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Assistant-e de direction - Lyon - VILLE DE LYON

Publiée le: 4/16/2019

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Type d'offre:Emploi Permanent

Délégation: Ressources humaines

Direction: Administration des Personnels

Nombre de poste(s): 1

Référence: DAP-013165

Date de début: 17/06/2019

Date limite de dépôt de candidatures: 07/05/2019

Filière: Administrative 

Cadre d'emplois: Adjoints administratifs

Grade(s): Adjoint administratif, Adjoint administratif principal de 2ème classe, Adjoint administratif principal de 1ère classe

Catégorie: Catégorie C

 Contexte:

Au sein de la Délégation générale aux ressources humaines, la direction a en charge la gestion administrative du personnel (300 M€ de budget, 7500 postes permanents, 11 000 paies mensuelles). Elle compte 57 postes répartis au sein de 4 services : Conseil et Gestion administrative du personnel, Service Ressources Humaines transverse, Carrières, et Rémunération.

 Missions:

Placé(e) sous l’autorité du directeur de la Gestion Administrative des Personnels, vous l’assistez et lui permettez d’exercer au mieux ses activités. Vous êtes le-la correspondant-e et l’antenne de gestion des agents de la direction.

 Activités principales:

Organisation de l’activité du-de la directeur-rice :
- Gestion et mise à jour des agendas
- Organisation des rendez-vous en fonction des priorités et échéances
- Planification des RDV et des réunions récurrentes sur l’année
- Organisation, préparation des réunions (réservation de salles, rédaction de l’ordre du jour, convocation, gestion des documents)
- Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques (organigrammes, tableaux de bord…)
- Réception, identification, filtrage et orientation des demandes
- Enregistrement et suivi des courriers signalés
- Accueil physique et téléphonique
- Référente incendie

Fonction d’antenne de gestion :
- Gestion des absences, des congés des agents, des grèves, des remboursements transport…
- Codification des variables de paie
- Réception et diffusion des informations RH : accueil des nouveaux agents, mise à jour des annuaires, de la signalétique…
- Référente CRM

Gestion des ressources de la direction :
- Interlocutrice privilégiée des agents de la direction et des responsables de service
- Gestion des fournitures, du stock de papier pour impression, des équipements…
- Activité budgétaire : gestion des devis et des pré-engagements, assistance au suivi budgétaire
- Contribution à l'organisation des opérations d’aménagement des locaux, relais avec les services techniques


 Profil recherché:

Connaissances :
-Logiciels bureautiques
-Progiciels spécialisés (HR Access, GTA)
-Organisation administrative de la collectivité

Savoir-faire:
-Techniques de secrétariat
-Techniques d’expression orale et écrite
-Techniques de classement et d’archivage

Qualités requises :
-Qualités relationnelles
-Discrétion et confidentialité
-Rigueur, initiative, réactivité
-Sens du travail en équipe
-Curiosité intellectuelle

 

 Lieu de travail:

Annexe Hôtel de Ville 1 place de la Comédie 69001 Lyon

 Horaires:

37h30 hebdomadaires + 15 jours de RTT

Information complémentaire :

Niveau d'expérience : 2-5 ans