Agent-e d’accueil et de gestion administrative « vie associative » - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 1/19/2020

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Permanent

Délégation: Service aux publics et sécurité

Direction: Mairie du 1er arrondissement

Nombre de poste(s): 1

Référence: MA1-014565

Date de début: 14/10/2019

Date de fin:

Date limite de dépôt de candidatures: 19/01/2020

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Adjoints administratifs

Grade(s): Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie: Catégorie C

 Contexte:

Au sein de la Métropole lyonnaise de plus d’un million d’habitants, la Ville de Lyon emploie 7 500 agents au service d’un territoire en plein expansion (800 millions d’euros de budget annuel).
La Mairie du 1er Arrondissement (environ 30 000 habitants), rattachée à la Délégation Générale au Service au Public et à la Sécurité, est composée de 3 unités et 24 agents.

 Missions:

Interlocuteur-trice de proximité des usagers, vous représentez l’image de la collectivité et répondez aux sollicitations des usagers, conformément au cadre réglementaire des mairies d’arrondissement.

Placé-e sous l’autorité du responsable « service aux habitants » au sein de l’unité « vie associative », vous êtes l’interlocuteur-trice privilégié-e des associations sollicitant la mise à disposition de salles et/ou de matériel gérés par la mairie du 1er arrondissement.

Vous assurez l’interface avec les élus et les services du 1er arrondissement, ainsi que des directions ressources à l’Hôtel de Ville.

Vous travaillez en polyvalence et en continuité de service sur certaines missions, avec les gardiens-nes d’établissement en charge de la vie associative ainsi qu’avec l’unité « accueil » afin d’informer et orienter les usagers.

Vous appuyez ponctuellement les collègues sur les temps associatifs (forum des associations, CICA…).

 Activités principales:

1/ Accueil des usagers
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les différents publics, les renseigner et les orienter dans leurs démarches y compris numériques
- Gérer le planning des salles de proximité (salle du conseil, salle d’exposition, salle associative « Ahmadou Kourouma », salle associative « Diderot », salle des fêtes et des familles, gymnases…)
- Orienter les usagers
-S’adapter aux nouvelles relations avec les usagers avec un développement de l’écrit et de l’immédiateté
- Informer et expliquer aux usagers les modalités de prise en charge et les règles relatives à un service ou à un équipement
- Savoir adapter son mode relationnel au public concerné et à la situation
- Accueillir les associations sur sites à l’ouverture et à la fermeture

2/ Traitement des dossiers administratifs
- Instruire les demandes de conventions d’occupation temporaire des salles (plannings, réservation de matériel, signature des conventions, attestation d’assurance à récupérer, clefs à remettre …)
- Suivre la régie de recettes des salles de proximité en lien avec le service comptabilité de la mairie
- Valider les demandes associatives par la hiérarchie administrative et les élus référents
- Classer les demandes de prêt de matériel événementiel aux associations
- Classer les conventions d’occupation des salles annuelles ou triennales (Maison Kourouma, Diderot, gymnases, Lavoir public, club-houses)

3/ Suivi d'activité
- Assurer le suivi des contrats d’occupation des Equipements de proximité
- Préparer les comptes rendus et suivre la commission « vie associative »
- Contribuer à la mise à jour du fichier des associations, en lien avec le cabinet du Maire
- Gérer les clefs de la mairie et des équipements de proximité de l’arrondissement
- Gérer les plannings d’occupation de locaux
- Gérer le prêt de matériel
- Gérer les objets trouvés

 Activités spécifiques:

 Profil recherché:

CONNAISSANCES:
Logiciels bureautiques : Word, Excel, Outlook
Missions et compétences des partenaires
Organisation administrative de la collectivité
Progiciels spécialisés : Planitec (maîtrise) et Selligent (connaissance)
Règles liées à la sécurité des biens et des personnes
Techniques de classement et d'archivage
Techniques de gestion des conflits
Qualités d'expression orale et écrite

QUALITÉS:
Avoir l'esprit d'équipe
Capacité à la prise d’initiative
Être à l'écoute
Maîtrise de soi
Sens de l'organisation
Rigueur et méthode
Qualités relationnelles
Discrétion professionnelle

 Conditions spécifiques d'exercice:

Du lundi au vendredi de 8h30 à 17h avec une heure de pause de 12h à 13h
Possibilité d’horaires décalés, ponctuellement, de 12h30 à 20h
Participation ponctuelle à des réunions en soirée






 Lieu de travail:

Mairie du 1er arrondissement 2 place Sathonay 69001 Lyon

 Horaires:

37H30+ 15 jours de RTT Du lundi au vendredi de 8h30 à 17h avec une heure de pause méridienne

Informations complémentaires :

Niveau d'étude :Niveau 3 - CAP BEP...

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 0-2 ans

Avantages liés au poste : 

Niveau du poste : CG2