Agent-e de gestion administrative - Direction des Assemblées - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 8/28/2020

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Permanent

Délégation: Secrétariat général

Direction: Assemblées

Nombre de poste(s): 1

Référence: ASS-015758

Date de début: 07/12/2020

Date de fin:

Date limite de dépôt de candidatures: 28/09/2020

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Adjoints administratifs

Grade(s): Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie: Catégorie C

 Contexte:

Au cœur de la Métropole Lyonnaise, la Ville de Lyon (500 000 habitants) est dotée d’un budget global de 780 millions d’euros et d’un effectif de 7 300 agents permanents lui permettant d'offrir à la population un service public de proximité dans un souci constant de qualité.
La Direction des Assemblées est rattachée au Secrétariat général de la Ville de Lyon.
En lien étroit avec les membres de la direction générale et le Cabinet du Maire, la Direction des Assemblées :
- Coordonne et sécurise la préparation et le déroulement des Conseils municipaux, des commissions et des Conseils d’arrondissement.
- Etablit les arrêtés de délégations du Maire et les désignations des élus dans les organismes internes et externes.
- Assure la télétransmission des actes en préfecture, leur affichage et leur publication.
- Assure la mise en œuvre du statut de l’élu (déplacements, formations, moyens des groupes politiques, indemnités).

 Missions:

Sous la responsabilité du responsable de l’Unité en charge de la Communication, des publications et de l’information des citoyens, vous êtes chargé(e) de contrôler et de mettre en forme les publications officielles. Vous participez au suivi et à la gestion des désignations de la Ville de Lyon dans les organismes externes et internes et à la rédaction des arrêtés correspondants.

 Activités principales:

Contrôle, mise en forme et diffusion des publications officielles
- Centraliser et contrôler les documents administratifs envoyés par les différents services, en vue de leur publication au Bulletin municipal officiel (BMO) en alertant les rédacteurs sur des corrections à apporter
- Composer la partie administrative et délibérative du BMO en PAO
- Assurer les relectures tant sur la forme que sur le fond des épreuves du BMO
- Mettre en ligne les BMO sur internet et intranet
- Participer au projet de dématérialisation d’un Recueil des Actes Administratifs en remplacement du BMO
- Participer à l’animation et assurer la gestion d’un réseau interne à la Ville de Lyon permettant de sécuriser la rédaction des actes publiés dans le BMO (arrêtés et décisions) et leur exécution (organisation de réunions, rédaction de comptes rendus, reporting, suivi des relations …)

Suivi des désignations, sous la responsabilité du responsable de l’unité
- Participer à la rédaction des arrêtés de délégation du Maire aux élus
- Assurer le suivi des désignations de la Ville de Lyon dans les organismes internes et externes
- Saisir et tenir à jour la base de données Eudonet pour les désignations
- Participer à la mise en œuvre et à la gestion d’un réseau entre la Direction des assemblées, d’autres directions de la Ville et les organismes dans lesquels la Ville de Lyon est représentée (organisation de réunions, rédaction de comptes rendus, reporting, suivi des relations …)

Contribution aux opérations de communication de la Direction des assemblées en continuité de gestion avec les autres missions de l’équipe
- Assurer une continuité de service en l’absence de l’agent gestionnaire
- Savoir insérer des données sur kiosque et veiller à les tenir à jour


Suivi d’activité
- Rendre compte à la hiérarchie

 Activités spécifiques:

 Profil recherché:

- Logiciels bureautiques
- Maîtrise des applicatifs métiers (Gedelib ; Indesign …)
- Organisation de son travail
- Bon niveau de rédaction

- neutralité, diplomatie, discrétion
- rigueur, méthode, réactivité
- respect de la confidentialité
- sens du travail en équipe
- sens du relationnel et de l’initiative

 Conditions spécifiques d'exercice:

 Lieu de travail:

Hôtel de Ville - place de la Comédie 69001 Lyon

 Horaires:

37h30 hebdomadaires + 15 jours de RTT/an

Informations complémentaires :

Niveau d'étude :Niveau 3 - CAP BEP...

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 

Avantages liés au poste : 

Niveau du poste : CG2