Agent-e de gestion administrative - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 7/8/2019

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Permanent

Délégation: Service aux publics et sécurité

Direction: Mairie du 9eme arrondissement

Nombre de poste(s): 1

Référence: MA9-013589

Date de début: 24/08/2019

Date de fin:

Date limite de dépôt de candidatures: 04/07/2019

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Adjoints administratifs

Grade(s): Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie: Catégorie C

 Contexte:

Métropole européenne au cœur d’une agglomération de plus d’1,3 millions d’habitants, la Ville emploie 7 500 agents au service d’un territoire en pleine expansion.

La Mairie du 9ème Arrondissement, rattachée à la Délégation Générale au Service au Public et à la Sécurité, qui compte 34 agents pour une population de 51 300 habitants, se compose de 3 services dont le service «Population». Elle est administrée par un Conseil d’arrondissement de 27 membres présidé par le maire d’arrondissement.

 Missions:

Sous l'autorité du responsable du service Population vous travaillez au Point Conseil. Votre mission principale est l’accueil et l’orientation du public, la délivrance et la gestion de prestations diverses.

Interlocuteur-trice de proximité des usagers, vous représentez l’image de la collectivité et répondez à l’attente des usagers conformément au cadre réglementaire.

 Activités principales:

1. Accueil des usagers :
- Assurer l’accueil et le traitement des demandes multicanales (présentiel, téléphone, courriers, courriels, SELLIGENT)
- Adapter son mode relationnel au public concerné et à la situation
- Appréhender les limites de son domaine d’intervention
- Informer et expliquer aux usagers les modalités de prise en charge et les règles relatives à un service ou à un équipement
- Recevoir, identifier filtrer et orienter les demandes
- Rechercher et diffuser une information auprès du public ou d’une catégorie d’usagers
- Repérer les comportements à risque, dialoguer et réguler les conflits et les situations de stress
- S’adapter aux nouvelles relations avec les usagers avec un développement de l’écrit et de l’immédiateté
- Appréhender le caractère d’urgence des informations à traiter et à transmettre

2. Traitement administratif des dossiers :
- Délivrer les prestations vignettes résidents
- Prendre des rendez-vous avec les usagers pour des prestations diverses
- Appliquer les procédures administratives et vérifier leur conformité
- Vérifier la validité des informations traitées
- Savoir travailler en équipe et en réseau avec les partenaires internes et externes
- Savoir communiquer des informations claires et faire appel à un relais si besoin

3. Traitement du courrier :
- Gérer la messagerie générale de la mairie
- Suivre, traiter ou réorienter les demandes Selligent (GRU)
- Assurer la gestion du courrier interne au service, réception, rédaction de courriers simples et envoi

4. Diffusion d’informations – Affichage :
- Réceptionner et gérer les brochures livrées
- Mise à jour des présentoirs en lien avec le service Information communication
- Procéder à l’affichage d’informations générales et règlementaires
- Consulter les plannings des réunions en mairie

5. Suivi d’activité :
- Savoir solliciter sa hiérarchie quand nécessaire
- Mettre à jour et tenir des tableaux de bord et de suivi d’activités
- Rendre compte du travail effectué et des conditions de son intervention
- Proposer des solutions et des adaptations afin d’apporter un meilleur service rendu
- Prioriser le travail en fonction du plan de charge.

6. Tri, classement et archivage:
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers et des documents réalisés.
- Mettre à jour les tableaux d’archivage
- Suivre les procédures d’archivage

 Activités spécifiques:

- Assurer la fonction de référent sur une thématique
- Participer aux réunions dans son domaine d’activité et aux groupes transversaux
- Recueillir et analyser des informations et documents techniques et juridiques
- Intervenir en renfort occasionnel en continuité de service sur d’autres pôles d’activité du service population

 Profil recherché:

Connaissances :
- Connaissance de l’arrondissement, de l’institution ville de Lyon et des partenaires institutionnels
- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement des services
- Connaissances réglementaires et législatives selon son domaine de spécialité
- Techniques d’écoute active et d’accueil du public
- Techniques d’expression écrite et orale
- Outils bureautiques et logiciels spécifiques : E-Sirius, Star,…
- Connaissance des différents canaux d’entrée (dont Selligent)
- Techniques de gestion des conflits
- Techniques d’archivage

Qualités requises :
- Qualités relationnelles
- Diplomatie et empathie
- Discrétion professionnelle, confidentialité des informations relatives aux personnes
- Réactivité et sens de l’initiative
- Autonomie et polyvalence
- Rigueur et méthode
- Sens de l'organisation et de l’esprit d'équipe
- Adaptation aux contraintes horaires et besoin des services

 Conditions spécifiques d'exercice:

- travail le samedi matin par roulement

 Lieu de travail:

Mairie du 9ème arrondissement

 Horaires:

37h30 hebdomadaires + 15 jours RTT

Informations complémentaires :

Niveau d'étude :Niveaux 1-2 - pas de diplôme - savoirs de base

Diplôme profession réglementée : 

Niveau d'expérience : 0-2 ans

Avantages liés au poste : 

Niveau du poste : CG2