Agent-e de gestion administrative - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 9/10/2020

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Permanent

Délégation: Secrétariat général

Direction: Assemblées

Nombre de poste(s): 1

Référence: ASS-015119

Date de début: 01/10/2020

Date de fin:

Date limite de dépôt de candidatures: 01/10/2020

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Adjoints administratifs

Grade(s): Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie: Catégorie C

 Contexte:

La Direction des assemblées est rattachée au Secrétariat général de la Ville de Lyon.
En lien étroit avec les membres de la direction générale et le Cabinet du Maire, la direction des assemblées :
- coordonne et sécurise la préparation et le déroulement des Conseils municipaux, des commissions et des Conseils d’arrondissement.
- établit les arrêtés de délégations du Maire et les désignations des élus dans les organismes internes et externes.
- assure la télétransmission des actes en préfecture, leur affichage et leur publication.
- assure la mise en œuvre du statut de l’élu-e (déplacements, formations, moyens des groupes politiques, indemnités).

 Missions:

Rattaché-e au-à la Responsable du pôle ressources et statut de l’élu-e, vous êtes chargé-e de la gestion des indemnités des élu-es et des frais de réception des adjoint-es.
Assistant-e informatique de proximité, vous êtes impliqué-e à ce titre, dans les projets informatiques de la direction.
Vous maîtrisez ASTRE et EXCEL.
Vous intervenez en continuité de service avec d’autres agents-tes du pôle pour garantir en leur absence, les dépenses de fonctionnement des groupes politiques, les déplacements et les formations des élu-es.
Vous accompagnez le-la responsable de pôle dans l’élaboration des projections budgétaires.

 Activités principales:

Gestion des indemnités des élu-es:
- élaborer les fiches mensuelles d’indemnités des élu-es
- suivre la situation individuelle des élu-es en fonction, ainsi qu’à leur demande, la situation des anciens élu-es (Retraite, Couverture sociale, Fiscalité…)
- alerter la hiérarchie sur les modifications substantielles dans la situation de l’indemnisation d’un-e élu-e
- suivre l’actualité réglementaire
- élaborer des notes explicatives en réponse à des questions individuelles des élu-es ou en vue d’une présentation générale
- tenir à jour les tableaux de bord et les procédures

Gestion des enveloppes de frais de réception des adjoint-es:
- instruire les demandes de dépenses, en lien avec les assistant-es des élus
- suivre et alerter sur l’état de consommation de ces enveloppes
- assurer la transmission mensuelle de l’état de consommation aux élus, par un courrier du-de la directeur-trice
- tenir à jour les tableaux de bord et les procédures

Assistant-e Informatique de Proximité:
- assurer les fonctions de référent informatique de la direction
- émettre un diagnostic de 1er niveau pour les pannes ou pour les besoins informatiques de la direction
- mettre à jour les listes de diffusion
- élaborer et entretenir des tableaux de bord sous EXCEL pour les besoins de la direction
- suivre le volet informatique des projets d’évolution de la Direction

Vous assurez également les fonctions de référent-e prévention sécurité et vous gérez les tickets de parking des élus.

 Activités spécifiques:

 Profil recherché:

Connaissances :

- maîtrise du fonctionnement des institutions publiques, de l’environnement territorial et plus particulièrement des assemblées délibérantes élues de la Ville de Lyon,
- connaissance de la réglementation sur les droits des élus locaux,
- connaissance en comptabilité publique,
- connaissance juridique appréciée,
- techniques rédactionnelles,
- sensibilité juridique,

Savoir-faire :

- expérience sur un poste administratif au sein d’une collectivité locale appréciée,
- être force de proposition dans une logique d’amélioration des procédures internes et des prestations offertes aux interlocuteurs de la direction,
- savoir informer et rendre compte à sa hiérarchie,
- maîtrise des outils bureautiques (pack Office),

Qualités requises :

- diplomatie et sens des relations humaines,
- pédagogie,
- rigueur,
- réactivité,
- respect de la confidentialité,

 Conditions spécifiques d'exercice:

 Lieu de travail:

Hôtel de Ville - 1, place de la Comédie 69001 Lyon

 Horaires:

37h30 hebdomadaires + 15 jours RTT

Informations complémentaires :

Niveau d'étude :

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 

Avantages liés au poste : 

Niveau du poste : CG2