savoir transmettre.

5. Polyvalence au sein du service Affaires Publiques.

 Activités spécifiques:

 Profil recherché:

Connaissances :
- Organisation administrative de la collectivité
- Connaissances en matière de droit civil français et étranger
- Cadre légal et règlementaire des activités exercées en relation avec le public
- Maîtrise des logiciels informatiques (Word, Excel)
- Capacité à maîtriser les logiciels métiers utilisés
- Très bonne expression écrite et orale
- Technique de gestion des conflits

Savoir-faire
- Capacité à apprécier toute les demandes de l’usager
- Communication d’informations claires et compréhensibles aux usagers et aux services
- Capacité d’organisation et de gestion du temps
- Savoir hiérarchiser et prioriser les demandes
- Etre en mesure d’intégrer les évolutions règlementaires

Qualités requises
- Rigueur et méthode
- Sens de l’organisation
- Qualités relationnelles
- Avoir l’esprit d’équipe
- Discrétion professionnelle

 Conditions spécifiques d'exercice:

Travail un samedi matin sur deux donnant droit à récupération.

 Lieu de travail:

Mairie du 8ème arrondissement – 12 Avenue Jean Mermoz, 69008 Lyon

 Horaires:

37h30 hebdomadaires +15 jours d'RTT par an

Informations complémentaires :

Niveau d'étude :Niveau 3 - CAP BEP...

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 2-5 ans

Avantages liés au poste : 

Niveau du poste : CG2