Agent-e de gestion administrative régie CHRD - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 7/25/2019

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Permanent

Délégation: Culture

Direction: Centre d'Histoire de la Résistance et de la Déportation

Nombre de poste(s): 1

Référence: CHRD-013215

Date de début: 20/05/2019

Date de fin:

Date limite de dépôt de candidatures: 02/09/2019

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Adjoints administratifs

Grade(s): Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie: Catégorie C

 Contexte:

Rattaché à la Direction des Affaires Culturelles, le Centre d'Histoire de la Résistance et de la Déportation (CHRD), musée de France depuis 1992, est devenu un lieu de mémoire incontournable à Lyon et dans la région Rhône-Alpes qui accueille plus de 60 000 visiteurs par an (dont près de la moitié sont des scolaires). Outre l’exposition permanente le musée programme 2 à 4 expositions temporaires par an et de multiples activités culturelles et pédagogiques en lien avec la période de la seconde Guerre Mondiale mais également autour de thématiques plus contemporaines.
L’établissement compte 25 agents répartis en 6 services. Le service administration et ressources humaines dont dépend ce poste assure les missions supports de l’établissement, le pilotage et la gestion des ressources, rédige les actes administratifs, conduit la politique d’accueil et supervise le suivi de la gestion technique du bâtiment.

 Missions:

Sous l’autorité du responsable administratif et financier, ce poste clef au carrefour de nombreux acteurs, vous assurerez :
-la gestion des recettes du musée comprenant : la régie de recettes, la régie d’avances ;
-la supervision de l’outil de billetterie et des pratiques des agents de billetterie ;
-la une fonction d’assistance administrative générale et polyvalente

 Activités principales:

Gérer les régies d’avances et recettes:
- Respecter les règles comptables, la réglementation et la qualité de gestion comptable.
- Assurer les relations avec la Trésorerie, la direction des finances et le pôle comptable en charge de l’émission des titres et des mandats,
- Veiller à la sécurité et à l’ouverture de la régie (gestion du coffre, versement des fonds au Trésor Public…),
- Réaliser les relevés de prestations mensuelles,
- Renseigner quotidiennement les documents comptables : Grand livre journal, balance, documents justificatifs de la régie et les tableaux de bords,
- Assurer la clôture des comptes,
- Encaisser les recettes (numéraires, chèques, CB, carte pass rhône alpes),
- Vérifier quotidiennement les recettes

Accompagner l’équipe d’accueil :
- au niveau de la Billetterie:
- Organiser la diffusion de l’information auprès de l’équipe,
- Assurer un accompagnement de proximité
- Améliorer les pratiques professionnelles des agents,
- Transmettre et contrôler des consignes de travail en lien avec le responsable d’équipe.

- Tenir des plannings en l’absence du responsable d’équipe.
Interface avec le pôle comptable
- Assister et faire le lien entre le pôle comptable, le RAF et les responsables de service,
- Vérifier le service fait des factures et le valider.

Administration du logiciel de billetterie IREC V5:
- Gérer la base en tant qu’administrateur,
- Rentrer la programmation culturelle, établir des statistiques en lien avec le service des publics,
- Etre le référent pour les préposés de caisse, le service réservation, le service des publics et le public,
- Représenter l’établissement lors des réunions de réseaux avec la Ville de Lyon et/ou la Recette des finances.

Assistant informatique de proximité:
- Etablir les besoins annuels,
- Suivre les différentes demandes, les gérer sous Easyvista,
- Gérer l’inventaire.

Assistant administratif en l’absence de la secrétaire
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les usagers,
- Gérer et suivre les courriers,
- Assister la direction au niveau du suivi de son agenda, de la planification des réunions, des ordres de mission et de la réservation des salles

Assurer la gestion des stocks de la librairie :
- Passer des commandes en lien avec le service administratif : initier le besoin, rechercher des fournisseurs, réceptionner les commandes et les enregistrer en stock,
- Mettre en place un reporting sur les ventes, assurer un suivi des stocks.

 Activités spécifiques:

 Profil recherché:

Connaissances :
- Fonctionnement des régies de recettes et d’avances
- Règles de la comptabilité publique
- Logiciels de bureautique et si possible logiciel de billetterie IREC
- Fonctionnement général et réglementation d’un musée
- Techniques d’animation de réunions

Qualités requises :
- Rigueur et méthode et sens de l’organisation
- Réactivité et capacité d’adaptation
- Bon relationnel, esprit d’équipe
- Avoir un goût prononcé pour les chiffres
- Savoir rendre compte et alerter si nécessaire

 Conditions spécifiques d'exercice:

 Lieu de travail:

Centre d’Histoire de la Résistance et de la Déportation, 14 avenue Berthelot, 69 007 LYON

 Horaires:

37h30 hebdomadaires + 15 jours RTT du lundi au vendredi + (2 à 3 week end et soirées par an)

Informations complémentaires :

Niveau d'étude :Niveau 3 - CAP BEP...

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 2-5 ans

Avantages liés au poste : 

Niveau du poste :