Agent-e d'accueil et de gestion administrative - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 2/6/2020

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Permanent

Délégation: Service aux publics et sécurité

Direction: Mairie du 9eme arrondissement

Nombre de poste(s): 1

Référence: MA9-014852

Date de début: 20/01/2020

Date de fin:

Date limite de dépôt de candidatures: 06/03/2020

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Adjoints administratifs

Grade(s): Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie: Catégorie C

 Contexte:

Métropole européenne au cœur d’une agglomération de plus d’1,3 millions d’habitants, la Ville emploie 7 500 agents au service d’un territoire en pleine expansion.

La Mairie du 9ème Arrondissement, rattachée à la Délégation Générale au Service au Public et à la Sécurité, qui compte 34 agents pour une population de 51 300 habitants, se compose de 3 services dont le service «Population». Elle est administrée par un Conseil d’arrondissement de 27 membres présidé par le maire d’arrondissement.

 Missions:

Sous l'autorité du responsable de service «Population», vous travaillez au sein du pôle Affaires Publiques. Votre mission principale est l’accueil du public, la délivrance et la gestion de prestations diverses.
Interlocuteur-trice de proximité des usagers, vous représentez l’image de la collectivité et répondez à l’attente des usagers conformément au cadre réglementaire.

 Activités principales:

1/Accueil des usagers
- Assurer l’accueil et le traitement des demandes multicanales (présentiel, téléphone, courriers, courriels, SELLIGENT)
- Adapter son mode relationnel au public concerné et à la situation
- Appréhender les limites de son domaine d’intervention
- Informer et expliquer aux usagers les modalités de prise en charge et les règles relatives à un service ou à un équipement
- Recevoir, identifier filtrer et orienter les demandes
- Rechercher et diffuser une information auprès du public ou d’une catégorie d’usagers
- Repérer les comportements à risque, dialoguer et réguler les conflits et les situations de stress
- S’adapter aux nouvelles relations avec les usagers avec un développement de l’écrit et de l’immédiateté

2/Traitement administratif des dossiers
- Prendre des rendez-vous sur le module e-planning pour le dépôt des dossiers
- Réaliser l’enregistrement et le suivi des dossiers de demandes de carte nationale d’identité et de passeport biométriques, d’attestation d’accueil, de recensement citoyen, d’inscription électorale,
- Délivrer des attestations diverses, légalisations de signature et certifications de copie conforme,
- Assurer la gestion des courriers du service, réception de courriers simples, rédaction et envoi
- Appliquer les procédures administratives et vérifier leur conformité
- Vérifier la validité des informations traitées
- Savoir travailler en équipe et en réseau avec les partenaires internes et externes
- Savoir communiquer des informations claires et faire appel à un relais si besoin
- Appréhender le caractère d’urgence des informations à traiter et à transmettre
- Appliquer les procédures de sécurité documentaire

3/Suivi d’activité
- Savoir solliciter sa hiérarchie quand nécessaire
- Mettre à jour et tenir de tableaux de bord et suivi d’activités
- Rendre compte du travail effectué et des conditions de son intervention
- Proposer des solutions et des adaptations afin d’apporter un meilleur service rendu
- Prioriser le travail en fonction du plan de charge.

4/Tri, classement et archivage
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers et documents
- Mettre à jour les tableaux d’archivage
- Suivre les procédures d’archivage


 Activités spécifiques:

- Assurer la fonction de référent sur une thématique
- Participer aux réunions dans son domaine d’activité
- Recueillir et analyser des informations et documents techniques et juridiques
- Intervenir en renfort occasionnel en continuité de service sur d’autres pôles d’activité du service population
- Assurer sous la responsabilité du régisseur de la régie d’avances et de recettes (quêtes, dons et secours) la fonction de mandataire agent de guichet dans le cadre de l’assistance à la célébration des mariages

 Profil recherché:

Connaissances :
- Connaissance de l’arrondissement, de l’institution ville de Lyon et des partenaires institutionnels
- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement des services
- Connaissances réglementaires et législatives selon son domaine de spécialité
- Techniques d’écoute active et d’accueil du public
- Techniques d’expression écrite et orale
- Maîtrise ou acquisition de la maîtrise des outils bureautiques et logiciels spécifiques : E-Sirius, CITYWEB, CITYREM, Select 3…
- Connaissance des différents canaux d’entrée (dont SELLIGENT)
- Techniques de gestion des conflits
- Techniques d’archivage

Qualités :
- Qualités relationnelles
- Diplomatie et empathie
- Discrétion professionnelle, confidentialité des informations relatives aux personnes
- Réactivité et sens de l’initiative
- Autonomie et polyvalence
- Rigueur et méthode
- Sens de l'organisation et de l’esprit d'équipe
- Respect des contraintes horaires



 Conditions spécifiques d'exercice:

- Travail un samedi matin sur 2
- Travail possible un samedi après-midi par an pour l’assistance à l’élu lors des célébrations de mariages

 Lieu de travail:

Mairie du 9ème arrondissement - 6 place du marché et par rotation ponctuelle Mairie annexe de la Duchère

 Horaires:

37h30 hebdomadaires + 15 jours de RTT

Informations complémentaires :

Niveau d'étude :Niveau 3 - CAP BEP...

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 0-2 ans

Avantages liés au poste : 

Niveau du poste : CG2