Un-e Assistant-e de Direction - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 5/10/2022

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre : Emploi Permanent

Délégation : Secrétariat Général de la Ville

Direction : Coordination Institutionnelle

Référence : COOINST-019756

Date de début : 01/09/2022

Date limite de dépôt de candidatures : 13/06/2022

Filière : Administrative 

Cadre d'emplois : Rédacteurs

Grade(s) : Rédacteur, Rédacteur principal de 2ème classe, Rédacteur principal de 1ère classe

Catégorie : Catégorie B

Contexte :

Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels. Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’Equipe municipale veut faire de Lyon une Ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants.

Pour accompagner ce projet, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une Administration municipale forte de près de 8 500 agents présents au quotidien auprès des Lyonnaises et des Lyonnais.

Au sein de la 3e Ville de France, le Secrétariat Général, délégation transversale attentive à la réalisation des priorités du plan de mandat, répond à deux grandes missions :

  • Veiller à la coordination des sphères politiques et techniques et faciliter les coopérations avec la Métropole de Lyon ;
  • Accompagner la transformation des modes de faire l’action publique, en visant toujours plus loin pour adapter les politiques municipales aux défis de demain. 

Au sein de la 3e Ville de France, le Secrétariat Général, délégation transversale attentive à la réalisation des priorités du plan de mandat, répond à deux grandes missions :
• Veiller à la coordination des sphères politiques et techniques et faciliter les coopérations avec la Métropole de Lyon ;
• Accompagner la transformation des modes de faire l’action publique, en visant toujours plus loin pour adapter les politiques municipales aux défis de demain.

Rattachée au Secrétariat Général, la Direction des Ressources Institutionnelles pilote, de manière directe ou de manière fonctionnelle, les ressources qui interviennent en soutien de l’activité de l’Exécutif municipal et du Cabinet du Maire.

Missions : L’assistant.e de direction apporte une aide à l’élu-e en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information et d’accueil.

Il/elle assure le traitement, le classement et le suivi des dossiers et projets.

Activités principales :

Vie professionnelle des adjoints-es :
• tenir les agendas à jour, prendre les rendez-vous en fonction des priorités,
• prioriser et rappeler les informations importantes,
• organiser les déplacements,
• gérer les astreintes des élus-es, les représentations du Maire et les invitations,
• suivre les dossiers spécifiques,
• assurer un appui en communication (lien avec la communication interne/externe et le service presse, gestion des réseaux sociaux), et la veille documentaire et prospective.

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
• réaliser la saisie de courriers, prendre des notes et mettre en forme des documents selon les contenus,
• gérer les courriers et courriels entrants et sortants,
• trier, classer des documents papiers et numériques,
• en lien avec les services des Archives Municipales, anticiper l’archivage des documents, et son organisation de fin de mandat.

Accueil physique et téléphonique :
• renseigner les interlocuteurs et rediriger si nécessaire,
• recevoir, filtrer et transmettre les messages.

Organisation et planification des réunions et commissions spécialisées
• en amont :
• assurer la logistique,
• rédiger les ordres du jour,
• préparer les dossiers,
• transmettre les documents en veillant au respect strict des délais,
• participer aux réunions et commissions :
• prendre des notes et élaborer les comptes rendus,
• suivre les actions à mettre ou mises en œuvre.

Activités spécifiques :

Gestion comptable :
• suivre les budgets de la Direction des Assemblées.

En lien avec le/la chargé-e de mission auprès des élus-es :
• suivre et/ou piloter certains dossiers,
• participer à la veille thématique.

Profil recherché :

- Expérience sur un poste d’assistanat auprès d’un-e élu-e et/ou d’un-e directeur-trice appréciée

CONNAISSANCES
• Domaine et contexte de la délégation (dispositions réglementaires, partenaires, vision politique et , stratégique des dossiers, …)
• Fonctionnement, compétences et rôle des autres collectivités

MAITRISE
• Fonctionnement des institutions publiques et de l’environnement territorial
• Pack Office et Internet
• Techniques d’expression orale et écrite
• Techniques de secrétariat

Savoir-faire :
• Gestion du temps
• Adaptabilité aux situations et aux publics
• Réactivité et capacité d'anticipation
• Gestion du stress

Qualités :
• Discrétion
• Organisation, rigueur et méthode

Conditions spécifiques d'exercice :

- Télétravail possible selon les règles en vigueur et les nécessités de service
• Horaires flexibles et variables en fonction des contraintes

Lieu de travail : Mairie de Lyon - 1 place de la Comédie - 69001 Lyon

Horaires : Base de 38h ou 38h45 hebdomadaires + RTT

Niveau d'étude : Niveau 4 - BACCALAUREAT

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 0-2 ans

Avantages liés au poste :

Niveau du poste : BG3