Un-e Gestionnaire des Achats - Régisseur-euse Suppléant-e - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 4/3/2021

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre : Emploi Permanent

Délégation : Délégation Générale Culture

Direction : Archives municipales

Nombre de poste(s) : 1

Référence : ARCHIV-016881

Date de début : 01/07/2021

Date limite de dépôt de candidatures : 18/04/2021

Filière : Administrative 

Cadre d'emplois : Rédacteurs

Grade(s) : Rédacteur, Rédacteur principal de 2ème classe, Rédacteur principal de 1ère classe

Catégorie : Catégorie B

Contexte : Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, Lyon est une ville reconnue en Europe et souhaite désormais s’engager pleinement dans une politique globale de transition écologique et solidaire.

Au cœur de la métropole de Lyon, la Ville de Lyon (515 000 habitants) est dotée d’un budget consolidé de près de 800 millions d’euros et d’un effectif de plus de 8 000 agents lui permettant d'offrir un service public de proximité à la population dans un souci constant de qualité.

La Délégation Générale à la Culture, au Patrimoine, et à la Vie Etudiante de la Ville de Lyon, dont le budget est de 100 M €, compte 1 300 postes permanents, répartis entre 11 établissements culturels et la Direction des Affaires Culturelles (DAC).

Au sein de cette délégation, la Direction des Archives Municipales est responsable de la conservation de 17,6 km linéaires d’archives historiques de la Ville de Lyon.

Elle assure l’enrichissement de ces fonds par la collecte des archives publiques et privées, les communique en salle de lecture et sur son site internet, en assure la mise en valeur par l’organisation d’expositions, par des publications en ligne et papier et par des ateliers pédagogiques.

Elle compte une quarantaine de postes répartis au sein de 6 pôles : gestion des fonds et numérisation, collecte des archives publiques, administration, logistique, médiation et accès aux documents, expositions.

Son budget est d’environ 200 000 euros.

Missions : Placé-e sous la responsabilité hiérarchique du directeur, vous assurez les missions de g estionnaire des achats et de régisseur suppléant, en lien avec le Responsable Administratif et Financier (RAF), et exercez des missions de traitement documentaire en lien avec le directeur adjoint.

Activités principales :

1. Missions d’assistance au sein du pôle administratif et financier :
- préparer le budget des archives avec le RAF et le directeur du service, en recueillant les informations auprès des services et mettant en forme les documents internes ;
- participer à l’élaboration des demandes de subventions (DRAC, SIAF, Europe...) ;
- établir des états des coûts individualisés d’opérations (expositions, impressions…), un état annuel des dépenses effectuées par les autres services municipaux pour les archives ;
- établir un reporting bimestriel pour la DAC ;
- travailler en collaboration avec le pôle comptable mutualisé pour toutes les opérations d’ouverture, exécution et clôture d’exercice ;
- assurer un suivi de l’exécution budgétaire et en référer au RAF.

2. Gestion de la commande publique :
- participer à la préparation des marchés des archives et des marchés transversaux ;
- recueillir les besoins du personnel, demander les devis auprès du fournisseur ou sur les plateformes de type gestimarchés (ex : pour les impressions) ;
- suivre plus spécifiquement le marché d’entretien des locaux, en collaboration avec le responsable logistique, et gérer les fournitures de bureau et les vêtements de travail, le stock des produits d’entretien, ou d’épicerie… ;
- alimenter la fiche d’expression du besoin à partir des informations recueillies au sein des services ;
- assurer le suivi de la fiche besoin auprès du pôle comptable mutualisé ;
- valider le service fait sous Astre après vérification de la livraison des fournitures ou de l’exécution de la prestation.

3. Bibliothèque et numérisation (en lien fonctionnel avec le directeur adjoint) :
- assurer la vérification du service fait des campagnes de numérisation en contrôlant qualitativement et quantitativement la prestation ;
- assurer la gestion des abonnements et au quotidien, effectuer le bulletinage des périodiques dans Mnesys, logiciel métier ;
- demander les devis pour les commandes d’ouvrages et des périodiques, établir la fiche besoin transmise au pôle comptable mutualisé, et faire le suivi des livraisons.

4. Régisseur-se de recettes suppléant-e (sous la responsabilité du régisseur titulaire) :
- participer à la définition des tarifs ;
- assurer la gestion des stocks des publications et documents vendus en boutique ;
- rédiger et assurer le suivi des décisions pour les ventes d’ouvrages, demandes d’arrêtés de nomination des agents de guichet ;
- enregistrer au quotidien les recettes encaissées ;
- utiliser le logiciel Oxygéno (logiciel de gestion de régie) ;
- préparer les versements en lien avec le régisseur de recettes ;
- transmettre au pôle comptable mutualisé les factures à destination des redevables ;
- en cas d’absence du régisseur titulaire, être l’interlocuteur-trice privilégié-e du pôle comptable mutualisé pour l’émission des titres de recettes.

Activités spécifiques :

Profil recherché :

CONNAISSANCES
- Connaissance du fonctionnement des collectivités locales
- Connaissance des grands principes de la commande publique
- Connaissances en comptabilité publique
- Connaissance du fonctionnement des bibliothèques
- Notions de fonctionnement des régies de recettes

QUALITES
- Sens de l’organisation
- Initiative & rigueur
- Avoir l’esprit d’équipe
- Qualités relationnelles

Conditions spécifiques d'exercice :

congés à planifier en coordination avec le régisseur de recettes.

Lieu de travail : Archives municipales, 1 place des Archives, 69002 Lyon

Horaires : 37h30 hebdomadaires +15 jours de RTT

Niveau d'étude : Niveau 4 - BACCALAUREAT

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 2-5 ans

Avantages liés au poste :

Niveau du poste : BG2