Assistant-e de direction - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 8/2/2019

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Permanent

Délégation: Ressources humaines

Direction: Relations sociales et vie au travail

Nombre de poste(s): 1

Référence: DRSVT-013868

Date de début: 02/09/2019

Date limite de dépôt de candidatures: 31/08/2019

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Adjoints administratifs

Grade(s): Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie: Catégorie C

 Contexte:

La Direction des Relations sociales et de la Vie au travail est l’une des 6 directions de la délégation générale aux ressources humaines et elle est composée de trois services (médecine préventive, relations sociales et vie au travail).

La direction des relations sociales et de la vie au travail contribue à la définition, à la mise en place et au suivi de la politique de la Ville en matière de dialogue social et de santé au travail au sens large.

Elle pilote à ce titre deux instances de la représentation du personnel : le Comité Technique (CT) et le Comité d’Hygiène, de Sécurité et d’amélioration des Conditions de Travail (CHSCT).

 Missions:

Placé(e) sous l’autorité du directeur des relations sociales et de la vie au travail, vous l’assistez et lui permettez d’exercer au mieux ses activités.


Vous pouvez être amené-e à assurer des missions de remplacement au secrétariat de direction du Directeur Général Adjoint Ressources Humaines.

 Activités principales:

 Organisation de l’activité du-de la directeur-rice :

o Gestion et mise à jour des agendas
o Priorisation et rappel des informations/évènements importants
o Organisation des rendez-vous en fonction des priorités et échéances
o Planification des RDV et des réunions récurrentes sur l’année
o Organisation, préparation des réunions (réservation de salles, rédaction de l’ordre du jour, convocation, gestion des documents)
o Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques (organigrammes, tableaux de bord…)
o Réception, identification, filtrage et orientation des demandes
o Enregistrement et suivi des courriers signalés
o Sous l’autorité et en collaboration avec le service des relations sociales, élaboration et mise à jour de l’agenda social

 Assistance et appui technique :

o Assurer le relais de la direction auprès du secrétariat de l’élu-e en charge des RH et du dialogue social
o Etre un interlocuteur auprès des autres directions de la DGRH notamment sur les délais de constitution des dossiers (PGAEC, budget, formation…)
o Réaliser des recherches bibliographiques ou documentaires sur demande du directeur

 Organisation et planification de réunions :

o Organiser, préparer et participer à des réunions
o Organiser les déplacements
o Rédiger les ordres du jour
o S’informer auprès du service des relations sociales des demandes des syndicats dans la perspective de rencontres régulières bilatérales
o Assurer en collaboration (ou en remplacement du référent) les missions propres à l’antenne de gestion

 Participation à la gestion des ressources humaines de la Direction :

o Suivre les congés et absences des chefs de service de la direction
o Renseigner des documents de suivi RH
o Suivre les dossiers transverses RH

 Traitements administratifs :

o Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat
o Prendre des notes et formaliser par un compte rendu de réunion ou un relevé de décisions
o Préparer les dossiers transverses à caractère RH ou social afin de faciliter la prise de décision du directeur
o Mettre en forme tous types de documents, notamment les documents de présentation d’exposés
o Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
o Trier, classer et archiver les documents
o Veiller au suivi des abonnements bibliographiques
o Gérer les fournitures, le stock de papier pour impression, les équipements…

 Accueil physique et téléphonique

o Adapter son mode relationnel au public concerné et à la situation, en particulier avec les organisations syndicales et leurs représentants
o Recevoir, identifier, filtrer et orienter les demandes des services et partenaires
o Informer et expliquer les modalités de prise en charge et les règles relatives à la gestion de leurs demandes

 

 Profil recherché:

 Maîtrise des techniques de secrétariat et de la fonction d’assistante

 Bonne expression, orale et écrite

 Techniques d’organisation administrative (classement, traitements des dossiers, archivage)

 Prise d’initiatives et autonomie dans un cadre donné

 Maîtrise des logiciels bureautiques (suite Office, Pdf)

 Progiciels spécialisés (GTA, Astre RH)

 Organisation administrative de la collectivité et particulièrement de la DGRH

 Instances paritaires (CT, CHSCT, CAP)

 Forte capacité de travail

 Facultés d’adaptation et d’anticipation

 Rigueur administrative, discrétion, confidentialité

 Réactivité, rapidité, résistance au stress

 Bonne organisation personnelle (gestion du temps et des priorités)

 Qualités relationnelles et sens du travail en équipe

 Lieu de travail:

Annexe de l’Hôtel de ville - Place Louis Pradel 69001 Lyon

 Horaires:

37h30 hebdomadaires + 15 jours RTT

Informations complémentaires :

Niveau d'étude :Niveau 3 - CAP BEP...

Niveau d'expérience : 2-5 ans

Niveau du poste : CG2