Un-e Référent-e Etat Civil - Gestionnaire Administratif-ve - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 7/13/2021

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre : Emploi Permanent

Délégation : Délégation Générale Service aux publics et sécurité

Direction : Mairie du 4eme arrondissement

Référence : MA4-017483

Date de début : 01/08/2021

Date limite de dépôt de candidatures : 31/07/2021

Filière : Administrative 

Cadre d'emplois : Rédacteurs

Grade(s) : Rédacteur, Rédacteur principal de 2ème classe, Rédacteur principal de 1ère classe

Catégorie : Catégorie B

Contexte :

Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.

Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants.

Pour accompagner ce projet, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents présents au quotidien auprès des lyonnaises et des lyonnais.

La Délégation Générale au Service au Public et à la Sécurité (DGSPS), rassemble 1 200 agents.

Elle assure des missions de relations avec les citoyens, de proximité avec le public, de protections sanitaire, environnementale, civile, de tranquillité publique et d’assistance à la population.

La DGSPS est composée de 7 directions (Police Municipale, Régulation Urbaine, Sécurité et Prévention, Ecologie Urbaine, Cimetières, Cadre de Vie, Lyon en Direct), de 9 mairies d’arrondissement et d’un Secrétariat Général.

Ce dernier gère un budget de 14 millions d’euros de fonctionnement et exerce des fonctions ressources pour l’ensemble de ces entités.

Dans les actes de la vie quotidienne, les directions de la délégation interviennent régulièrement tout au long de la vie des habitants

Le 4ème arrondissement compte une population de 36 600 habitants. La mairie du 4ème est composée de 31 agents dont la mission première est de développer et faciliter les démarches de service aux habitants.
Un accueil physique personnalisé est ainsi proposé aux lyonnais-es 6 jours sur 7.

Les prestations proposées recouvrent 3 grands thèmes :
• L’identité et la citoyenneté (titres d’identités, élections, état civil, recensement, stationnement)
• La famille (petite enfance, scolaire, logement social, seniors)
• La vie locale (conseil de quartier, vie associative, espace public, urbanisme)

L’organisation est scindée en 3 services : Affaires Décentralisées, Affaires Publiques, Proximité - Travaux.

Missions : Sous l’autorité du/de la responsable du pôle Affaires Publiques, vous êtes le/la référent-e en matière d’Etat Civil pour les 7 agents-es chargés-es de l’Etat Civil.

Vous êtes également l’interlocuteur-trice privilégié-e pour les services internes (service des mairies d’arrondissement), et institutions externes comme la Préfecture, le Parquet Civil et le service maternité de l’Hôpital de la Croix Rousse.

Vous contribuez à garantir et à sécuriser l’instruction des dossiers et l’application des procédures administratives dans les domaines de l’Etat Civil.

Vous assurez une veille juridique et documentaire, en étroite collaboration avec les services municipaux et les services de l’État.

Activités principales :

1. Assistance et appui technique auprès des agents de l’Etat Civil :
• apporter son expertise sur le domaine de l’Etat Civil,
• élaborer ou mettre à jour des supports de formation / guides / procédures et préconisations,
• animer des réunions d’information à destination des collègues notamment sur les modifications en matière d’Etat Civil,
• harmoniser les méthodes de travail au sein des équipes,
• mettre en place, sécuriser et contrôler l'application des procédures administratives.

2. Organisation de l'information des usagers :
• recevoir, identifier, filtrer et orienter les demandes,
• enregistrer les naissances, établir et mettre à jour les registres d’état-civil,
• produire et mettre à jour les livrets de famille, les actes d’état-civil (naissances, mariages),
• constituer les dossiers (mariages) et célébrer les mariages,
• enregistrer les conventions de PACS, les modifications et les dissolutions,
• recueillir les demandes de changements de prénom et assurer un suivi,
• apposer des mentions en marge des actes,
• procéder à des rectifications matérielles d’actes,
• organiser et mettre en œuvre des dispositifs d’accueil du public,
• concevoir des dispositifs de recueil des demandes des usagers et de régulation – médiation,
• évaluer et optimiser la qualité du service rendu à l’usager.

3. Compte rendu d'activité :
• proposer des solutions et des adaptations,
• rendre-compte à la hiérarchie,
• élaborer et tenir à jour des tableaux et rapports de suivi d'activité.

4. Instructions des dossiers et application des procédures :
• transmettre des informations et documents administratifs,
• collecter, exploiter et organiser des données administratives,
• rédiger et renseigner des documents administratifs,
• recueillir, classer et archiver des documents,
• analyser quantitativement et qualitativement les dossiers.

5. Suivi juridique :
• rédiger les documents et les actes administratifs,
• suivre l’activité (statistiques, BMO,…),
• suivre les actes administratifs,
• suivre l'évolution de la réglementation,
• participer au suivi et gestion des contentieux.

Activités spécifiques :



Profil recherché :

- Expérience professionnelle requise en matière d’Etat Civil

Connaissances et Savoir-Faire
• Maîtrise des compétences et du fonctionnement des Collectivités Territoriales
• Très bonne connaissance des bases juridiques régissant l’organisation et le fonctionnement des villes Paris, Marseille, Lyon
• Maîtrise du cadre réglementaire de l’état civil
• Bonne connaissance des techniques de conduite de réunion
• Maîtrise des outils bureautiques
• Connaissance des progiciels (Cityweb, Educalyon, Cityrem, Selligent, Chronogestor…)
• Connaissances des partenaires (Préfecture, procureur, …)

Qualités
• Sens du service public et de l'équité
• Savoir être à l'écoute des collègues, être force de proposition
• Capacité à travailler en collaboration avec des partenaires externes


Conditions spécifiques d'exercice :

travail 1 samedi par roulement de 9h15 à 12h15

Lieu de travail : Mairie du 4ème - Hôpital de la Croix Rousse 69004 Lyon

Horaires : 37h30 hebdomadaires + 15 jours RTT

Niveau d'étude : Niveau 4 - BACCALAUREAT

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 2-5 ans

Avantages liés au poste :

Niveau du poste : BG3