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Agent-e d'accueil et de gestion administrative - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 5/9/2019

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Permanent

Délégation: Service aux publics et sécurité

Direction: Mairie du 9eme arrondissement

Nombre de poste(s): 1

Référence: MA9-012905

Date de début: 10/05/2019

Date limite de dépôt de candidatures: 30/05/2019

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Adjoints administratifs

Grade(s): Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie: Catégorie C

 Contexte:

Métropole européenne au cœur d’une agglomération de plus d’1,3 millions d’habitants, la Ville emploie 7 500 agents au service d’un territoire en pleine expansion.
La Mairie du 9ème Arrondissement, rattachée à la Délégation Générale au Service au Public et à la Sécurité, qui compte 37 agents pour une population de 49 500 habitants, se compose de 3 services dont le service Missions décentralisées. Elle est administrée par un Conseil d’arrondissement de 27 membres présidé par le maire d’arrondissement.

 Missions:

Sous l'autorité du responsable du service Missions décentralisées, vous travaillez au sein du pôle Proximité et êtes chargé d’accueillir, informer et accompagner le public dans le domaine scolaire. Vous intervenez en suppléance dans le domaine du logement et de l’urbanisme. Vous contribuez à l’accueil du public de premier niveau de l’ensemble du service Missions décentralisées.
Interlocuteur-trice de proximité des usagers, vous représentez l’image de la collectivité et répondez à l’attente des usagers conformément au cadre réglementaire.

 Activités principales:

1-Accueil des usagers
-Assurer l’accueil et le traitement des demandes multicanales (présentiel, téléphone, courriers, courriels, selligent)
-Adapter son mode relationnel au public concerné et à la situation
-Appréhender les limites de son domaine d’intervention
-Recevoir, identifier, filtrer et orienter les demandes
-Identifier la demande de l’usager et l’accompagner dans ses démarches
-Repérer les comportements à risque, dialoguer et réguler les conflits et les situations de stress
-S’adapter aux nouvelles relations avec les usagers avec un développement de l'écrit et de l'immédiateté

2-Traitement administratif des dossiers
-Renseigner les familles et parents d’enfants scolarisés en école maternelle et élémentaire
-Instruire les pré-inscriptions scolaires et périscolaires, les demandes de calcul de quotient familial
-Assurer la centralisation des dérogations scolaires établies en mairie, leur traitement et leur transmission à l’élu et à la direction de l’éducation dans les délais impartis
-Assurer la gestion des courriers du service : réception, rédaction et envoi
-Vérifier la validité des informations traitées
-Appréhender le caractère d’urgence des informations à traiter et à transmettre

3-Participation à des réunions
-Préparer des réunions et rédiger des comptes rendus
-Participer à des réunions et apporter une expertise sur son domaine d'activité
-Recueillir et transmettre des informations
-Etre force de proposition, élaborer des préconisations et des solutions pour améliorer le service rendu
-Participer à un réseau d'échange professionnel

4-Suivi d’activité
-Assurer la relation avec la direction de l’éducation et veiller à relayer les informations et directives auprès des différents services de la Mairie du 9ème, en lien avec votre responsable hiérarchique
-Anticiper et planifier les campagnes (préinscriptions scolaires, inscriptions périscolaires, calcul de quotient familial) au niveau de la direction
-Savoir solliciter sa hiérarchie quand nécessaire
-Mettre à jour et tenir de tableaux de bord et suivi d’activités
-Rendre compte du travail effectué et des conditions de son intervention
-Prioriser le travail en fonction du plan de charge
-Intervenir en lien avec l’adjoint au maire délégué

5-Tri, classement et archivage
-Organiser le classement et l’archivage des dossiers et documents
-Tenir à jour les dossiers informatiques
-Mettre à jour les tableaux d’archivage
-Suivre les procédures d’archivage

 Activités spécifiques:

6-Fonction en suppléance
-Renseigner le public dans le domaine du logement et de l’urbanisme
-Instruire les demandes de logements sociaux, assurer le suivi et la mise à jour des dossiers
-Tenir à jour et à disposition les documents relatifs au plan local d’urbanisme
-Tenez à disposition du public les dossiers d’enquêtes publiques, de consultation et de concertation
-Réceptionner, afficher et transmettre les documents d’urbanisme

7-Fonction en polyvalence
-Assurer par rotation le premier accueil du service : apporter des réponses de premier niveau à l’usager dans les domaines de la petite enfance et des locations de salles
-Assurer sous la responsabilité du régisseur de la régie de recettes location de salles la fonction de mandataire agent de guichet dans le cadre de l’accueil en polyvalence.

 Profil recherché:

Connaissances :
-Connaissance de l’arrondissement, de l’institution ville de Lyon et des partenaires institutionnels
-Connaissance de l’organisation et du fonctionnement des services
-Connaissances réglementaires et législatives, et des prestations liées aux domaines d’activité
-Techniques d’écoute active et d’accueil du public
-Techniques de gestion des conflits
-Techniques d’expression écrite et orale
-Maîtrise ou acquisition de la maîtrise des outils bureautiques et de leurs fonctionnalités (publipostage), et des logiciels spécifiques : Maelis/Educalyon (scolaire), Péléhas (logement), Selligent (relations à l’usager), Axel (petite enfance)

Qualités :
-Qualités relationnelles
-Diplomatie et empathie
-Discrétion professionnelle, confidentialité des informations relatives aux personnes
-Réactivité et sens de l’initiative
-Autonomie et polyvalence
-Rigueur et méthode
-Sens de l'organisation et de l’esprit d'équipe
-Respect des contraintes horaires

 Conditions spécifiques d'exercice:

- Réunions ponctuelles à l’extérieur

 Lieu de travail:

Mairie du 9ème arrondissement - 6 place du marché 69009 LYON

 Horaires:

37h30 hebdomadaires + 15 jours de RTT

Informations complémentaires :

Niveau d'étude :Niveau V (Cap/Bep/Bepc)

Niveau d'expérience : 0-2 ans