Agent-e de gestion administrative - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 11/19/2020

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Permanent

Délégation: Secrétariat général

Direction: Commande publique

Nombre de poste(s): 1

Référence: DCP-015756

Date de début: 01/12/2020

Date de fin:

Date limite de dépôt de candidatures: 30/11/2020

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Adjoints administratifs

Grade(s): Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie: Catégorie C

 Contexte:

Au cœur de la métropole Lyonnaise, la Ville de Lyon (500 000 habitants) est dotée d’un budget global de 780 millions d’euros et d’un effectif de 7 300 agents permanents lui permettant d'offrir à la population un service public de proximité dans un souci constant de qualité.

La Ville de Lyon lance environ 450 procédures par an pour environ 700 marchés.

Au sein du Secrétariat Général de la Ville de Lyon, la Direction de la Commande Publique (DCP - 38 personnes), a en charge la définition des règles générales de la commande publique, le conseil aux services et la mise en œuvre de procédures de passation des marchés (230 procédures / 300 marchés).
Elle a une vision globale de l’ensemble des achats (200 M€) afin d’optimiser les familles d’achat, et elle pilote la démarche achat des dossiers stratégiques.

 Missions:

Sous l’autorité du/de la responsable du pôle Ressources, il/elle est chargé-e des missions du secrétariat de direction et gère les moyens généraux indispensables au bon fonctionnement de la direction.

Il/Elle assure les actions RH de proximité pour sa direction.

 Activités principales:

Assurer le secrétariat de direction :
- saisie informatique des projets de délibération, des arrêtés de délégation et assure le suivi de leur notification ;
- gestion dématérialisée des échanges avec la Préfecture ;
- gérer la réception et la distribution du courrier (papier et/ou emails) ;
- être le/la correspondant-e « courrier » de la direction (gestion des courriers signalés, commande des carte de visites, participation au réseau correspondant courrier etc.) ;
- prise de rendez-vous et organisation des réunions ;
- préparation de documents supports ;
- organisation de déplacements ;
- suivi d’activité (tenir à jour des tableaux et rapports de suivi d'activité, rendre-compte de son activité).

Gérer les moyens généraux de la direction :
- suivi du stock des fournitures de bureau nécessaires à l’activité de la direction et commande à l’UGAP si nécessaire ;
- gestion du bâtiment (relais avec la DGTB sur les problématiques liées au bâtiment, gestion des cartes de contrôle d’accès au bâtiment, ...) ;
- gestion des abonnements presse en lien avec les ressources documentaires ;
- référent-e sur les opérations d’archivage en lien avec les archives municipales et les agents-es de la DCP qui archivent eux-mêmes leurs propres dossiers. Il/elle assure la gestion les espaces de stockage de proximité.

Gérer les missions RH de proximité de la direction :
- gestion des absences (coder, contrôler, régulariser les absences (congés, absences exceptionnelles, grève, absences présumées…) ;
- gestion des éléments de rémunération complémentaires le cas échéant ;
- gestion des prestations sociales (distribuer les titres restaurants, les chèques cadeaux et rendre compte des valeurs non distribuées) ;
- gestion des dotations de tickets parking et TCL ;
- gestion des déplacements (saisir et vérifier les justificatifs de prise en charge, gestion des ordres de missions et suivi des remboursements des frais de formation) ;
- prise en charge des nouveaux arrivants et des sortants (commander et distribuer les différentes cartes professionnelles, mettre à jour les annuaires, préparer les documents supports de l’accueil des nouveaux arrivants, récupérer les badges et différentes cartes en cas de départ d’un agent-e de la direction) ;
- gestion du cursus de formation de la commande publique et organisation matérielle des formations ou des séminaires ;
- suivi du plan de formation validé.

 Activités spécifiques:

Suppléer les chargés-ées d’accueil pour assurer l’accueil physique et téléphonique de la direction en cas de nécessité.

Apporter sa connaissance métier pour :
- contribuer à l’élaboration et à la mise à jour des fiches pratiques de procédures ;
- assurer le suivi et le reporting de ses activités (renseignement en temps réel du/des tableau-x de bord relatif-s à son activité ;
- reporting de ses activités auprès du responsable du service.

En tant que de besoin, participer à d’autres missions de la direction en appui des personnes les ayant en charge.

 Profil recherché:

SAVOIR FAIRE
- Techniques de communication et de l’accueil
- Maîtrise des tableaux de bord
- Gestion du temps

CONNAISSANCES
- Notions sur le fonctionnement des collectivités territoriales
- Notions sur le statut de la Fonction Publique Territoriale
- Connaissances informatiques, applications bureautiques (Word, Excel, Outlook), Gédélib, Fast_ACTE

QUALITES
- Qualités relationnelles et rédactionnelles
- Réactivité et rapidité de traitement
- Sens du service
- Sens du travail en équipe
- Ordre, méthode et rigueur
- Discrétion et intégrité

 Conditions spécifiques d'exercice:

 Lieu de travail:

10 quai Jean Moulin 69001 Lyon

 Horaires:

37h30/semaine et 15 j RTT/an

Informations complémentaires :

Niveau d'étude :Niveau 3 - CAP BEP...

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 2-5 ans

Avantages liés au poste : 

Niveau du poste : CG2