Agent d'accueil et de gestion administrative - Affaires publiques - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 7/11/2020

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Permanent

Délégation: Service aux publics et sécurité

Direction: Mairie du 5eme arrondissement

Nombre de poste(s): 1

Référence: MA5-015300

Date de début: 15/07/2020

Date de fin:

Date limite de dépôt de candidatures: 11/07/2020

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Adjoints administratifs

Grade(s): Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie: Catégorie C

 Contexte:

Métropole Européenne au cœur d’une agglomération de plus d’un million d’habitants, la Ville de Lyon emploie 8 000 agents au service d’un territoire en pleine expansion.

La Mairie du 5ème arrondissement, rattachée à la Délégation Générale au Service au Public et à la Sécurité (DGSPS), qui compte 30 agents pour une population de 49 000 habitants, se compose de 3 services : point-accueil, affaires publiques, et vie locale.

Elle gère en outre de nombreux bâtiments transférés : 2 mairies, 1 salle des fêtes et des familles, 2 maisons des associations, 7 équipements sportifs (gymnases et stades), et assume le budget de 3 crèches municipales.

 Missions:

Sous la responsabilité du directeur général de l’arrondissement, et du coordonnateur affaires publiques, le/la chargé-e d’accueil et de gestion administrative est l’interlocuteur-trice de proximité des usagers, représente l’image de la collectivité et répond à l’attente et aux sollicitations des usagers conformément au cadre réglementaire, dans les domaines de compétence d’une mairie d’arrondissement (cartes nationales d’identité, passeports, attestations d’accueil, état-civil, stationnement, recensement militaire, inscriptions électorales et organisation des scrutins…).

L’agent-e est garant–e de l’accès de tous au service public dans un souci d’équité et d’égalité.

 Activités principales:

1. Accueil des usagers :
- adapter son mode relationnel au public concerné et à la situation
- appréhender les limites de son domaine d’intervention
- informer et expliquer aux usagers les modalités de prise en charge et les règles relatives à un service ou à un équipement
- recevoir, identifier, filtrer et orienter les demandes
- rechercher et diffuser une information auprès du public ou d’une catégorie d’usagers
- repérer les comportements à risque, dialoguer et réguler les conflits et les situations de stress
- s’adapter aux nouvelles relations avec les usagers avec un développement de l’écrit et de l’immédiateté

2. Traitement des dossiers administratifs :
- appliquer des procédures administratives
- assurer l’envoi de courriers
- recueillir, classer et archiver des documents
- transmettre des informations et documents administratifs
- vérifier la validité des informations traitées
- rendre-compte à la hiérarchie

3. Participation à des réunions :
- adapter son mode de travail au contexte
- apporter une expertise sur son domaine d'activité
- élaborer des préconisations/solutions/réponses
- participer à un réseau d'échange professionnel
- recueillir des informations
- transmettre des informations et documents administratifs

4. Suivi d'activité :
- rendre-compte à la hiérarchie
- tenir à jour des documents de suivi d'activité

5. Fonction de référent thématique :
- participer à des réunions et faire le lien avec l’ensemble de l’équipe
- conseiller techniquement les interlocuteurs
- archiver et classer les documents du service
- recueillir et analyser des informations et documents techniques et juridiques

 Activités spécifiques:

1. Ponctuellement, gestion de l’accueil général du public, du standard et des demandes acheminées par voie électronique :
- enregistrement et répartition des courriers/mails/demandes des usagers dans les différents services
- saisie dans l’outil métier des plaintes et réclamations
- gestion des réclamations en lien avec les services municipaux et métropolitains

2. Activité de prestations administratives et notamment :
- état civil
- affaires diverses
- constitution de dossiers et remise de titres d’identité
- délivrance vignette résident, de carte d’accès à zone bornée
- délivrance carte Sénior
- permanences en mairie (gestion d’agenda, lien avec les intervenants…)
- inscriptions scolaires, calcul de quotient familial municipal


 Profil recherché:

Connaissances :
- connaissance du cadre légal et réglementaire dans les domaines de l’état-civil, nationalité et droit de la famille, élections, affaires diverses
- maîtrise des logiciels bureautiques et progiciels spécialisés
- connaissance de l’organisation administrative de la collectivité
- connaissance du fonctionnement des outils de communication
- connaissance des techniques de gestion des conflits et d’écoute active
- maitrise des techniques d'expression orale et écrite
- connaissance de l’environnement géographique
- connaissance des missions et des compétences des partenaires
- connaissance des techniques de classement et d'archivage

Qualités requises :
- avoir l'esprit d'équipe
- sens de l'organisation
- qualités relationnelles
- être autonome
- excellente présentation
- être à l'écoute
- maîtrise de soi
- rigueur et méthode
- discrétion professionnelle

 Conditions spécifiques d'exercice:

- présence 1 samedi matin sur 2 de 8h30 à 12h
- travail le 1er samedi après-midi de chaque mois pour la célébration des mariages (un à deux par an par roulement)
- NBI Accueil : 10 points
- participation ponctuelle aux temps forts de la vie institutionnelle de l’arrondissement : scrutins électoraux, vœux du maire, accueil des nouveaux arrivants, forum des associations…

 Lieu de travail:

Mairie du Point du Jour et Annexe du Vieux Lyon 69005 Lyon

 Horaires:

37h30 hebdomadaires + 15 jours de RTT

Informations complémentaires :

Niveau d'étude :Niveau 3 - CAP BEP...

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 0-2 ans

Avantages liés au poste : 

Niveau du poste : CG2