Un-e Référent-e Etat Civil - Gestionnaire Administratif-ve - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 11/24/2021

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre : Emploi Permanent

Délégation : Délégation Générale Service au Public et Sécurité

Direction : Service au Public et Sécurité

Référence : DGSPS-018749

Date de début : 01/08/2021

Date limite de dépôt de candidatures : 29/12/2021

Filière : Administrative 

Cadre d'emplois : Rédacteurs

Grade(s) : Rédacteur, Rédacteur principal de 2ème classe, Rédacteur principal de 1ère classe

Catégorie : Catégorie B

Contexte :

Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants-es) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.

Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants-es.

Pour accompagner ce projet, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents-es présents-es au quotidien auprès des Lyonnaises et des Lyonnais.

La Délégation générale Service au Public et Sécurité œuvre pour le bien-être des Lyonnaises et des Lyonnais en prenant soin de leur cadre de vie et de leur santé, et en assurant leur protection sanitaire, environnementale et civile, la tranquillité publique et l’assistance à la population.

La Délégation Générale Proximité et Relation aux Habitants (DGPRH) est composée des 9 Mairies d’Arrondissements, du service des Mairies d’Arrondissement, de la Direction Lyon en Direct, des Missions Démocratie Ouverte et Gestion de la Relation à l’Usager pour un effectif total de 400 agents-es.

La proximité, dans la relation aux habitants-es comme dans la mise en œuvre des politiques publiques, est un élément central du mandat municipal 2020-2026.

Pour concrétiser cet engagement, la DGPRH, créée en septembre 2021, portera plusieurs projets stratégiques, notamment :
• la refondation du système de gouvernance Mairie Centrale – Mairies d’Arrondissement, dans une logique de prise en compte mieux articulée des lois PLM et MAPTAM,
• l’articulation entre Mairie Centrale et Mairies d’Arrondissement, en faveur d’une plus grande proximité de l’action publique.

Les Mairies d’Arrondissement sont, en effet, les premières portes d’entrée des services municipaux et jouent un rôle d’opérateur de proximité que la nouvelle municipalité souhaite investir et valoriser, par :
• la construction d’une logique de relation multicanale avec les Lyonnais-ses par un accueil physique et téléphonique, une gestion des courriers, le site internet et compte unique, … .,
• le lancement et l’accompagnement de démarches de démocratie locale et d’implication citoyenne, favorisant l’expression des habitants-es dans l’élaboration et la mise en œuvre des politiques publiques.

Cette ambition se concrétisera par la redynamisation des instances locales (conseils de quartier, conseils citoyens, conseils des enfants, des aînés…), et le développement plus large des démarches de consultations-concertations-coproductions avec les habitants-es.

Le 4ème Arrondissement compte une population de 36 600 habitants-es.

La mairie du 4ème est composée de 31 agents-es dont la mission première est de développer et faciliter les démarches de service aux habitants.

Un accueil physique personnalisé est ainsi proposé aux Lyonnais-es 6 jours sur 7.

Les prestations proposées recouvrent 3 grands thèmes, l’identité et la citoyenneté (titres d’identités, élections, état civil, recensement, stationnement) ; la famille (petite enfance, scolaire, logement social, seniors) ; la vie locale (conseil de quartier, vie associative, espace public, urbanisme).

L’organisation est scindée en 3 services : Affaires Décentralisées, Affaires Publiques, Proximité - Travaux.

Missions : Sous l’autorité du/de la responsable du pôle Affaires Publiques, vous êtes le/la référent-e en matière d’Etat Civil pour les 7 agents-es chargés-es de l’Etat Civil.

Vous êtes également l’interlocuteur-trice privilégié-e pour les services internes (service des mairies d’arrondissement), et institutions externes comme la Préfecture, le Parquet Civil et le service maternité de l’Hôpital de la Croix Rousse.

Vous contribuez à garantir et à sécuriser l’instruction des dossiers et l’application des procédures administratives dans les domaines de l’Etat Civil.

Vous assurez une veille juridique et documentaire, en étroite collaboration avec les services municipaux et les services de l’État.

Activités principales :

1. Assistance et appui technique auprès des agents-es de l’Etat Civil :
• apporter son expertise sur le domaine de l’Etat Civil,
• élaborer ou mettre à jour des supports de formation / guides / procédures et préconisations,
• animer des réunions notamment sur les modifications et/ ou évolutions en matière d’Etat Civil,
• harmoniser les méthodes de travail,
• mettre en place, sécuriser et contrôler l'application des procédures administratives.

2. Organisation de l'information des usagers :
• recevoir, identifier, filtrer et orienter les demandes,
• enregistrer les naissances, établir et mettre à jour les registres d’état-civil, les livrets de famille, les actes d’état-civil,
• constituer les dossiers et célébrer les mariages,
• enregistrer les conventions de PACS, les modifications et les dissolutions,
• recueillir les demandes de changements de prénom et assurer un suivi,
• apposer des mentions en marge des actes, et
procéder à des rectifications d’actes,
• organiser et mettre en œuvre des dispositifs d’accueil du public,
• concevoir des dispositifs de recueil des demandes des usagers et de régulation – médiation,
• évaluer et optimiser la qualité du service rendu à l’usager.

3. Compte rendu d'activité :
• proposer des solutions et des adaptations,
• élaborer et tenir à jour des tableaux et rapports de suivi d'activité.

4. Instructions des dossiers et application des procédures :
• transmettre des informations et documents administratifs,
• collecter, exploiter et organiser des données administratives,
• rédiger et renseigner des documents administratifs,
• recueillir, classer et archiver des documents,
• analyser quantitativement et qualitativement les dossiers.

Activités spécifiques :

Suivi juridique :
• rédiger les documents et les actes administratifs,
• suivre l’activité (statistiques, BMO,…),
• suivre les actes administratifs,
• suivre l'évolution de la réglementation,
• participer au suivi et gestion des contentieux.


Profil recherché :

- Expérience professionnelle requise en matière d’Etat Civil

Connaissances - Maitrise et Savoir-Faire
• Compétences et fonctionnement des Collectivités Territoriales
• Bases juridiques régissant l’organisation et le fonctionnement des villes Paris, Marseille, Lyon
• Cadre réglementaire de l’Etat Civil
• Techniques de conduite de réunion
• Outils bureautiques
• Progiciels (Cityweb, Educalyon, Cityrem, Selligent, Chronogestor…)
• Partenaires (Préfecture, procureurs, …)

Qualités
• Sens du service public
• Ecoute et adaptabilité aux publics et aux situations
• Force de proposition
• Aptitudes relationnelles et capacité à travailler avec des partenaires internes et externes

Conditions spécifiques d'exercice :

travail 1 samedi par roulement de 9h15 à 12h15.

Lieu de travail : Mairie du 4ème - Hôpital de la Croix Rousse 69004 Lyon

Horaires : 38h45 hebdomadaires + 22 jours RTT

Niveau d'étude : Niveau 4 - BACCALAUREAT

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 2-5 ans

Avantages liés au poste :

Niveau du poste : BG3