Un-e Assistant-e Administratif-ve Ressources Humaines - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 5/11/2022

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre : Emploi Permanent

Délégation : Délégation Générale aux Ressources Humaines et au Dialogue Social

Direction : Emploi et Compétences

Référence : DEC-019043

Date de début : 01/02/2022

Date limite de dépôt de candidatures : 11/06/2022

Filière : Administrative 

Cadre d'emplois : Adjoints administratifs

Grade(s) : Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie : Catégorie C

Contexte :

Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants-es) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.

Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants-es.

Pour accompagner ces projets, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale présente au quotidien auprès des Lyonnaises et des Lyonnais.

La Délégation générale Ressources humaines et dialogue social accompagne la transformation de notre organisation en assurant un cadre de travail clair, équitable et partagé à 8 500 agents-es qui s'engagent quotidiennement au service des Lyonnais-es à travers 250 métiers.

Notre rôle ? Offrir les meilleures conditions de travail et des perspectives professionnelles à des femmes et des hommes qui font la richesse de notre service public.

La Direction Emplois et Compétences (DEC) en charge d’organiser les fonctions recrutement / mobilité / formation / insertion accompagne les directions de la collectivité et le CCAS, dans la définition de leurs besoins en compétences à court et moyen terme, en veillant à l’application des politiques Ressources Humaines (RH) de la Ville.

La DEC est composée de 3 entités :
• Gestion Prospective, Emplois, Effectifs, Compétences (GPEEC - 10 agents-es)
• Service Emplois et Parcours Professionnels (SEPP - 45 agents-es dont 20 rattachés-es à l’équipe volante administrative)
• Mission Management et Accompagnement des Cadres (MIMA - 4 agents-es)

Pour accompagner les managers dans la mise en œuvre de la politique municipale et dans l'organisation de l'activité de leurs équipes, la MIMA, créée en 2016, a progressivement développé des outils destinés à les épauler dans leur pratique, à favoriser les échanges et le partage d'expérience.

Composé de 4 agents-es titulaires et un-e gestionnaire en apprentissage, la MIMA intervient dans les domaines de la formation managériale, du recrutement des cadres, et dans l'accompagnement individuel et collectif.

Missions : Sous l'autorité hiérarchique de la responsable de la MIMA, vous mettez en œuvre et suivez les actions de formation à destination des managers de la Ville de Lyon.

Activités principales :

Actions de formation :
• organiser les sessions (états de présence, planification, réservations des salles et du matériel, convocations…),
• assurer le suivi administratif des dossiers (annulation, report, réinscription, suivi des présences, validation des calendriers…) jusqu'à la réalisation,
• effectuer le suivi du plan de formation de la MIMA en appui des conseillers-ères,
• assurer les relations avec les prestataires et les organismes de formation.

Gestion et suivi comptable des dossiers (en lien avec le pôle Moyens Généraux de la DGRHDS :
• rédiger et transmettre des lettres et bons de commandes,
• suivre les validations de "service fait",
• relancer les organismes pour facture.

Assistanat :
• assurer l'accueil physique et téléphonique,
• réceptionner, trier et traiter le courrier, gérer les parapheurs,
• rédiger et envoyer des courriers
• gérer les agendas, programmer les rendez-vous et les réunions en appui de l’équipe,
• suivre et mettre à jour les tableaux de bord d’activité.

Activités spécifiques :

Dossiers d’accompagnement :
• constituer les dossiers,
• suivre le tableau de bord,
• organiser les entretiens individuels,
• participer à l'élaboration et au suivi des prestations d’accompagnement.

Conception et réalisation d’outils et méthodes RH :
• contribuer à l’amélioration des outils et méthodes dans le cadre de projets de service ou transverses, et participer à leur mise en œuvre,
• mettre à jour les procédures.

Communication de l’offre de la MIMA
• mettre à jour les pages intranet, gérer les mailings,
• modérer les outils collaboratifs.

Profil recherché :

Expérience attendue dans le domaine de la formation professionnelle idéalement au sein d'une collectivité locale,

Connaissances - Maitrise et Savoir-Faire
• Bases du statut de la Fonction Publique, de la réglementation liée à la formation professionnelle et de ses partenaires
• Métiers d’une grande ville et qualifications et formations requises
• Techniques d’expression orale et écrite
• Pack Office et progiciels spécialisés (Idéalement Inser, ASTRE HR, Profilsoft)
• Aisance dans la rédaction de documents administratifs
• Réactivité et sens des priorités

Savoir-Etre
• Organisation, rigueur et méthode
• Qualités relationnelles
• Autonomie
• Discrétion et sens de la confidentialité

Conditions spécifiques d'exercice :

possibilité de télétravail selon les règles en vigueur et les nécessités de service.

Lieu de travail : Mairie annexe - 1 place de la Comédie - 69001 LYON

Horaires : 38h45 hebdomadaires / 22 jours RTT

Niveau d'étude : Niveaux 1-2 - pas de diplôme - savoirs de base

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 2-5 ans

Avantages liés au poste :

Niveau du poste : CG2