Agent-e d'accueil et de gestion administrative - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 7/2/2019

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Permanent

Délégation: Service aux publics et sécurité

Direction: Cimetières

Nombre de poste(s): 1

Référence: CIM-012891

Date limite de dépôt de candidatures: 23/07/2019

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Adjoints administratifs

Grade(s): Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie: Catégorie C

 Contexte:

Métropole Européenne au cœur d’une agglomération de plus d’un million d’habitants, la Ville de Lyon emploie 7 500 agents au service d’un territoire en pleine expansion.

La Direction des Cimetières de la Ville de Lyon, rattachée à la Délégation Générale Service au Public et à la Sécurité, est composée de 3 services et 67 agents.
Le pôle décès fait partie du service administratif funéraire, et est chargé de l’enregistrement et du contrôle des opérations funéraires et des décès à Lyon, en lien avec les Mairies d’arrondissement.

 Missions:

Sous l’autorité du responsable du pôle décès, en qualité d’officier d’état civil, vous assurez l’enregistrement et la gestion des décès sur les arrondissements lyonnais. Vous délivrez les actes de décès et autorisations en matière de police funéraire nécessaire à cette activité.

 Activités principales:

1. Accueil des usagers
-Identifier la demande de l’usager, l’orienter et l’accompagner dans ses démarches
-Identifier le caractère d’urgence des demandes et des informations à transmettre
-Recevoir, identifier, filtrer et orienter les demandes
-Appréhender les limites de son domaine d’intervention
-Dialoguer et régulier les conflits et les situations de stress

2. Gestion de l’état civil – Décès
-Réceptionner les déclarations de décès
-Contrôler les pièces justificatives
-Rédiger et délivrer les actes de décès
-Gérer les registres et formalités postérieures (rectifications, mentions, jugements...)

3. Enregistrement et contrôle des opérations funéraires
-Enregistrer les déclarations préalables aux opérations funéraires (soins, transport de corps...)
-Délivrer les autorisations relevant de la police des funérailles
-Planifier les convois (réservation téléphonique, connaissance du contexte…)
Préparer la commande des taxes et redevances pour facturer aux entreprises
-Assurer la fonction « d’agent de guichet » dans le cadre de la régie de recettes de la Direction des Cimetières (perception d’encaissements)

4. Instruction de dossiers et application de procédures
-Prendre en charge les dossiers dans le cadre de la convention HCL-VDL pour les enfants décédés avant leur déclaration de naissance
-Prendre en charge les dossiers des personnes isolées et/ou dépourvues de ressources décédées à Lyon
-Prendre en charge et enregistrer les dons de corps

5. Tri, classement et archivage de documents
-Réceptionner, trier et traiter le courrier
-Trier, classer et archiver des documents.

 

 Profil recherché:

Connaissances :
- Organisation administrative de la collectivité
- Cimetières et activité du funéraire en général
- Notions juridiques (droit civil- état civil…)
- Vocabulaire professionnel du service
- Logiciels bureautiques (Excel et Word)
- Progiciels spécialisés (cityweb, Logiciels de gestion de cimetières …)

Savoir-faire:
- Techniques d’expression orale et écrite
- Techniques d'écoute active

Qualités requises :
- sens de l’organisation
- réactivité et sens de l’initiative
- Sens du travail en équipe,
- rigueur et méthode
- discrétion, confidentialité des informations relatives aux personnes
- qualités relationnelles

 Conditions spécifiques d'exercice:

- Travail le samedi, de 09h00 à 14h00, par roulement au sein de l’équipe
- Astreinte possible les jours fériés
- Travail le week-end en période de Toussaint

 Lieu de travail:

177 avenue Berthelot 69007 LYON

 Horaires:

37h30 hebdomadaires (entre 08h00 et 17h30) + 15 jours RTT

Informations complémentaires :

Niveau d'étude :Niveau V (Cap/Bep/Bepc)

Niveau d'expérience : 0-2 ans