Agent-e d'accueil et de gestion administrative - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 2/6/2020

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Permanent

Délégation: Service aux publics et sécurité

Direction: Mairie du 7eme arrondissement

Nombre de poste(s): 1

Référence: MA7-014892

Date de début: 01/02/2020

Date de fin:

Date limite de dépôt de candidatures: 06/03/2020

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Adjoints administratifs

Grade(s): Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie: Catégorie C

 Contexte:

Capitale de la Région Rhône-Alpes, Lyon est l'une des villes les plus attractives d'Europe pour sa qualité de vie et son dynamisme économique exceptionnel.
Au cœur de la Métropole Lyonnaise, la Ville de Lyon (500 000 habitants) est dotée d’un budget global de 800 millions d’euros et d’un effectif de 7 500 agents lui permettant d'offrir un service public de proximité à la population dans un souci constant de qualité.
La Mairie du 7ème Arrondissement, rattachée à la Délégation Générale au Service au Public et à la Sécurité, qui compte 36 agents pour une population de plus de 82 000 habitants, se compose de 2 services. Elle est administrée par un conseil d’arrondissement de 27 membres présidé par le maire d’arrondissement.

 Missions:

Sous l'autorité du responsable du Service des Affaires Publiques, vous êtes référent-e pour les élections et le recensement de la population. L’accueil du public, la délivrance et la gestion de prestations diverses font partie de vos missions.

Interlocuteur-trice des usagers, vous représentez l’image de la collectivité et répondez à l’attente des usagers conformément au cadre réglementaire.

 Activités principales:

1. Accueil des usagers
- adapter son mode relationnel au public concerné et à la situation
- appréhender les limites de son domaine d’intervention
- informer et expliquer aux usagers les modalités de prise en charge et les règles relatives à un service ou à un équipement
- recevoir, identifier, filtrer et orienter les demandes et réclamations (téléphone, courrier, internet)
- rechercher et diffuser une information auprès du public ou d’une catégorie d’usagers
- repérer les comportements à risque, dialoguer et réguler les conflits et les situations de stress
- s’adapter aux nouvelles relations avec les usagers avec un développement de l’écrit et de l’immédiateté
- identifier le caractère d’urgence des informations à transmettre

2. Gestion des élections
- gérer les listes électorales (inscriptions électorales,radiations)
- préparer et organiser les bureaux de vote
- organiser les opérations de vote avec les président et les employés de bureaux de vote, en lien avec le cabinet du maire et le service des mairies d’arrondissement
- assurer une permanence au bureau centralisateur les jours de scrutin
- organiser les commissions de contrôle: convocation des membres, procès-verbal, compte rendu

3. Recensement de la population
- Recevoir les agents recenseurs, saisir des données, vérifier les fiches
- préparer la campagne : recrutement des agents recenseur en collaboration avec le responsable de service, répartition des secteurs, vérification d’adresses sur le terrain
- suivre la collecte des agents recenseurs en lien avec le superviseur de l’INSEE
- mettre à jour du Répertoire des Immeubles Localisés, en lien avec les services de l'INSEE

4. Instruction et suivi des dossiers
- appliquer les procédures administratives
- vérifier la validité des informations traitées
- recueillir et transmettre des informations et documents administratifs
- traiter le courrier arrivée et départ
- trier, classer et archiver des dossiers
- tenir à jour des tableaux de bord et documents de suivi d’activité, établir des statistiques
- rendre-compte à la hiérarchie

5. Polyvalence sur les prestations suivantes : attestations d’accueil, affaires scolaires (préinscriptions scolaires, calcul du quotient familial), recensement militaire, légalisations de signature, copie conforme, prise de rendez-vous, CNI, passeports

 Activités spécifiques:





 Profil recherché:

- Connaissance des procédures administratives et de la réglementation statutaire, notamment en matière de droit électoral
- Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales et de l’organisation administrative d’une commune
- Connaissance de l'environnement géographique
- Connaissance des besoins
- Maitrise des techniques de classement et d’archivage, des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint), de logiciels métiers : Selligent (relation aux usagers), Select (gestion des listes électorales), Cityweb (Etat civil), Sirius, TES (application CNI et passeports)…

- Aptitude à comprendre la règlementation et à appliquer les procédures
- Maîtrise des techniques de relation à l’usager : expression orale et écrite, écoute active, gestion des conflits
- Organisation et gestion de plannings
- Force de proposition, capacité à prendre des initiatives et à gérer les priorités
- Expérience en animation d’équipes d’agents vacataires
- Savoir communiquer et rendre compte

- Sens de l’organisation
- Rigueur et méthode
- Capacité à travailler en autonomie
- Qualités relationnelles et pédagogiques
- Bonne élocution et bonne présentation
- Ecoute active et capacité à être réactif
- Goût pour le travail en équipe
- Discrétion et confidentialité des informations traitées

 Conditions spécifiques d'exercice:

- Travail un samedi matin sur deux
- Disponibilité le soir en période de recensement et en période électorale
- Disponibilité le samedi et le dimanche pour les jours de scrutin

 Lieu de travail:

Mairie du 7ème arrondissement - 16 place Jean Macé 69007 Lyon

 Horaires:

37h30 hebdomadaires + 15 jours RTT

Informations complémentaires :

Niveau d'étude :Niveau 3 - CAP BEP...

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 2-5 ans

Avantages liés au poste : 

Niveau du poste : CG2