Agent-e d'accueil et de gestion administrative - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 5/21/2020

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Permanent

Délégation: Service aux publics et sécurité

Direction: Mairie du 3eme arrondissement

Nombre de poste(s): 1

Référence: MA3-015160

Date de début: 01/05/2020

Date de fin:

Date limite de dépôt de candidatures: 21/05/2020

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Adjoints administratifs

Grade(s): Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie: Catégorie C

 Contexte:

Au sein de la Métropole lyonnaise de plus d’un million d’habitants, la Ville de Lyon emploie près de 7 500 agents au service d’un territoire en pleine expansion.
Le 3ème arrondissement est le plus important de par sa population qui compte 103 445 habitants.
La mairie du 3e arrondissement, rattachée à la Délégation Générale au Service au Public et à la Sécurité, comprend 42 agents.


 Missions:

Sous l’autorité du responsable du pôle administratif et budgétaire, vous êtes en charge de la gestion du conseil d’arrondissement et des CICA (Comité d’Initiative et de Consultation de l’Arrondissement), et de la démocratie participative. Vous assurez également le secrétariat de l’élu-e à la voirie.
Dans le cadre de la poly-compétence, vous êtes amené-e à intervenir sur les autres thématiques du pôle (commande publique, gestion de la messagerie de la mairie, traitement des demandes par internet, tâches de l’antenne de gestion RH, affichage règlementaire et suivi des enquêtes publiques).
Vous avez pour mission de permettre à votre hiérarchie et à l’élu-e d’exercer aux mieux leurs fonctions.

 Activités principales:

1. Gestion et suivi des séances du conseil d’arrondissement et du CICA (Comité d’Initiative et de Consultation d’Arrondissement)
- Élaborer et mettre en forme l’ordre du jour
- Préparer et envoyer les convocations sous forme dématérialisée
- Participer à l’élaboration des délibérations et assurer leur mise en forme
- Tenir à jour le fichier « élus »
- Assurer la retranscription des débats des séances du conseil d’arrondissement et des CICA
- Tenir le registre des délibérations et le registre des comptes rendus
- Suivre les actes de l’exécutif
- Mettre en forme les arrêtés de délégation du Maire et les adresser au contrôle de légalité
- Tenir le registre de délibération des arrêtés du Maire.

2.Secrétariat de l’élu-e à la voirie
- Réception, orientation vers les interlocuteurs concernés, des demandes parvenues par internet, par courrier relatives à des interventions d’urgence ou à des réaménagements
- Suivre les réponses
- Rédiger et/ou mettre en forme les courriers et convocations aux réunions de l’élu-e
- Tenir l’agenda de l’élu-e
- Rédiger des comptes rendus.

3. Gestion administrative des conseils de quartier
- Recueillir et enregistrer les demandes d’inscriptions
- Relayer et diffuser des informations
- Gérer le suivi.

4. Participation à des réunions
- Participer selon les besoins aux réunions, groupes de travail
- Participer aux réunions mensuelles concernant la voirie et aux réunions du conseil d’arrondissement
- Recueillir des informations, les adapter à son mode de travail et savoir transmettre
- Transmettre les informations nécessaires à l’installation des salles de réunion.

5. Suivi d’activité
- Tenir des tableaux de bord
- Participer à l’élaboration du rapport annuel d’activité du pôle
- Archiver les documents conformément au tableau de gestion des archives.

 Activités spécifiques:

 Profil recherché:

SAVOIR-FAIRE
- Vérifier la conformité des procédures administratives et la validité des informations traitées
- Recueillir des informations, les adapter à son mode de travail et savoir transmettre
- Travailler en équipe et en réseau avec les partenaires internes (élus, Cabinet du Maire, Direction des assemblées, service des mairies d’arrondissement), et externes (services de la Métropole)
- Appréhender les limites de son domaine d’intervention
- Rendre compte à sa hiérarchie et à l’élu-e.

CONNAISSANCES
- Cadre légal du conseil d’arrondissement
- Missions et compétences des partenaires externes (services de la Métropole pour la voirie, les enquêtes publiques, la Direction des Assemblées)
- Maîtrise des logiciels informatiques : Word, Excel, Powerpoint et des progiciels spécialisés, notamment Outlook, Selligent (relation à l’usager), Gedelib
- Techniques d’expression écrite et orale.

QUALITÉS
- Rigueur et méthode
- Qualités relationnelles
- Sens du travail en équipe
- Réactivité, sens de l’initiative
- Disponibilité.

 Conditions spécifiques d'exercice:

- Travail ponctuel le samedi matin en cas de besoin pour assurer la continuité des services au public, par exemple pour les scrutins électoraux majeurs

- Présence obligatoire pendant la période de réunion des conseils d’arrondissement (un par mois)

- Dépassements horaires donnant droit à récupération pour les points avec l’élu-e délégué-e à la voirie et pour la participation aux conseils d’arrondissement ainsi qu’aux CICA qui ont lieu en soirée.

 Lieu de travail:

Mairie du 3ème arrondissement - 215, rue Duguesclin 69003 Lyon

 Horaires:

37h30 hebdomadaires + 15 jours RTT

Informations complémentaires :

Niveau d'étude :Niveaux 1-2 - pas de diplôme - savoirs de base

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 2-5 ans

Avantages liés au poste : 

Niveau du poste : CG2