Agent-e de gestion administrative spécialisé-e - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 1/10/2020

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Permanent

Délégation: Délégation Générale à l'Urbanisme, à l'Immobilier et aux Travaux

Direction: Aménagement urbain

Nombre de poste(s): 1

Référence: DAU-014396

Date de début: 21/01/2020

Date de fin:

Date limite de dépôt de candidatures: 31/01/2020

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Adjoints administratifs

Grade(s): Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie: Catégorie C

 Contexte:

Métropole européenne au cœur d’une agglomération de plus d’un million d’habitants, la Ville de Lyon emploie 7 500 agents au service d’un territoire en pleine expansion (800 millions d’euros de budget annuel).

Composée de neuf directions, la Délégation Générale à l’Urbanisme, à l’Immobilier et aux Travaux a en charge la gestion et le développement des espaces et bâtiments publics sur le territoire communal ainsi que des installations relatives à l’événementiel et aux festivités.

En son sein, la Direction de l’Aménagement Urbain est composée de 3 services et de 64 agents. Parmi eux, le service de l’Urbanisme Appliqué (41 agents), organisé territorialement en 2 secteurs. Ce service a la charge de la gestion de l’ensemble des autorisations du droit des sols, des autorisations de chantiers de construction sur le domaine public qui génèrent la perception de redevances et des changements d’affectation de logement.

L’activité du service est notamment réglementée par les dispositions du Code de l’Urbanisme et du Plan Local d’Urbanisme (PLU) sur la base desquelles sont instruites les demandes d’autorisation.

Son activité est principalement tournée vers le public, soit au titre des demandes de renseignements d’urbanisme, soit au titre de la gestion des demandes d’autorisation (particuliers, promoteurs constructeurs, maîtres d’ouvrages publics, etc.), soit en matière de conseil.

 Missions:

Sous l’autorité du/de la responsable de service, l’assistant(e) assure les missions suivantes :

- instruction de dossiers administratifs portant sur les autorisations d’urbanisme, en appui ou remplacement des agents de gestion administrative
- rédaction de courriers et de documents administratifs
- accueil des usagers
- organisation et coordination de réunions pour les prestataires de la direction
- assistante du responsable de service, en lien avec la gestionnaire administrative et logistique
- diffusion des actes au bulletin municipal officiel.

Contribue, de manière générale, au bon fonctionnement du service public.

 Activités principales:

Instruction des dossiers de demandes d’autorisation d’urbanisme :
- enregistrer les dossiers
- saisir des données dans l’outil-métier
- contrôler la validité administrative des documents
- rédiger et saisir des documents administratifs
- rechercher et diffuser des informations et des documents
- recevoir et traiter les courriers et les courriels
- veiller à la conformité des procédures administratives
- consulter les services internes et externes à la ville de Lyon
- relancer les demandeurs afin d’obtenir les pièces manquantes
- rédiger des courriers.

Suivi et mise en forme des documents administratifs et/ou documents divers :
- mettre en forme et présenter des dossiers
- mettre en forme et rédiger tous types de documents et courriers
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- apporter assistance et conseil.

Organisation et planification de réunions, en particulier pour les prestataires de la direction :
- convier les participants
- gérer les réservations de salles de réunion
- organiser des réunions
- prendre des notes et établir des comptes-rendus
- rédiger les ordres du jour.

Accueil des usagers :
- adapter son mode relationnel au public concerné et à la situation
- anticiper et gérer les conflits
- informer et expliquer aux usagers les modalités de prise en charge et les règles relatives à un service ou à un équipement
- recevoir, filtrer et transmettre les demandes.

Diffusion d’actes au bulletin municipal officiel :
- identifier les actes à diffuser et en vérifier la liste
- transmettre les actes à diffuser aux partenaires de la direction.

Organisation de la vie professionnelle du responsable de service, en lien avec la gestionnaire administrative et logistique :
- instaurer une relation de confiance avec le responsable
- organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
- organiser les déplacements
- prioriser et rappeler des informations importantes.

Tri, classement et archivages de documents :
- réceptionner, trier et traiter le courrier
- trier, classer et archiver des documents.

Suivi d’activités :
- tenir à jour et proposer des documents de suivi d’activité
- participer à des réunions
- prendre des notes et établir des comptes rendus
- rendre-compte à la hiérarchie.

 Activités spécifiques:

 Profil recherché:

Connaissances :
- logiciels bureautiques
- notions de droit des sols
- procédures d’instruction des autorisations d’urbanisme
- techniques de secrétariat
- techniques d’expression orale et écrite
- techniques de classement et d’archivage
- techniques de gestion des conflits
- progiciel spécialisé (Cart@ds)
- notions d’organisation et de gestion du temps.

Qualités :
- rigueur et méthode
- réactivité
- discrétion professionnelle
- qualités relationnelles
- sens de l’organisation.

 Conditions spécifiques d'exercice:

 Lieu de travail:

198 avenue Jean Jaurès 69007 LYON

 Horaires:

37h30 hebdomadaires + 15 jours RTT

Informations complémentaires :

Niveau d'étude :

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 0-2 ans

Avantages liés au poste : 

Niveau du poste : CG2